00-【通用】-07-采购中小企业采购管理制度.docx

中小企业采购管理制度一、目的：为加强采购计划管理规范采购工作保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应降低采购成本特制定本制度。二、适用范围本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。三、职责权限1、总经理负责采购管理制度的审批；2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核；3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由企管部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。四、采购原则1、询价比价原则物品采购必须有三家以上供应商提供报价在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估并与供应商进一步议定最终价格临时性应急购买的物品除外。2、一致性原则：采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致经审核后差值不得超过请购量的5—10%。3、低价搜索原则：采购人员随时搜集市场价格信息建立供应商信息档案库了解市场最新动态及最低价格实现最优化采购。4、廉洁原则：（1）自觉维护企业利益努力提高采购物品质量降低采购成本。（2）廉洁自律不收礼不受贿不接受吃请更不能向供应商伸手。（3）严格按采购制度和程序办事自觉接受监督。（4）加强学习广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。（5）工作认真仔细不出差错不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则：凡大宗或经常使用的物品都应通过询议价或招标的形式由企管、财务等相关部门共同参与定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格签订供货协议以简化采购程序提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品除缩短招标间隔时限外还应随时掌握市场行情调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为公司有权对相关人员依照公司《员工奖惩制度》等进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程1、采购申请：物品（物资）需求部门根据生产或经营的实际需要由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请填写《请购单》请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等若涉及技术指标的须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程由各相关部门审批经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。2、询价比价议价：（1）每一种物品（物资）原则上需两家以上的供应商进行报价。（2）采购员接到报价单后需进行比价、议价并填写《询价记录表》按低价原则进行采购。（3）属下列情况者无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品但仍需留下报价记录。3、样品提供和确认：（1）若须进行样品提供和确认的须确定送样周期由采购人员负责追踪收到样品后须第一时间送交需求部门进行确认必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。（2）对于需要保存样品的须作封样处理以便日后作收货比较。4、供应商选择：（1）具有合法经营主体者。（2）品质、交货期、价格、服务等条件良好者。（3）信誉良好者。（4）客户认可的供应商。采购人员须建立供应商信息台帐。5、合同签定：（1）供应商经送样审查合格后由采购部门与选定的供应商签订合同。（2）交易发生争执时依据合同的核定条款进行处理。6、进度跟催（1）为确保准时交货采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催以确保物品（物资）能适时供应。（2）若采购物品（物资）无法在预定时间内交货的采购人员须提前通知需求部门寻求解决办法并须重新和供应商确定新的交货期并知会需求部门。7、验收入库：采购物品（物资）到公司后属经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收办公用品等常用品经库管验收合格后库管开具《入库单》按流程办理入库手续。如验收不合格的由验收部门通知采购部门2日内办理换（退）货手续。8、对帐付款：采购物品（物资）办理入库后由采购员凭《入库单》按合同或约定的付款方式办理付款手续。9、采购流程图：（附后）六、考核：凡违反本制度的人员依照公司相关管理制度进行处罚。七、本制度解释权归人力资源行政部自公布之日起执行。八、本制度附件：1、《XXXXX请购单》2、《XXXXX询价记录表》XXXXXXXX集团有限公司XXXX年XX月XX日采购流程图流程作业要求记录表单责任单位/人采购申请验收入库对帐/整理付款资料询价比价议价样品提供确认签订采购合同进度跟催供应商选