、秘书职能与环境.ppt

第二章秘书系统及其组织一、秘书系统的基本要素
1、主体要素
2、手段要素
3、对象要素
二、秘书机构
一、主体要素——秘书人员二、手段要素三、对象要素现代秘书的信息能力？秘书系统过程图一、秘书机构的含义：二、秘书人员的称谓三、秘书机构的称谓四、秘书机构的设置国务院办公厅的机构构成潜规则肮脏漂亮女秘书相亲8次遭拒史上最牛女秘书商水县秘书门事件秘书职能环境纵向三层次秘书机构内部环境秘书职能环境横向要素大蒜和金子一、辅助决策领导者兼听则明，准确、全面、有效地
利用信息是其正确开展领导和管理工作的基
础。秘书作为领导的近身参谋助手，不仅要
向领导提供信息充当领导的耳目，而且要为
领导者有效获取利用信息、进行适时的信息
沟通及排除信息沟通障碍等方面，进行参谋
智能辅助。在实践中，不少领导者在信息获取和
利用的方向、信息量及信息结构等方面都
存在问题，因而使领导和管理工作失误。
对此，秘书要注重以下三个方面：
要注重在方向上的参谋辅助；
要注重在扩大信息量上的参谋辅助；
要注重优化信息结构方面的辅助。各种形式的信息干扰是造成领导和管理
工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导
者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰；
要注重排除感情障碍造成的干扰；
要注重排除利益冲突造成的干扰；
要注重排除时空因素造成的信息干扰。作出此项决策是否应该在决策形成阶段，秘书有诸多参谋智能辅助的领域和渠道：
可进行创新思维，设计新的方案供决策者选择；
可综合来自各方面的意见和建议，形成系统的可供选择的方案；
可按领导意图开展专家咨询活动，并将专家意见、建议吸纳到有关决策方案中去；
可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征求意见，并根据各方面的意见进行修改；决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安排，而真正使决策目标变为现实，还取决于有效的实施决策
在决策实施过程中，秘书的参谋智能辅助具有独特的作用：
对谋求认同的辅助对纠正偏差的辅助
对行为失范的辅助对克服重大失误的辅助
对克服运行失调的辅助弥补决策疏漏的辅助
对适应环境变化的辅助对发现机遇的辅助如何为领导出谋划策1、督促检查的内容
秘书对督促检查的辅助，主要是在领导
者的主持下，按照领导确定的督促检查内容
和目的，操办具体的事务。具体包括：
发现失调现象提出督促检查建议；
检查实施情况；
督促办理；
反馈实施信息；
要归纳评估督促检查效果。督促检查是领导实施决策，保证领导工作部署得
效实施的重要组成部分。
有利于领导者直接掌握执行情况；
有利于秘书发挥近身综合辅助的优势；
有利于上情下达，使执行者正确理解领导意图；
有利于下情上达，使领导者全面把握执行情况，有针对性地进行指挥、协调和控制，对维护组织管理协调运作具有积极的推动作用。秘书处理信访事务主要有以下六方面要领：
要遵循信访工作原则，要以事实为依据，以法规政策为准绳，领导负责，归口处理
要做到事事有回应，件件落到实处；
要严格按制度办事，要严守办理程序；
要与有关部门协同配合；
要尽可能满足群众的正当要求，维护人民群众的合法权益；
要正确对待信访老户，耐心做深入细致的思想疏导工作，不能将矛盾上交要尽可能将问题解决在本级组织的工作范围之内。
1、随机协调的内容
随机协调指的是对组织运转中由不确定因素随
机出现的问题和失调现象的妥善处理，化解或
缓解矛盾，恢复组织协调运转。
一是指在辅助管理等业务活动中，随机发
现失调或问题，主动进行信息沟通和思想交
流，消除误会和隔阂，谋求共识，协调关系；
二是指受命于领导者，去处理随机出
现的失调问题。二、秘书综合服务职能办文在秘书工作中主要指文稿撰拟、运行、整理及保管利用。自秘书性工作萌生开始，办文就成为秘书性人员为领导和管理工作服务的重要手段，成为其辅政的主要方式。秘书办会指的是协助领导者筹备会议、操办会务、为会议有序进行和取得预期效果提供服务。秘书办会主要包括主要有会前筹备、会议接待、组织联络、会场管理、会议文件工作、会议选举、会议保密、会议后
勤服务、会间事务、会后工作等。
秘书为领导操办事务的范围相当广泛，大体上可分为日常事务、随机性事务和受权理事三类。案例