工程档案管理暂行办法细则.doc

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工程建设档案管理暂行办法
1.目的
为进一步加强公司工程建设档案资料的管理，使工程档案完整、准确、安全保管并做到有效利用，充分发挥工程档案资料在工程建设、规划、勘测、设计、施工、管理、改建、扩建和维修等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《档案管理办法》和《建设工程文件归档整理规范》，结合公司工程建设的实际情况，制定本办法。
2.工程建设档案管理定义
公司工程建设档案管理由设备工程部负责。本办法所称“工程建设档案管理”，包括工程建设档案的收集、整理、分类、保存、利用等。
3.档案的保存期限
按照工程档案资料保存和使用价值的重要程度，将工程建设档案的保存期限分为永久、长期、短期及临时。保存期限判定标准如下：
3.1永久保存档案，是指在公司存续期内需要保存或者保存年限超过50年的文件，一般为非常重要或者为证书批文类文件；
3.2长期保存档案，是指需要保存年限不足50年但超过15年的文件资料；
3.3短期保存档案，是指需要保存年数不足15年但在项目建设期间及项目运营后一定时期内仍需保存的文件资料；
3.4临时保存文件，是指在项目实施的某一过程中需要保存的随后会被更有效用的正式文件所取代的文件。
4.档案的秘密等级分类
工程档案资料属于公司内部文件，为了保障公司利益，公司的工程档案资料将实行分级保存、分类管理及控制使用的管理办法。按照工程档案的商业价值，将其分为绝密、机密、秘密、一般四个级别。
5.档案移交与接收
公司每完成一个项目，设备工程部都要按照档案归档要求，将该项目的全部资料整理立卷，装订成册，并将装订成册的工程档案资料移交工程部档案室存档。公司部门或部门职责发生变更、相关工程档案需要移交新的工程档案管理部门的，应由专人签收后实施继续管理。
6.档案销毁原则
原则上对工程档案采取永久存放，对超出保管期限的档案可销毁，但所有关于建设项目的权证正副本原件、标书原件、合同文本的原副件，以及孤本文件的副本或复印件均不得销毁。对确实已失去保存价值的档案经过有关领导审批，登记造册后进行销毁。
7.工程建设档案类别及其秘密等级、保管期限对应表
工程建设档案是指项目实施过程中包括前期研究、设计规划、工程管理、试运营、竣工验收所形成的文件、证书、图纸、图片、签证、报告、资料等档案。具体包括：项目可行性研究资料、设计基础资料、设计文件、项目管理文件、施工文件、监理文件、工艺设备文件、试运营文件、竣工验收资料共九大类。
7.1项目可行性研究档案及其秘密等级、保管期限，见表1：
表1
序号归档文件是否
必要秘密
等级秘密
期限保存
期限1.1土地分析报告/项目选址报告否绝密取得土地前长期1.2项目建议书是机密项目完成前永久1.3项目建议书批复是秘密项目完成前永久1.4可行性研究报告是机密项目完成前永久1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书的批复否秘密项目完成前永久1.6可行性研究报告批复是秘密项目完成前永久1.7其他相关资料、文档、证书等否长期7.2设计基础资料档案及其秘密等级、保管期限，见表2：
表2
序号归档文件是否
必要秘密等级秘密
期限保存期限2.1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验报告、试验报告、重要土和岩样及说明是一般永久2.2地形、地貌控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录是一般永久7.3设计文件档案及其秘密等级、保管期限，见表3：
表3
序号归档文件是否必要秘密等级秘密
期限保存期限3.1总体规划设计是机密项目完成前永久3.2方案设计是机密项目完成前永久3.3初步设计是机密项目完成前永久3.4技术设计否机密项目完成前永久3.5施工图设计是机密项目完成前长期3.6设计计算书是机密项目完成前长期3.7设计评价、签定及审批是机密项目完成前永久7.4项目管理文件档案及其秘密等级、保管期限，见表4：
表4
序号归档文件是否必要秘密等级秘密
期限保存期限4.1征用土地批准文件及红线图、
拆迁、补偿协议书是秘密项目完成前永久4.2承发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件是秘密项目完成前永久4.3施工执照是秘密项目完成前永久4.4环境保护、劳动安全卫生、消防、规划等文件是秘密项目完成前永久4.5水、暖、电、煤气等供应协议书是秘密项目完成前永久7.5施工文件档案及其秘密等级、保管期限，见表5-1、表5-2、表5-3：
表5-1（土建施工文件）
序号归档文件是否必要秘密等级秘密
期限保存期限5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要是秘密项目完成前长期5.1.2施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺、施工组织设计报审表是秘密项目完成前长期5.1.3原材料及构件出厂质保书、合格证、复验单、检测报告是一般长期5.1.4建筑材料试验报告是一般长期5.1.5设