00-【通用】-06-采购采购管理制度.docx

采购管理制度酒店采购应控制成本、接受财务监督及其他部门的监督、稽查全面负责酒店的采购工作。采购工作基本要求所有采购项目均需酒店总经理签批授权、财务部批准同意。所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单。采购人员须对自己采购物品的价格、品质负责。采购人员须每月通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取酒店使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息库以书面形式汇报给酒店财务部及公司。所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管有人员变动时须全部列入移交。采购时间要求：一般物品采购时间为3-5天急用物品第二天必须采购回来印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购。采购部禁止采购任何未下申购单的物品否则财务部将不予以报销。禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜对到期的应付帐款酒店应及时支付以建立酒店良好形象维护酒店财务信誉同时也为日后的采购工作提供便利。采购岗位职责了解各部门物品需求及各类物品市场的供应情况掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求熟悉了解各种物品的采购计划。降低物资食品采购成本为酒店提供价格合理质量好的各类物资及食品。了解部门和仓库各类物品的消耗情况和库存物资动态会同有关部门根据实际经营情况合理、科学地根据采购计划对各种物品进行价格调查。搜集市场上各类物质的价格信息作好资料的存档工作；积极配合搞好物资食品保管工作做好物资平衡工作及时处理呆滞物资加速物资周转。大宗用品或长期需用的物资根据核准的计划可向有关的工厂、酒店、商店签订长期的供货协议以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求。主动协调与酒店内其他各部门的关系经常倾听使用部门对物资采购工作的意见及进改进采购工作。协助客房仓库作好物质的验收工作对质量不合格和价格不符的产品给予退换货工作。对食品原料进库前要严格验收注意食品的生产期不进保质期已过一半的食品确保食品原料的新鲜度。与有关供应商作好积极的沟通保持良好的合作关系。严格执行酒店财务制度遵纪守法不索贿、不受贿在平等互利在原则下开展作业。临时物品采购工作程序1、临时物品的采购申请：临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求例：工程维修配件等）部门申请人详细填写申购单注明所需采购物品的名称、规格、数量等2、临时物品的采购审批部门负责人签字审核检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补并注明急需采购的原因。临时物品的采购实施：采购员根据部门所下的申购单直接采购部门急用的物品采购必须当天完成；采购员将部门所采购物品购回后需将申购单交给相关部门补签手续。临时物品的采购验证：采购购回物品后仓库及部门负责人验货给予优先及时验收验收合格入库后交与申请部门领用。采购物资验货流程1、无论是供应商或是采购购回的物品必须先验收再入库由库房根据申购单验收货物不允许直接将货物交与使用部门。2、对于不符合采购申购单的货物库房人员有权拒收供应商或采购人员办理入库验收手续后仓管应开入库单并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算手续。3、仓管在验货过程中对项目质量、规格等难以确认的情况下应主动请使用部门一起验收。4、在验收过程中仓管或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货手续5、购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作、共同做好工作对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。