物品申购的流程及相关管理制度.doc

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物品申购的流程及相关管理制度
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办公物品申购的流程及相关管理制度
一、办公物品申购制度
为了统一限量、控制用品规格及节约经费开支，所有办公用品、低值易耗品等的购买，须由各部门主管填写《办公物品月申购单》，并经各部门经理审批，后移交前台文员统计编排，最终统一交由总经办负责人批准。
办公物品由前台文员负责，物品入库时需严格检查进货品种、数量、规格、单价、总额等是否与《办公物品申购总清单》相符，按手续验收入库，登记上账。没有经审核的月申购单或未办入库手续，财务一律不予报销。总经办负责入库、出库的管理及公司调离人员办公用品的收回。
1、所称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：
a、消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头钉、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本，复写纸，卷宗，标签、信纸、橡皮擦、夹子、圆珠笔、水性笔、订书针…等；
b、管理消耗品：复印纸、传真纸、签字笔、白板笔、修正液、印台、印油、电池、墨盒…等；
c、管理品：剪刀、美工刀。订书机、钢笔、计算器、尺子、日期章、塑料文件盒，文件夹，名片册…等。
2、文具用品分为个人领用和部门领用两种：
a、个人领用：系个人使用保管用品，如铅笔、圆珠笔、橡皮擦…等；b、部门领用：系公司或部门共同使用用品，如订书机…等。
3、消耗品可依据历史记录（如过去一段时间的耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工作状况调整发放基准。
4、管理消耗品应限定人员使用，必须以旧品替换新品，但纯消耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。
5、管理品列入移交，即人员岗位变动及离职时应办理移交手续，将剩余及列管办公物品一并缴回总经办。如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
6、办公用品的申购应于每月25号前由各部门提交《办公物品月申购单》由前台文员汇总。办公物品原则上由公司统一采购入库，然后由各个部门领取。如属必需品、采购不易或耗用量大者，由总经办酌量申购存库，如公司无法统一采购的急需品或特殊品，可经总经办负责人同意后授权使用部门自行购买。
7、各部门应及时下载《办公物品月申购单》，于申购时编辑打印并保存备案，由各部门自己管理，各部门人员领取时做好登记，严格控制办公物品的申购。
8、前台文员另设《办公物品保管账簿》，对库存办公物品的领用进行管理，并及时做好领用登记，以便统计消耗情况。办公物品严禁领取回家私用。
9、新进人员如需领用办公用品的，在符合领用条件的情况下，可先向前台文员领取办公必备物品，如另有需要可申请自行购买或于本月底统一申购。
二、办公物品申购流程

使用人员列明所需办公物品→其部门主管审核、填写《办公物品月申购单》→本部门经理审核签字确认→前台文员汇总填写《办公物品申购总清单》→总经办负责人审核签字确认→前台文员提请公司购买

注：物品购置必须按流程办理，如无特殊情况不得擅自购买；使用人必须办理领取手续，方能领取并妥善保管。

办公物品申购流程图：
申请人列明所需办公物品清单
各部门主管审核、填写《办公物品月申购单》

本部门经理审核签字
前台文员汇总填写《办公物品申购总清单》
总经办负责人审核签字确认
前台文员提请采购部采购
采购完成后交前台文员统一审核入库
财务部门审核并作报销处理
总经办通知各部门主管领取（签字确认）并存档

申请人向各部门主管领取（签字确认）并存档