绍兴市数码照片档案管理暂行办法细则.doc

绍兴市数码照片档案管理暂行办法

1名词术语1.1数码照片：指用扫描仪、数码照相机等设备获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。1.2数码照片档案：国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的数码照片。数码照片档案一般由数码照片、文字说明两部分组成。1.3数码照片文件目录：以张为单位依照一定的格式输入计算机，实现对数码照片档案存储、管理的文件级目录信息。为建立统一的照片档案数据库，数码照片文件目录采用照片档案文件级目录的格式。1.4数码照片光盘目录：以盒为单位依照一定的格式输入计算机，实现对数码照片光盘管理的案卷级目录信息。为建立统一的特种载体档案数据库，数码照片光盘目录采用特种载体档案案卷级目录的格式。2收集2.1收集范围：凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的数码照片均属收集范围。具体参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》收集。2.2收集要求2.2.1由摄影者或承办部门收集并编写文字说明后，及时向档案室归档，或随其他载体档案一起归档。2.2.2文字说明以EXCEL电子表格形式，以张为单位，著录照片题名、拍摄者、拍摄时间、文件位置四个项目。2.2.2.1照片题名:简明扼要地反映每一张照片的具体内容，包括地点、人物、事由、背景等要素。例：市档案局×××局长在全市档案工作会议上作工作报告。2.2.2.2拍摄者:照片的拍摄单位或拍摄人。例：李四。2.2.2.3拍摄时间:照片的拍摄时间，用8位阿拉伯数字标识。如20040104。2.2.2.4文件位置：反映该数码照片存储的文件夹及照片的名称，例：200406全市档案工作会议Dsc00057。2.2.3数码照片收集时应统一将其转换为JPEG、TIFF格式。2.2.4拍摄数码照片的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。2.2.5永久、长期保管的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，纸质照片档案管理参照国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》执行，纸质照片档案整理时应注明对应数码照片的档号，格式为：全宗号—目录号—盘号—数码照片号。例J125-099-0026-20040116。3整理3.1鉴定对于没有归档价值的或重复的照片必须剔除。反映同一场景的数码照片一般只收集一张。归档的每一张数码照片都要确定保管期限，保管期限的划分参照文书档案。3.2分类将数码照片按其形成年度分类。不同年度的数码照片应分别整理。3.3排列、编号每一个年度建立一个名称为DATA的文件夹。文件夹下存放数码照片文件。数码照片文件按时间（或重要程度）先后排列，一组联系密切的数码照片应排列在一起。文件夹内的每一张数码照片按其排列顺序编号，即形成数码照片号（又称数码照片文件名）。数码照片号为年度+流水号，年度和流水号各为4位阿拉伯数字，不足四位的在前补“0”。例：移交的文件位置为“200406全市档案工作会议Dsc00057”的数码照片，如排列为2004年归档的第16张数码照片，将其拷贝到DATA文件夹下，并重命名为20040016.jpg（数码照相机照片）或20040016.tif（扫描照片）。3.4编制照片档案文件级目录3.4.1照片档案文件级目录以张为单位编制，对包括纸质照片在内的所有照片档案进行目录著录、管理，以便建立统一的照片档案数据库，实现统一管理与检索。3.4.2照片档案文件级目录项目包括全宗号、纸质目录号、案卷号、照片号、照片题名、拍摄者、拍摄时间、底片号、参见号、保管期限、数码目录号、盘号、数码照片号、备注（见示例一）。其中纸质目录号、案卷号、照片号、底片号、参见号仅用于著录纸质照片；数码目录号、盘号、数码照片号仅用于著录数码照片。3.4.2.1全宗号：档案馆给定每一进馆单位的全宗代码。例：J002。3.4.2.2纸质目录号：全宗内纸质照片档案所属案卷目录的顺序号。3.4.2.3案卷号:案卷排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识。3.4.2.4照片号:案卷内照片的排列顺序号，用3位阿拉伯数字标识。3.4.2.5底片号:底片在全宗内所编的流水号，用5位阿拉伯数字字标识。3.4.2.6参见号:与本张照片有联系的其它档案的档号，格式如：全宗号—目录号—案卷号—张页号。3.4.2.7保管期限:一般分永久、长期、短期。3.4.2.8数码目录号：全宗内包括数码照片光盘、录音带、录像带等特种载体档案所属案卷目录的顺序号。3.4.2.9盘号：数码照片光盘与其他特种载体档案（含录音、录像带等）以盘（或盒）为单位统一编制的流水号。用4位阿拉伯数字标识。3.5.2.10数码照片号：数码照片号即数码照片文件的名称。见3.3。3.5.2.11备注：注释需要补充和说明的情况。4、光盘刻制与编目4.1一个