大学声像载体档案管理办法模版.docx

大学声像载体档案管理办法第一章总则第一条根据《中华人民共和国档案法》、中共中央宣传部，国家档案局关于印发《新闻单位宣传报导档案管理暂行办法》的通知(有关声像档案部分)，及教育部颁布的《高等学校档案管理办法》等法律，法规精神，为加强我校声像载体档案的收集及管理工作，使之更好地为学校各项工作服务，特制定本办法。第二条凡是反映我校在教育活动和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。第三条声像档案必须实行集中统一管理，以确保档案的完整、准确、系统和安全，对声像档案形成数量大，利用率高的电教中心，经研究决定成立声像档案分室。第四条声像档案工作应纳入学校党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理。即制作人员接受任务与接受声像材料归档要求同步。第五条要努力实现声像档案工作从经验管理向科学管理的方向转变，并逐步采用计算机管理手段，大力开发声像档案信息资源，为提高本校的教学、科研和管理工作水平服务。第二章归档范围的确定第六条确立的原则1．归档的学校各项活动形成的，或校外单位形成的与本校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。2．归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。3．归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。第七条归档的主要内容和重点1．归档的主要内容包括综合管理，制作工作和声像载体材料三个方面。2．归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。第八条不归档的文件材料1．不能反映本校工作、活动的声像材料；2．音响、画面严重失真，内容残缺无使用价值的声像材料。第三章立卷归档第九条电教中心声像档案分室负责自身形成的声像档案的立卷归档、保管。校办、宣传部、工会、团委及其他形成声像档案的部门，形成的声像载体档案直接向档案馆归档。第十条声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。第十一条各单位兼职档案员对收集上来的声像载体材料，按规定程序进行系统整理后向档案馆移交。第十二条整理组卷的基本原则应根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容，多载体合成的档案，应注明参见号，即保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。第十三条立卷分类1．按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；2．纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；3．声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品等；4.同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。第十四条立卷分工1．制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；2．两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；3．外单位制作的反映本校活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。第十五条归档材料的整理1．检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补，粘结、生霉、发潮的，要及时冲淡、风干。2．根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容，价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理，组成保管单位。3．照片及底片要有文字说明(包括内容、时间、地点、人物和制作者)其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。4．声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号，声像制作的文字材料整理要求按《高等学校档案部门业务建设规范》第6条第3款执行。第十六条归档验收1．声像材料形成部门应在规定时间向档案部门办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。2．归档的声像载体的文字材料，必须符合案卷质量要求。3．综合管理材料的归档时间为次年6月底以前，声像载体材料在完成制作后三个月内归档。第四章声像档案的管理第十七条对学校确立的电教中心声像档案分室，其所在部门的领导应确定一名专(兼)职档案员，协同校档案馆认真做好声像档案的收集归档工作。第十八条学校档案馆要随时了解，并监督、检查声像档案分室的工作，同时要指导专(兼)职档案员认真做好声像材料的整理归档。第十九条按《高等学校档案实体分类法》档号的编制原则，我校声像类档案的分类号由一、二级类目代号组成。第二十条声像类档案档号二年度号+声像档案分类号+案卷号。模式如下：案卷号按二级类目流水二级类目代号为：12一照片16一磁盘13一录音带17