采购与付款业务作业流程.doc

采购和付款业务步骤（一）业务目标1。经营目标经过规范采购业务步骤，确保采购业务按要求程序和合适授权进行，实现预期目标。2。财务目标确保采购和付款业务及相关会计账目标核实真实、完整、规范、预防差错和舞弊；确保帐实相符，财务会计汇报合理揭示采购业务享受折扣、折让。3。合规目标确保采购及付款业务、相关采购、招标合相同符合国家相关法律法规。确保付款、和采购相关货币资金管理符合中国人民银行等国家相关部门法规要求。（二）业务风险1。经营风险因为采购业务步骤设计不合理或控制不妥，可能造成采购物资及价格偏离目标要求，或出现舞弊和差错。2．财务风险可能造成会计核实多记、错记、漏记物资采购成本和应付帐款和其它应付负债，造成核实和反应不真实、不完整、不规范。3．合规风险可能造成采购业务处理违反国家相关要求而受到行政处罚或法律制裁。（三）业务步骤步骤和控制点1．采购申请和采购计划（1）使用单位依据生产经营、建设需要和预算，提出采购申请。注明所需物资名称、规格、数量、技术质量标准和要求等，经单位、部门领导审核后报仓储部门审核。★（2）仓储部门依据物资贮备定额，符合贮备定额给办剪发货手续；定额不足编制物资请购计划，经部门领导审核后报采购部门。★（3）采购部门依据采购申请计划编制物资采购实施方案，报部门领导签字后再报主管领导审批。2．编制、审定采购实施方案（1）经审批采购计划，交财务部申请资金计划。采购计划需根据货币资金内部控制制度要求审批。★（2）采购部门依据经审定采购实施方案和资金计划制订相关采购计划。包含选择确定采购价格、供给商、采购协议、采购物资技术指标等。3．选择确定采购价格及供给商（1）采购部门依据同意物资采购实施订单和资金计划，经过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明方法，并按企业物资采购相关要求提出选择和确定采购价格和供给商方案，经部门领导审核确定。★（2）需和供给商就价格、付款方法或供货质量及要求等进行谈判确定，由采购、财务及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门前头谈判。★（3）对企业要求实施统一采购大宗或进口物资，应按企业相关要求办理。属招标采购范围，应组织采标采购。4．签署采购协议★（1）大宗、批量或比较关键物资采购必需签署采购协议。协议文本由采购部门拟订，传送财务、法律或技术相关部门/岗位审核。★（2）财务、法律或技术部门/岗位依据职责权限对协议相关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改协议文本。★（3）分管业务领导和财务总监审定协议，交授权人员签署协议。协议需报财务部、检验部、法律部门等立案。原件留采购部门。（4）采购协议需要变更或提前终止时，应报原审批领导同意。重大协议变更需报企业总经理办公会研究同意。5．跟踪监督协议实施★（1）采购部门采购人员、协议管理人员及相关部门在协议签署后，应该跟踪并监督协议实施。（2）物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期运行关键关键设备、材料实施过程监造，确定监造方法，编制纲领，签署监造协议，落实监造责任人。（3）采购人员根据采购协议中确定制造周期、交货时间、工程项目进度计划落实催交催运方法，监督协议按期实施。6．采购物资验收入货★（1）质检部门对到货物资进行质量检验，出具质量检验汇报书传送给采购部门、仓储部门、财务部门。★（2）采购部门编制物资入库单或系统自动生成入库单（入库单应连续编号），仓储部门对到货物资进行外观和数量检验并审核入库单，对符合协议要求合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传送给财务部门和采购部门分别审核编制入帐，经会计主管复核后过帐；对检验不符合协议要求物资，不得办理入库手续。★（3）不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行处理。7．发票检验、货款支付及核实记帐★（1）财务部门对购货增值税发票进行校验认证，未能经过发票认证必需退回重新开具。将校验审核够发票、采购协议、货物入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制会计凭证，经会计主管审核后过帐。（2）采购部门依据采购协议要求货款支付方法及协议实施情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购协议、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传送到财务部门办理货款支付和结算手续。★（3）财务部门收到采购部门货款支付申请，首先要对采购协议、购货发票、货物入库验收单等进行审核，同时对应付、预付帐款和分期付款等付款约定，和采购享受折扣和折让等进行审核，在审核确定无违反协议、程序和其它问题情况下，编制付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财务部门责任人审核签字后付款入帐。若需提前付款、更改协议约定条件和金额较大，按要求权限报批。★（4）月末财务部门和采购部门对采购预付款、备用金和未结算货款进行查对，发觉问题即使汇报并查明原因和