采购与供应业务作业流程.doc

采购与供应业务流程第一章采购与供应中文献第二节请购单应用1、请购单应涉及详细信息：序列号；内部部门代码，或预算代码；请购单发起人姓名、签字及日期；需求产品或服务描述；数量；价格；供应商；送货地点；日起规定。2、运用计算机系统解决请购单当采购订单祈求输入到计算机系统中，就已经进入流程，内部订单将被发送到仓储部门，持有库存仓储部门将自动检查当前库存。计算机系统中电子物料系统保存了所有存货和过去记录，如果仓库中没有所要采购物料或局限性，则祈求采购文献会自动发送到采购部门；如果仓库中有所需物料，则计算机发出某个特定物料出货申请，计算机会更新当前结余，并将这一结余与设定再定货点数额进行比较，如果余额介于再定货点，系统将自动发出一种请购单，以便库存保持在最佳水平。第三节理解请购单1、请购单审核当一种批准通过请购单到达采购部后，采购部将对请购单进行评估和评价，然后执行一下采购环节之一：驳回请购单到顾客部门并规定解释；为本采购项目创立一份报价邀请，以接受投标书；依照请购单创立一种采购订单；2、财务签字授权（批准）财务签字授权用于支出和资源使用决策批准，如请购单。举例，如果请购单少于5000美元直接交到采购部门，如果请购单总额超过5000美元需要部门经理批准，才干转到采购部门。。。3、请购内部政策组织应建立一种请购政策，以阐明如何解决请购，该政策应为更广泛采购或采购政策一某些；请购政策应规定请购单必要在管理框架范畴内操作，管理层职责是保证采购作业在该政策约束范畴内。第二章接受报价单第三节接受供应商报价1、评估报价（1）一旦收到供应商报价，买方需要对它们进行分析，看看哪一种提供最佳价值。除了直接比较不同供应商价格，还可以考虑如下有关问题：所有供应商都是以同样方式来计算成本吗？所有成本与否已知，还是需要更多信息？不同成本计算包括哪些内容？低价格含义。投标价值上与否附带不同信用期限或付款条件？（2）虽然在这种状况下，并不是所有选取决策都是采用简朴直接价格竞争，买方在评估供应商报价时尚有一系列因素需要考虑；供应商以往体现，涉及资金稳定性、可靠性等；交货时间；附加费用，运费、保险费、安装和培训费、运营成本、剩余价值和处置成本；保修条件；备件可用性和维保范畴；过时风险，以及升级到更高规格能力；付款条件；海外供应商状况下，还会涉及汇率、税收和进口关税；2、开标后谈判（PTN）（1）开标后谈鉴定义：在受到正式标书之后、合同订立之前与提交了最低可接受标价一种供应商或承包商进行谈判，目在于在不讲其她投标方置于不利地位或影响其保密性或对竞争性投标系统信息前提下，获取价格、交付或者内容方面改进。（2）CIPS对开标后采购者指引意见。开标后谈判会议中买方至少有2人参加并保证透明和负责；来自买方组织谈判人员应当在开始会议之前与有关管理者明确自己谈判方略。与此同步她们还需要预先拟定一系列原则以拟定供应商方面那些条件是可以接受。会议内容要形成纪要以保证对谈判过程和结论有据可查；买方应当以职业且合乎商业道德方式进行谈判。3、推荐供应来源（1）是指采购评估小组推荐出以为应当授予合同供应商或标书，并且根据合同授予原则阐明如此鉴定因素；（2）有时候推荐没有正规化竞争程序，采购团队会被规定做如下工作。提交一份报告概括阐明供应商评估和选取过程，推荐出一份供应商源或首选供应商短名单，以备合同授予；提交一种商业案例，为采购政策指定者推荐特定技术路线、战略或市场。批准、优选或者确认某些供应商，以供非采购部门采购者使用。第三章合同条款第一节报价分析和比较1、评估供应商报价评估报价应根据最初RFQ（报价邀请）中设定详细、客观鉴定原则来进行。总体原则是：中标方应当是价格最低或“最具经济优势投标方”。如下指引方针概括了分析标书需要考虑重要要点：1设定一套接受和启封标书规程，保证安全2明确有关各部门职责3设定客观合同授予原则，犹如招标邀请中所阐明4组建跨职能团队对标书逐个进行评估5建立一套原则化标书记录和报告格式6检查收到标书与否符合合同授予原则。对非价格原则评判要尤为谨慎（必要时索取更多详细信息7检查所有标书数字计算与否精确8将总报价比最低二或三个报价高出一定比例（如20%）供应商去除9依照预先拟定技术、合同、和财务细节审核表对标书进行评估10为每份标书写一份报告呈交给项目或采购经理（据此给落选投标方提出反馈，如果有此需要。2、报价和投标评估框架一种标题或者备忘录形式页眉；需求背景供应商报价或标书评估和比较逐个对各个供应商做出简短评价或分析逐个对各条核心原则做出简要评价或分析建议和阐明第四节条款变更合同条款变更也被称为合同修订。变更合同条款和条件，规定与订立原合同正式限度相似。变更有效必要附和如下条件：有效合同必要是由双方当事人之间共同达到，如果仅仅是一方告知另一方，则是无效；具备支持该合同某种形式对