独立学院教材档案管理的现状、问题及对策.docx

独立学院教材档案管理的现状、问题及对策摘要：教材档案是高校档案工作的组成部分作者根据多年从事教材管理工作的经验分析了独立学院教材档案管理现状及存在的问题并提出了加强独立学院教材档案管理的对策和建议以期在教材建设与管理方面做出一些成绩。关键词：独立学院教材档案现状对策建议档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查文字、图像、声音和其他各种形式的历史记录。教材档案是高校档案工作的组成部分为教材的科学选用、管理、建设、评价等提供信息和资料。目前独立学院教材档案管理工作仍然处于初级阶段笔者作为一名从事独立学院教材工作的管理人员试图分析独立学院教材档案管理工作现状和存在的问题并提出解决对策。一、独立学院教材档案管理工作现状及存在的问题1.教材档案的收集与整理工作不受重视。在高校教材档案基本被列为“教学类”档案教学档案众所周知但教材档案却不是每一个教学管理人员都熟悉的名词。虽然教材管理人员每年会做着大量与教材相关的工作如教材征订、教材选用、教材发行、教材款结算等但常常缺乏对这些工作进行收集与分类整理的自觉性。往往评估验收或者目标考核需要时才不得不寻找、搜集并汇总这些材料。说明教材管理人员对教材档案的收集与整理工作不够重视没有充分认识到教材档案对教材建设和教学工作的重要作用。不仅教材管理人员对教材档案不重视一些主管领导也没有重视。对于教材工作大家一贯的观点是只要保证学生课前有书只要用的是近三年出版的新教材、重点教材、规划教材、“马工程”教材只要教材款结算数据无误教材工作就算做到位。对于教材档案很少有人意识到它有社会价值需要统一管理需要得到开发和利用。2.教材档案管理方式、技术落后资金投入困难。现如今独立学院教材档案管理方式和技术非常落后。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势目前已经研制出不少教材档案系统应用软件但很多独立学院并没有投入使用仍旧采用传统的档案管理方法：除了电脑上的表格文档外几乎都是纸质档。独立学院在教材管理系统方面资金投入困难。购置计算机、扫描仪等设备购买应用软件、远程服务、进行信息安全防护等都需要较大的经费投入。电子产品更新换代速度快、生命周期短后续维修、升级、更换费用更是不少。独立学院需要用钱的地方多加上对教材档案工作不重视一般不会投入过多。3.教材档案管理人员缺乏专业性业务水平有限。调查发现部分独立学院从事教材档案管理工作的人员学历不高不少人员年龄偏大有的甚至连基本的电脑操作、表格运用都不会缺乏工作激情老方法、老一套进步不快活力不强。有的教材档案管理人员学历较高但不是档案专业毕业的缺乏敏锐的职业嗅觉也缺乏档案管理的基础知识对教材档案的认识比较生疏。而且工作思想很不稳定认为教材档案管理工作没有意义不能体现人生价值；有的教材档案管理人员身兼数职无暇顾及教材档案的整理归类活动；有的教材档案管理人员是聘用的态度消极懒于思考无心学习和研究教材档案的管理之道……总之大部分独立学院教材档案管理人员缺乏专业性整体素质不高业务水平有限。二、加强独立学院教材档案管理工作的对策和建议1.增强建立教材档案意识做好教材档案的收集与整理工作。要想做好教材档案管理工作首先要增强建立教材档案的意识。这是一个意识问题。无论是分管领导还是教材管理工作人员都要重视教材档案的管理有意识地、积极地搜集、整理资料做好归档工作建立教材档案库。只有意识强化了才会有具体行动才会自觉地、用心地为这项工作付出。很多独立学院处于教材档案库的建立初期有的甚至没有教材档案库要想做好这一工作最关键的是进行教材信息搜集与整理。具体有以下工作。第一各种文件的收集与整理。首先收集来源于教育部和省教育厅及其他上级部门关于教材建设方面的政策、措施等文件。其次收集来源于校内关于教材建设和教材管理的文件。以我校为例诸如《湖北师范大学文理学院教材选用办法》、《湖北师范大学文理学院自编教材管理办法》等。再次收集来源于图书公司、出版社和各大书店等有关高校教材编写与出版、教材征订、教材发行等方面的政策和规定。第二教材样本的收集与整理。首先将本校每年使用过的教材都收集1本作为样本按专业分类存放教材仓库。如果教材不更换版本每年有重复教材要清点清楚查漏补缺尽量做到每种1本。其次及时收集、整理自编教材。本校教师主编或参编的正式出版的教材（含讲义、教学参考书和习题等）要收集完整以作教学参考和教材评优用。再次收集那些高质量的教材特别是优秀教材、获奖教材、“十二五”教材等。另外还要注意收集整理“马工程”教材。第三账册数据的收集与整理。首先加强与书籍供应商的联系整理、保