高校学籍档案数字化管理思考.docx

高校学籍档案数字化管理思考1学籍档案数字化的作用1.1有利于完善学籍档案内容学籍档案记载着学生的重要信息传统的学籍管理是分开存放这些信息的往往是按照班级、专业和院系进行装订成册有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是分开存放学生的各类学籍信息而不是采用集中统一的方式进行管理。采用分割的方式管理学籍信息则在查找学生的全面信息时有一定的困难。但如果采取数字化的方式集中处理这些繁琐的信息则可以用数据库存储这些信息虽然录入学生信息的部门不同但是通过数据库存储可以统一的显示出这些信息从而更加方便全面的管理学籍信息。1.2通过资源共享使管理更加方便各个高等院校在进行档案的管理工作时注重学籍档案信息的数字化。对纸质的学籍档案、照片等进行数字化处理建立计算机网络使高校档案资源得到最大程度的开发利用使资源能够得到共享通过管理学籍档案还能够优化学校的管理环境从而使学校的管理工作不仅仅服务于学生、学校更服务于社会。2学籍档案数字化建设中存在的问题2.1数字化程度偏低学籍管理长期以来都是采用传统的方式利用人工来完成的而现阶段的学籍管理则采用了现代化的信息技术。学籍管理繁琐信息量大人工管理容易出错。而现在一些已经采用了现代化信息技术管理学籍的高校存在着重视了硬件的建设而忽视了软件的建设。这些高校只注重了硬件设备的建设忽略了各种应用软件的开发以及人员素质的培养。学籍信息数字化管理程度越高学籍管理工作的效率和质量就越高。2.2现使用的学籍管理软件无法满足学籍管理的需求一些高校为了更好的对学籍进行管理与某些商业公司合作或独立开发了相应的教务管理软件这些软件的应用可以在一定程度上促进学籍管理的信息化。但是这些软件中还存在着许多的不足。例如适应性不强不够全面。每个高校的实际情况不同而这些教务系统都是结合每个高校的自身情况所开发设计的因此适应性不强。另外有一些软件由于功能不全面不能够很好的渗透到学籍管理中的基础部门和各个环节达不到学籍管理的需求。2.3学籍管理工作人员的现代化技术水平有待提高最近几年高等院校不断的提高学籍管理的信息化程度相应的学籍管理人员的管理技能也应该得到相应的提高。也就是说管理人员的计算机操作能力应该逐步的进行提高从而使高校的学籍管理工作更好的得到实现。3实现学籍档案数字化管理的几项措施3.1强化认识打造良好的氛围现今是一个高度信息化的时代高校开始采取改革校务信息逐渐公开因此高等院校学籍档案的信息化建设成为不可避免的项目。特别是现阶段的高校学籍档案管理中存在着大量的不足同时没有强烈的管理意识因此必须提高学校的工作人员和管理部门对档案管理信息化建设的重视。同时还需要认识到信息交流、科研和教学在学籍档案管理中占有重要的地位通过大力的宣传可以为学籍档案管理信息化建设提供一个良好的环境。另外各高校应以自己的实际情况为基础与时俱进、分清主次、明确任务解决新问题、研究新情况、形成新认识、树立新观念有计划、有步骤的加强档案管理信息化建设。3.2引进先进的学籍管理系统或者完善现有系统的功能高校应该依据上级教育主管部门的要求结合自身情况建设一个与自身情况相符、具有自身特色且比较完善的网络学籍管理体系与各二级学院、班级相连进行学籍数据信息共享。3.3加强学籍管理软件开发人员与学籍管理工作人员之间的沟通之所以现在很多学籍管理系统或者软件存在着缺陷在很大程度上是因为软件开发人不熟悉学籍管理业务造成的。为了开发的学籍管理系统能够真正的符合学校自身的情况开发人员应该深入到学籍管理工作的第一线从而可以更加直观、全面的了解学籍管理工作。同时还必须要与学校学籍管理工作人员进行深入的沟通对他们的需求有一个详细的了解并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习在此基础才能着手开发学籍管理系统另外在开发过程中还应该加强与学籍管理工作人员的沟通以便于做到有错误及时的改正。3.4加强高校学籍管理人员的培训学校可定期举办培训班而且培养班不仅要求全面深入还需要讲究其实效性避免出现流于形式、走过场的现象。高等院校的学籍管理人员必须具有较高的现代化信息技术水平。作者：梅琼单位：湖北医药学院教务处