关于高校学籍档案数字化管理建设的几点思考.docx

关于高校学籍档案数字化管理建设的几点思考【摘要】随着改革开放的不断深入和经济社会的进一步发展我国的科学技术得到了长足的进步中国的档案管理事业朝着信息化和网络化的方向发展大力推进高校档案数字化管理大有可为。全国普通高等院校是为社会输送高素质、专业型人才的优质基地高等院校的学生是社会变革和推动经济文化发展的生力军开展数字化管理模式可以促进档案管理的科学性顺应现代化管理的脚步。【关键词】高等院校学籍档案数字化管理一、高等院校数字化档案管理意义和现状（一）高校学籍档案数字化管理的重要意义高等院校的档案管理工作关系到每一位学生顺利毕业和成功就业。普通高等院校的学籍和档案记录了每个同学在大学四年期间学习生活的各种细节、行为。它包过在校就读期间学生所获得的各种奖励和证书影印、学校对于学生失当的行为作出的种种惩罚和记录、学生在每一个学年度参加各个课目的考试成绩情况、学生在校期间参加的各种社团组织和假期进行的各项社会实践成果以及学生的详细住址、受教育经历、老师和班干部评价等等原始和真实的信息。高校的学籍档案工作能够把学生在校期间的所有活动真实地表现出来学籍档案将会成为社会的各个职能部门和企事业单位选择人才的重要参考依据是用工岗位招聘面试时获得的重要参考指标同时也是企业使用毕业生人才的基本判断条件。（二）高校档案数字化管理建设的发展现状。随着经济社会的不断发展信息全球化和办公网路化趋势越发强烈不断推进的信息化进程对全国普通高等院校的学籍档案数字化管理提出了更高的要求高等院校的教育改革也要求在学生学籍档案管理建设方面要做出创新。传统的学籍档案管理模式已经不再满足当前信息量庞大和资料繁杂的学籍档案管理传统的学籍档案管理比较简单学生的履历可能只是一两张纸的内容但是如今随着我国高等院校教育工作的不断推进学生在在校活动逐渐地丰富了起来各种省内省外的学科竞赛活动甚至与国外友好院校的交流活动多了起来学生的在校履历不再像以前那样单薄学生的个人作品和参赛获奖资料等变得多了起来。（三）必须高度重视高校学籍档案管理工作传统的高校学生学籍档案管理是为以前的社会就业形势服务的上个世纪由于大学生数量并不多国家采取的是包分配的制度大学毕业生毕业后只要拿着自己档案按时到单位报到就行了。如今的社会流行的是自主择业方式学生毕业之后需要频繁的前往就业市场对于个人学籍档案的携带提出了更高的要求。为了解决这一问题相关领导必须要高度重视学生学籍档案的数字化管理建设各大高校的档案管理人员必须要落实好数字化管理的各项要求。对学籍档案进行数字化管理就是通过计算机信息技术以及档案管理专用的软件和网络技术进行科学和电子化的档案信息管理。相比传统的纸质档案袋管理方式如今的信息化管理可以做到管理方式更加高效管理手段更加便捷管理过程更加快速。二、改进高校学籍档案管理数字化管理措施创建高效档案系统（一）发挥数字化管理优势进行学籍档案管理数字化管理传统的纸质档案管理档案纸很容易受到虫蛀、水渍泡的影响由于纸质的特殊性学生档案如果保存不当一旦发生火灾后果不堪设想。另外纸质档案管理对保存环境的要求比较高档案的拿取和整理相当不便浩如烟海、数量庞杂而笨重的档案资料需要大量的档案管理人员来进行摆放整理和日常维护。纸质档案在管理过程中还需要占用较大的空间来进行物品存放费时费力。相比较传统落后的学籍档案管理数字化、信息化、网络化的现代档案管理方式就显现出巨大的优势。档案管理人员在进行日常管理时可以运用计算机技术和数据库康技术将不同的档案内容转换成相应的数字化形式存在的档案资源并对其进行数字化的保存海量的档案信息只需要储存在轻便易携带的网络硬盘中就能够方便的实现学籍档案的储存。同时学籍数字化管理还能够实现网络化的资源共享工作人员调取、学生运送个人档案将会变得十分方便轻轻点击鼠标就能够完成这一过程从而实现了档案管理的功能完整和结构有序。（二）提高工作效率优化网络档案管理系统各大高校要想切实做好本校的学生学籍档案管理工作毕业要完善本校的学籍档案数字化管理系统。各个高等院校需要按照本校的实际情况结合校内的档案管理硬件设施不断完善系统内部的数字化档案管理。当前由于很多高校的学籍档案管理系统仅仅是在学校系统内部联网并没有连接上外部网络使得高校档案部门的学籍管理水平程度比较低无法实现档案管理的远程控制。结合这一现实问题高校可以建立档案管理办公和网络管理集为一体的信息化档案管理系统学校的档案管理工作者可以把以前的网络信息分散化朝网络管理方向发展。（三）外包网络建设任务给专业的网络公司高校档案管理人员可以将档案管理工作外包给校外网络公司进行