办公物品申购制度及流程.doc

安徽中亚食品有限公司
办公物品管理制度
为了更好的规范办公用品的申购、领用、使用流程、制度,所有办公用品、办公设备、低值易耗品、通信设备的购买，须由各部门负责人填写《办公用品申购单》交行政办公室审核，经总经理批准后，由采购部人员统一购买，办公室负责管理。
办公用品由行政办公室设专人负责（称行政内勤）。入库需根据《入库单》严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与进货相符，按手续验收入库。
行政办公室应做好入库和出库管理。在日清月结的条件下，分部门统计办公用品的领用和回收清况，并负责收回公司调离人员的办公用品和物品。
1．办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品三种。消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、钉书针……等。管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、色带、墨盒……等。管理品：剪刀、钉书机、钢笔、计算器、尺子、胶带台、塑料文件盒、文件夹、名片册……等。2．文具用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦……等。“部门领用”系公司或部门共同使用用品，如钉书机等。3．消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。4．管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品（如复印纸、传真纸）不在此限。5．管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。6、办公用品的申请应于每月5号前由各部门提出《申购单》交行政办公室汇总，报总经理审核，由办公室交采购部购买，如无特殊情况应于3天之内发放完毕。办公用品原则上由公司统一采购，然后分发给各个部门。
7．每人及每部门设立《办公用品领用记录表》，由行政办公室发放，于领用时登记，领用办公用品后上交行政办公室保管，行政内勤要严格控制办公用品领用。各部门另设专人负责领用及保管部门共用品。8．个人领用办公用品只限于业务及管理部门，车间作业人员如需使用办公用品，则统一由部门领用。9．行政内勤另设《办公用品保管帐簿》，对办公用品库存、领用进行管理，做到出入库一致，出入部分物品费用由物品保管员个人承担。并于每月底将《办公用品领用月报表》交办公室，以便统计消耗情况。10．办公用品严禁取回家私用。11．新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，先到办公室领取《办公用品领用记录表》，再办理领用。人员岗位调动或离职时，写明《办公用品交接清单》将剩余及列管办公用品一并缴回物品行政内勤处。12．印刷品（如信笺、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由行政办公室统一管理。

办公用品申购流程

各部门提出申购计划（每月5号前）↓
交行政办公室审核↓
审核通过后交总经理签字确认↓
由行政办公室交采购部采购↓
采购完成后（3天内）交行政办公室统一入库↓
办公室通知各部门负责人领取（签字确认）并存档

办公用品领用流程图
管理消耗品
消耗品

本人可直接到行政内勤处领取部门负责人指定的专人
部门负责人

带旧品（除纯消耗品）到行政内勤处领取
带有负责人签字确认的申领单到行政内勤处由旧品（除纯消耗品）换新品
行政内勤员根据实际情况控制领取量

管理品

行政内勤根据实际情况控制领取量
行政内勤根据实际情况控制领取量

部门负责人指定的专人
部门负责人

带有负责人签字确认的申领单到行政内勤处由旧品（除纯消耗品）换新品
带旧品（除纯消耗品）到行政内勤处领取

行政内勤根据实际情况控制领取量
行政内勤根据实际情况控制领取量

二0一二年三月