物料入库流程.docx

物料入库流程
收料入库条件：采购订单以及品质部的品质判断为：OK/让步接收

流程说明：
仓管员收到供应商的送货单核对采购信息，无误后卸货点收；
物控打单员根据仓管员在厂商的送货单（厂商送货单第二联）的点收记录，打印到货单（一式四联）；打单员必须在收货当天把到货单打印完毕；
打单员留下白色第三、四联移交给品质部（品质检验员），其余两联移交给仓管员；打单员必须在收货当天把到货单移交完毕；
供应商送货后必须收到仓管与供应商双方签字确认的红色第二联到货单，作为收料单换单凭据；
品质部收到打单员第三、四联到货单（检验员收到到货单后第四联移交给品质部文员，必须在当天开了材料报检单），在2个工作日必须给出判定结果；
第三、四联合并后由检验员签字，品质部文员把检验结果录入系统后签发第三联到货单，第四联到货单品质部留存备案；
如检验结果是OK/让步则第三联到货单移交给仓管员，必须在接收当天完成进行入库操作，打印收料单供厂商换取单据；如判断结果是NG则第三联到货单移交给打单员，必须在接收当天打印采购拒收单供厂商换取单据；
供应商凭仓管员签核后红色第二联到货单到打单处换收料单，作为供应商财务结算依据；
仓管员收到由仓管员签核的红色第二联到货单换取对应的收料单；打单员收到由仓管员签核的红色第二联到货单换取对应的收料单采购拒收单；供应商必须在单据（收料单、退货单）同时签核以示确认以及收到单据；
供应商凭收到的收料单金额进行开票；
统计员拿到发票以及所附的收料单和销货清单等相关附件，如
收料单金额、系统记录金额与发票金额三者不一致，在一周内
必须把信息知会供应商处理或者把发票退回供应商；
流程异常说明：
打单员开立到货单不成功，是采购订单尚未审核完毕。
开立到货单当下把信息反馈给IT部，让IT部协助处理。
非工作时间送货，供应商送货单暂由仓管员保管，在工作时间移交给打单员。周末节假日物控安排值班打印到货单。
因采购订单修改需重新跑MRP等原因没及时开立采购订单未做。
开立到货单当下知会给各下单员，同时抄送给供应商部经理和IT部
通过物流送货的外地供应商，单据流转处理方式。
入库完毕后由仓管员从打单员地方换取收料单，由采购员通过
传真、邮件或者快递的方式发送给供应商。供应商根据收到的
收料开立发票结款。
物料退货。
没有物料备品的，通过系统打印退货单，到厂退货的必须由供
应商经办人的签字，不能现场办理的必须由物流公司经办人签
字且把退货单据连同物料一起寄送给供应商。
供应商备品管理
有备品的仓库，单独设立物料备品区，仓管员设立手工台账，
一旦有退货首先从备品区冲减，退货必须手工开具退货单，到
厂退货的必须由供应商经办人的签字，不能现场办理的必须把
退货单据连同物料一起寄送给供应商。

流程优点：
加快物料入库
利用供应商送货必须要取得到货单，这样要求仓库必须当下及时录入到货单，从而加快物料入库。
便于稽核监督
通过及时录入的到货单，在系统中根据到货单跟催物料检验和入库情况，从而达到跟踪稽核的目的。
便于对账
供应商是根据我司的收料单进行开票，不会存在开票金额与入库金额不一致，从而达到发票不积压。

流程修正说明：
根据试行期内暴露问题进行如下修正（已流程说明中蓝色大字体标识）
确定根据厂商的送货单的第二联作为打单员开立到货单的依据
因供应商疏忽的原因，凭同一送货单多次开立到货单，对于分批送货就会产生问题。故要求只凭送货单的第二联作为开立到货单的依据。
仓库移交到货单给品质部，接收人为品质部检验员，且要求其中一联留到品质部文员当天开立品质报检单
因现流程仓库把到货单直接移交给检验员，导致品质部无法掌控物料入库晚，是因为仓库移交到货单晚还是本部门检验速度慢，便于品质部内部进行跟踪控制。
供应商在凭到货单换取单据（收料单、拒收单、退货单），必须
在单据签核以示确认以及收到单据。

流程稽核说明：
物料是否及时入库
稽核标准：检验日期当天必须入库。
根据《HerineERP二开》的采购到货未入库查询中查得未入库数据同时结合品质部与仓库单据交接表的情况。
物料是否及时检验
稽核标准：检验周期是到货日期后的2个工作日（除检测需求必须超过2个工作日的如五金的盐雾测试）
根据《HerineERP二开》的采购到货未入库查询中查得未检验数据同时结合品质部与仓库单据交接表的情况。
单据签核是否完整
在到货单上是否有供应商的签核
在收料单上是否有供应商的签核
单据是否及时归档
在到货单上是否按约定周期及时归档上交保管
在收料单上是否按约定周期及时归档上交保管
到货单不能录入问题是否及时反馈