高校声像档案数字化管理探析.docx

高校声像档案数字化管理探析随着网络信息技术的迅猛发展许多高校都在努力推进档案数字化管理工作。在推进文书档案数字化管理的同时已经将声像档案的数字化管理纳入视野范围可以说声像档案的数字化是建立数字化档案馆的一个重点与难点。一、声像档案数字化管理是我校档案工作的必然要求笔者所在高校早在2011年就明确提出建立数字化档案馆的工作目标为更好地推进此项工作两年多以来笔者先后实地考察调研了省内外十几所档案数字化工作开展良好的兄弟院校档案馆（室）利用一切可能的机会加强与他们的沟通交流学习和借鉴他们档案数字化工作的指导思想与原则、运作方式、系统建设、管理模式等方面的先进经验探索适合我校数字化档案馆建设情况的方法和道路在当前学校有限的人力、物力、财力下尽快推进校馆藏档案数字化及服务利用网络化工作尤其是声像档案数字化管理方面。二、当前高校声像档案数字化管理的基本情况：数字化档案馆的建设基本可分为三个阶段：一初始阶段主要是建立档案信息化管理系统进行纸质档案的电子化管理工作；二发展阶段主要是光盘和局域网络在档案馆的应用用户可以在档案馆及其以外的局域网内任何场所访问档案馆的机读目录、光盘数据库和检索系统；三数字化档案馆阶段通过互联网跨越馆际超越时空限制在虚拟档案馆中利用档案信息资源。不论是哪个阶段都离不开数字化档案管理系统的应用。当前不少的高校档案馆已经进入数字化档案馆建设的初始化阶段和发展阶段开发或引进了档案自动化系统对馆藏纸质档案进行数字化加工与处理应该说已经取得了阶段性的成果。各高校在声像档案的数字化管理方面还是处于探索阶段主要分为以下几种情况：（一）利用某个较成熟的档案管理系统进行声像档案数字化管理当前各高校都是在市场上自主选用相关的档案管理系统在调研与走访过程中笔者发现全国不少高校档案馆选用了南方某所高校所研发的档案管理系统甚至很多国家机关与企事业单位也选用了该系统。该系统从2003年研发完成投入使用已经通过省档案局科技成果鉴定也获得了国家版权局颁发的计算机软件著作权登记证书。可以实现档案录入、全文挂接、档案查询、档案借阅利用统计、档案借阅、办公自动化系统识别、信息发布等功能是当前市场上比较成熟的一款系统之一。该系统是由某大学的档案馆与南京某科技有限公司联合研制开发的电子文件和电子档案管理系统及信息发布系统。据部分使用该系统的档案馆工作人员反映该系统的利用能够明显提高工作效率保障数据安全与学校的办公自动化系统直接对接在已有数据库的基础上进行资源的二次开发利用并直接利用档案管理系统中数据库的相关数据制作档案馆网页进行发布与公告。不少高校在利用该系统处理文字性档案资料的同时管理照片、音频、视频档案数据。（二）在选用某个信息管理系统的基础上进一步自主开发部分高校在利用某个比较成熟的系统进行管理数字化的文字档案的同时也发现了其在管理照片、音频、视频等声像档案方面的局限性比如在上传的声像档案数据量不大同时使用系统人数不多的情况下数据上传速度较快查找利用效果比较理想。但数据达一定空间后系统会出现运行缓慢的现象10人左右同时在线工作会出现系统缓慢至不运转状态。针对这种情况所走访的上海部分高校档案馆为应对这种情况引进了计算机和软件设计专业的工作人员根据自己学校的声像档案管理工作需求做出系统设计方案请相关专业公司重新设计了专门的声像档案管理系统与正在使用中的文字档案管理系统对接。重新设计后的声像档案数字化管理的系统设计理念是以利用方便为主要目的查找对象的速度比较快并且考虑到了照片的版权保护问题避免日后产生相关法律问题。档案馆为保证服务器的良好运转仅在服务器的升级、扩容上就先后投入了30多万对服务器的设计要求上也特别注重数据的安全保护问题采取了双重保护措施来保障数据的绝对安全。（三）独立自主研发系统据笔者了解上海交通大学的数字化档案馆建设工作早在2000左右即启动在档案界已经是有口皆碑。上海交通大学档案馆设有信息中心技术室能够针对学校工作需求自主开发档案管理系统和信息发布网页。分为“归档平台”、“档案查询”、“学历学位认证”、“校友人物信息查询”、“科研获奖成果查询”、“历史文件中心”、“现代文件中心”、“编研陈展”、“专题汇编”、“视频点播”等几个部分。但是该系统并不推向市场仅供自己学校使用无法在其他学校推广。该校的照片管理系统可以实现网上查阅不直接调用原版照片查阅原版照片需调用光盘或磁盘阵列。在我们已调查了解的几十所高校中均未开展视频档案的数字化管理工作。该校档案馆负责人表示他们刚开始启动视频档案的数字化管理工作前不久陆续考察过中央音像馆所用的媒咨系统、青岛档案馆和深圳档案馆的数字化管理工作正在做工作规划方案。但是该系统投入大工作过