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秘书职能与职能环境建设准确理解和把握秘书职能的两个方面,即 “辅助管理、综合服务”;准确理解和把握 秘书职能环境,主动营造良好的职能环境, 从而达到高效履行职能的目的。第一节秘书职能范畴第一节秘书职能范畴“辅助管理”,是新时期管理活动赋予秘书的一项基本职能,也是秘书职能的本质特征。秘书辅助管理贯穿于管理活动的全过程,即从获取信息,根据获取的信息从中发现问题,拟定解决问题的方案提供给上级作出决定,对确定的决定方案贯彻执行,秘书在这整个过程中起辅助管理的作用。“综合服务”是秘书的根本职能,领导的管理内容有多宽,秘书的服务范围也就有多宽。秘书“辅助管理”职能:是指一个机关或单位在其管理的整个过程中,即从获取信息,根据获取的信息从中发现问题,拟定解决问题的方案到对确定的方案贯彻执行的 整个过程中,秘书起着帮助 或辅佐的作用。领导者兼听则明,准确、全面、有效地 利用信息是其正确开展领导和管理工作的基 础。秘书作为领导的近身参谋助手,不仅要 向领导提供信息充当领导的耳目,而且要为 领导者有效获取利用信息、进行适时的信息 沟通及排除信息沟通障碍等方面,进行参谋 智能辅助。在实践中,不少领导者在信息获取和 利用的方向、信息量及信息结构等方面都 存在问题,因而使领导和管理工作失误。 对此,秘书要注重以下三个方面: 要注重在方向上的参谋辅助; 要注重在扩大信息量上的参谋辅助; 要注重优化信息结构方面的辅助。各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰,包括: 要注重排除思想障碍造成的干扰; 要注重排除感情障碍造成的干扰; 要注重排除利益冲突造成的干扰; 要注重排除时空因素造成的信息干扰。从领导者产生决策意向进行决策准备开 始,秘书的参谋智能辅助就可同步进行,可协 助领导者做好以下工作(见图2-2):作出此项决策是否应该在决策形成阶段,秘书有诸多参谋智能辅助的 领域和渠道: 可进行创新思维,设计新的方案供决策者选择; 可综合来自各方面的意见和建议,形成系统的 可供选择的方案; 可按领导意图开展专家咨询活动,并将专家意 见、建议吸纳到有关决策方案中去; 可带着各套初选方案到有关部门和群众中去征 求意见,并根据各方面的意见进行修改;对重大决策的初定方案,秘书往往还伴随领导, 到基层进行小规模试验,蹲点探索,取得成功 经验后,再由点到面地进行推广; 对各种供选择的方案进行一一对应的比较,比 较其投入成本和产出效益,比较其风险值与效 益值,比较其科学性、合理性、可行性和可受 性等等。 决策形成阶段还包括科学、严密的决策论证。决策是为实现特定目的对未来工作的选择与安 排,而真正使决策目标变为现实,还取决于有效的 实施决策。 在决策实施过程中,秘书的参谋智能辅助具有 独特的作用: 对谋求认同的辅助对纠正偏差的辅助 对行为失范的辅助对克服重大失误的辅助 对克服运行失调的辅助弥补决策疏漏的辅助 对适应环境变化的辅助对发现机遇的辅助1、督促检查的内容 秘书对督促检查的辅助,主要是在领导 者的主持下,按照领导确定的督促检查内容 和目的,操办具体的事务。具体包括: 发现失调现象提出督促检查建议; 检查实施情况; 督促办理; 反馈实施信息; 要归纳评估督促检查效果。督促检查是领导实施决策,保证领导工作部署得 效实施的重要组成部分。秘书操办督促检查中的事 务,既有利于领导者直接掌握执行情况,又有利于秘 书发挥近身综合辅助的优势;既有利于上情下达,使 执行者正确理解领导意图,又有利于下情上达,使领 导者全面把握执行情况,有针对性地进行指挥、协调 和控制,对维护组织管理协调运作具有积极的推动作 用。秘书对领导督促检查工作的辅助,是在 领导者主持下,围绕领导工作需要展开的, 主要有六条要领: 要抓住领导工作的重点、难点和热点; 要正确理解和贯彻领导意图; 要及时反馈信息; 要坚持原则; 要讲究效率; 要谋求协调有序。1、信访工作的内容 信访工作指的是处理人民群众的来信和接待处 理来访。信访工作一直是充当领导参谋助手的秘书 职能范畴中的重要任务。秘书处理信访事务,是充 当领导耳目、了解群众的需要和要求的重要形式。 处理信访事务又是各类社会管理部门的有益补充。 它将重大的、复杂的、难以解决的问题直接反馈给 高层决策者,使之得到统筹解决;将具体的、看起 来是细小的、管理归属不清的、与当事人切身利益 相关的事情,进行归口分流,使之得到妥善的处 理。这对社会的贡献是不可替代的。要与有关部门协同配合; 要尽可能满足群众的正当要求,维护人 民群众的合法权益; 要正确对待信访老户,耐心做深入细致 的思想疏导工作,不能将矛盾上交要尽 可能将问题解决在本级组织的工作范围 之内。1、随机协调的内容 随机协调指的是对组织运转中由不确定 因素随机出