00-【通用】-03-采购企业采购管理制度.docx

企业采购管理制度为加强公司各项采购活动的管理和控制明确部门职责监督和控制不必要的开支保证采购工作的正常化、规范化制定本制度。第一条本制度所指的采购包括公司各项固定资产及其附属设备的采购、工程及生产所需的原辅材料采购、低值易耗品和办公用品采购、各种广告和展示设计采购。第二条公司所有的采购活动统一由公司指定的相关专业部门负责执行。具体规定如下：1.总部外派采购员负责公司各类工程及生产所需物资物品和办公用品的采购工作并及时协调跟进由总部采购的物资物品。2.公司办公室负责公司所有物资及物品采购的库房管理以及广告和展示设计、电脑及软件等电子信息设备的采购。3.总部外派财务人员负责费用审核、报销和账务处理工作。4.其他上述未包括的采购全部由公司指定部门负责执行。第三条采购申请1.当部门所需物资物品时先与仓库管理员核实库内有无所需物资物品。若无则一律填写公司印制的《物资采购申请表》写清所购物资名称、规格型号、数量和单位有特殊要求的在备注栏内注明。2.需紧急采购的在备注栏内注明“紧急采购”以便及时处理。3.采购申请表须经部门负责人审核签字、财务负责人审核签字和总经理审批签字后方可交采购人员进行采购。4.《物资采购申请表》一式两联一联由申购部门留存二联交采购人员实施采购。5.若撤销采购应立即通知采购人员以免造成不必要的损失。第四条采购实施1.采购人员接到批准的采购申请单后优先到公司指定的供应商处购买如指定的供应商无货供应时必须进行多方比价1千元以上的物品应货比三家做好市场询价记录择优择廉购买同时保管好《市场询价记录表》以供以后参考和审核保管期限为一年。2.《市场询价记录表》中应列明所询价比价的单位、价格和联系电话正常情况下应不低于三家并注明拟选定的单位。3.《《市场询价记录表》经财务审核、总经理审批后向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。4.《市场询价记录表》一式两联一联由采购员留存（核对用）一联交财务财务凭审批完成的采购单（或采购合同）为采购员办理借款、打款手续（指需要现金购买或支付一定预付款的；后付款的一律凭入库单、发票办理）。5.重要物资、大宗物资的采购应一律签订购销合同走合同评审程序并定期对供应商进行评审且作出相关评审记录。第五条验收入库1.所有采购到的物资物品必须办理入库手续一律填写《物资入库单》由仓库管理员验收合格签字或仓库管理员和使用部门人员共同验收合格签字。2.验收时应查验物品名称、规格型号、数量等是否和申请的一致以及物品的质量。数量不符的一律按不超计划量的实有数量验收入库；存在品名、规格型号不符的以及质量问题的一律拒收。3.《物资入库单》一式三联一联留存仓库（入账、对账用）一联由采购员留存（对账用）一联由采购员附于报销单据中以便财务核账所用。4.当所采购物资物品与计划存在出入时应及时向总经理汇报并协调物资物品申购部门共同协商解决。第六条物资物品发放1.物资物品采购入库后仓库管理员应及时通知申购部门领取并办理领料手续填写《领料单》双方均签字认可。2.《领料单》一式三联一联留存仓库（核账对账用）一联由领料部门保管（核账对账用）一联由仓库管理员月底转交财务（核算成本冲减库存用）。3.各部门应依据领料单据逐级建立物资物品管理台账尤其是固定资产类逐级落实管理责任人。第七条付款方式1.物品采购无论金额多少一律由经办人签字财务负责人审核总经理核准签字后方可报销。2.物料采购付款必须见供应商提供送货单或有我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。第八条采购评审管理1.单项（含综合项目采购整车和配件采购及整车供应商指定的采购除外）采购金额超过10万元的采购项目应由相应的采购部门会同有关采购需求部门、财务部门和办公室进行采购听证会或合同评审会采购部门应会前准备好充足的资料如项目方案介绍供应商询价记录或招投标情况各供应商优惠办法性价比意见等相关资料。2.办公室和财务部门应定期或不定期联合进行市场信息调查做好市场信息调查记录对前期购买活动进行评审做好评审工作总结报总经理参考。3.采购价格选定后采购商品单位价格在5000元以上或采购合同金额在5000元以上的或有经常供货行为的（一年内有3次以上）应与供货商签定采购合同广告、展示设计采购应与供应商签订合同。4.采购合同必须进行合同评审会签各职能部门对合同的内容和条款逐一进行审查各职能部门负责人对合同进行联合会签并对会签结果负责。只有经过会签同意的合同才能加盖公司的合同专用章或公章。5、参加合同会签的职能部门：总经理、采购部门、办公室、财务部门、相关部门（如工程部）。合同会签的经办人为相关采购部门责任人。6.采购活动结束后采购人员应将采购合同原件交办公室存档留复印件在财务备案合同原件保管时限为3年。7.供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况必须在合同条