秘书职能与职能环境建设50490ppt课件.ppt

第二章秘书职能与职能环境建设准确理解和把握秘书职能的两个方面，即
“辅助管理、综合服务”；准确理解和把握
秘书职能环境，主动营造良好的职能环境，
从而达到高效履行职能的目的。第一节秘书职能范畴第一节秘书职能范畴“辅助管理”，是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能，也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案提供给上级作出决定，对确定的决定方案贯彻执行，秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能，领导的管理内容有多宽，秘书的服务范围也就有多宽。秘书“辅助管理”职能：是指一个机关或单位在其管理的整个过程中，即从获取信息，根据获取的信息从中发现问题，拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的
整个过程中，秘书起着帮助
或辅佐的作用。
对此，秘书要注重以下三个方面：
要注重在方向上的参谋辅助；
要注重在扩大信息量上的参谋辅助；
要注重优化信息结构方面的辅助。各种形式的信息干扰是造成领导和管理
工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导
者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰；
要注重排除感情障碍造成的干扰；
要注重排除利益冲突造成的干扰；
要注重排除时空因素造成的信息干扰。从领导者产生决策意向进行决策准备开
始，秘书的参谋智能辅助就可同步进行，可协
助领导者做好以下工作（见图2-2）：做出此项决策是否应该在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的
领域和渠道：
可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；
可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的
可供选择的方案；
可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意
见、建议吸纳到有关决策方案中去；
可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征
求意见，并根据各方面的意见进行修改；对重大决策的初定方案，秘书往往还伴随领导，
到基层进行小规模试验，蹲点探索，取得成功
经验后，再由点到面地进行推广；
对各种供选择的方案进行一一对应的比较，比
较其投入成本和产出效益，比较其风险值与效
益值，比较其科学性、合理性、可行性和可受
性等。
决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安
排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的
实施决策。
在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有
独特的作用：
对谋求认同的辅助对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助对克服重大失误的辅助
对克服运行失调的辅助弥补决策疏漏的辅助
对适应环境变化的辅助对发现机遇的辅助1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导
者的主持下，按照领导确定的督促检查内容
和目的，操办具体的事务。具体包括：
发现失调现象提出督促检查建议；
检查实施情况；
督促办理；
反馈实施信息；
要归纳评估督促检查效果。1.督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得
效实施的重要组成部分。2.秘书操办督促检查中的事
务，既有利于领导者直接掌握执行情况，又有利于秘
书发挥近身综合辅助的优势。3.有利于上情下达，使
执行者正确理解领导意图。4.有利于下情上达，使领
导者全面把握执行情况，有针对性地进行指挥、协调
和控制。5.对维护组织管理协调运作有积极推动作用。秘书对领导督促检查工作的辅助，是在
领导者主持下，围绕领导工作需要
展开的，主要有六条要领：
要抓住领导工作的重点、难点；
要正确理解和贯彻领导意图；
要及时反馈信息；
要坚持原则；
要讲究效率；
要谋求协调有序。1、信访工作的内容
信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处
理来访。信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书
职能范畴中的重要任务。秘书处理信访事务，是充
当领导耳目、了解群众的需要和要求的重要形式。
处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充。
它将重大的、复杂的、难以解决的问题直接反馈给
高层决策者，使之得到统筹解决；将具体的、看起
来是细小的、管理归属不清的、与当事人切身利益
相关的事情，进行归口分流，使之得到妥善处理。秘书处理信访事务主要有以下六方面要领：
要遵循信访工作原则，要以事实为依据，
以法规政策为准绳，领导负责，归口处
理。要做到事事有回应，件件落到实处；
要严格按制度办事；
要严守办理程序；要与有关部门协同配合；
要尽可能满足群众的正当要求，维护人
民群众的合法权益；
要正确对待信访老户，耐心做深入细致
的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽
可能将问题解决在本级组织的工作范围
之内。1、随机协调的内容
随机协调指的是对组织运转中由不确定
因素随机出现的问题和失调现象的妥善处理，
化解或缓解矛盾，恢复组织协调运转。秘书
的随机协调，一是指在辅助管理等业务活动
中，随机发现失调或问题，主动进行信息沟通
和思想交流，消除误会和隔阂，谋求共识