秘书沟通与协调ppt课件.ppt

秘书的沟通·协调工作
秘书工作十分特殊。作为一个秘书，虽然没有显赫的地位，没有丰厚的收入，但由于秘书总是伴随在领导左右，是领导的左膀右臂，所以可以起到沟通上下，协调左右的桥梁纽带作用。一个秘书的沟通、协调能力如何，不仅关系到自身的前途，甚至还可能影响到一个公司的全局。
在日常工作中，秘书也不时地充当上司的“替身”。比如，领导不愿见的人，或者不便出面处理的事，都要由秘书来摆平。秘书既要不得罪人，又要把事情圆满地处理好，没有良好的沟通、协调能力是不行的。学习内容沟通一、沟通的概念㈡沟通的种类1.按沟通方式分类
（1）口头沟通。通过口头表达的方式进行信息传递的沟通。例如，交谈、讨论、会议、演讲、走访联系等。
（2）书面沟通。通过书面形式，以文字为媒介进行信息传递的沟通。包括文件、信件、便条、简报、书面汇报、备忘录等。
（3）非语言沟通。是通过口头语言和书面语言之外的非语言符号，进行信息传递的沟通形式。如语调、手势、表情、肢体动作、信号等等。
（4）电子沟通。是通过运用各种电子设备进行信息传递的沟通。如计算机网络、闭路电视、传真机等。这些设备与语言和纸张的结合，有利于提高沟通的效率。2.按组织内部信息沟通的方向分类
（1）上行沟通。这是指下级向上级传递信息，是由下而上的沟通方式。如下级向上级反映情况、提出建议、汇报工作等。上行沟通是领导了解基层情况和员工思想状态的有效渠道。只有上行沟通的渠道顺畅了，领导者才能准确掌握基层工作的真实情况，体察员工的困难和需求，明确工作中问题的症结之所在，才能想出有针对性的对策，从而不断改善各项工作。
（2）下行沟通。是指上级将信息传达给下级，是由上而下的沟通方式。通常的表现是上级发布命令、指示、规章、政策、规定等。下行沟通通畅可以帮助下级明确工作任务、目标、程序以及具体要求，便于下级主动开展工作。
（3）平行沟通。这是指组织中处于同一层面的人员或职能部门间的信息传递和交流的沟通方式。平行沟通顺畅能为组织内部职能部门或员工之间构建一个信息交流的平台，有利于加强联系、促进协作与团结、减少矛盾和摩擦、改善人际关系。
（4）斜向沟通。是指没有直接隶属关系的单位和人员之间的信息沟通方式。斜向沟通有利于加速组织与外部的信息交流，为组织创造良好的外部环境。3.信息沟通的渠道分类
（1）正式沟通。是通过单位明文规定的渠道进行信息的传递和交流。如通过专门的会议传达、正式文件通知等。正式沟通的优点是沟通效果好、有较强的约束力，缺点是刻板、缺乏灵活性、传播速度慢。

（2）非正式沟通。指的是在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。如领导以个人身份与职工沟通思想，职工之间私下交换意见等。非正式沟通的优点是沟通方便、内容广泛、传播速度快，缺点是随意性强、信息扭曲和失真可能性大，容易传播流言而混淆视听。4.按信息沟通是否存在反馈分类
（1）单向沟通。是没有反馈的信息传递的沟通方式，发送者单方面向接受者传递信息。如一些简单又比较急需办理的事情，往往直接交代下属办理，而不征求下属的意见。单向沟通缺乏民主，易使接受方产生抵触情绪。

（2）双向沟通。是指有反馈的信息传递的沟通方式，发送者与接收者就信息进行双向交流。双向沟通有助于增进彼此了解，加深感情并建立良好的人际关系。二、有效沟通的原则三、影响沟通的障碍因素1.表达能力
有效沟通的一个基本条件是信息的发送者要有较强的口头表达能力、书面能表达能力、逻辑表达能力。如果发送者不能清晰地发出自己所要表达的信息，就势必造成信息在发送前就存在着不完整性。很难想象一份逻辑混乱、语言不通的书面报告能够让人了解所要表达的真实想法；一个混淆不清、语无伦次的发言，能够让人清楚发言者的意图。
由此可知，如果一次有效沟通的信息发送者不能准确组织语言和文字，就不能准确地把要表达的内容传递出去，这样在沟通的第一个环节就出现了问题。
2.知识经验
任何人都无法很好地传递和接收自己不知道的东西。由于人们的个性及知识经验具有很大的差异性，如果信息的发送者在某些问题上掌握的知识或所拥有的经验有限，就有可能影响所传递的信息质量。如果信息发送者与信息接受者之间有共同的经历和经验，这样就比较容易实现有效沟通的目标。相反，如果发送者与接受者的知识水平和经验水平差距很大时，在发送者看来很简单的事情，接受者却由于知识和经验太少，而难以理解。
3．发送者信誉
沟通中人们经常会发现，在沟通方式、沟通内容及沟通对象相同的情况下不同的信息发送者可能会收到不同的效果，这说明人们对信息发送者的信任程度会影响沟通效果。如果信息的发送者是一个被信任、尊重的人，信息的沟通会畅顺得多。相反，信息的发送者是一个没有威信、人品差、不受人信任的人，接受者必然对发送者的话持怀疑态度，沟通的效果就会大打折扣。1.信息传递环节过多
信息在传递的过程中，所经过的环节