公司采购管理制度-采购原则-采购流程和采购纪律要求.doc

盛世立元公司采购管理制度
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一、目的
为了进一步强化公司制度管理，健全企业采购管理制度，做到有章可循，预防采购过程中的各种漏洞和弊端，降低采购成本，监督和控制不必要的开支，确保采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。

二、适用范围
本制度适用于集团公司及下辖子公司的所有物品，包括产品、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品及设备、劳务技术、服务等的采购。

采购原则
1、采购必需保持“秉公办事、维护公司利益〞的原则，并综合合计“质量和价格〞的性价比，凡500元以上的修理、服务等劳务、设备用具的采买项目，必需召集三家以上的供应商报价，进行比价，择优选取。价值在2万元以上的设备的采购，必需采用招标方式采购。
2、100元以下的采购由各项目部自行采购；300元以下的报大区经理批准；500元以下报分管公司负责人批准；500元以上的报公司总裁〔董事长〕批准。
3、公司总部的一般日常办公用品及其它消耗用品由行政部负责采购，其他部门或人员不得自行采购。应尽量采纳月结方式作为付款条件与供应商洽谈。
4、300元以上的进货及物料的采购由各必需求部门向分管领导申请，董事长批准后由行政部采买，必需求部门派人监督、跟踪、协助采办。
5、国家明码标价把持经营的特别商品采购，以及政府有收费标准的行政事业性服务收费不执行比价程序，公司只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行检察。

四、采购流程
1、采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量、估算价格和总金额、必需求日期及注意事项，填写《物品采购申请单》。紧急采购时，由采购人员在《物品采购申请单》上注明“紧急采购〞字样，以便及时处理。假设撤销采购，应马上通知行政部或采购人员，以免造成不必要的损失。
2、采购金额在300元内的《物品采购申请单》，交由公司行政部负责人审核签字后，可马上执行采买任务。采购金额在300元以上的《物品采购申请单》，报公司董事长审批后，方能进行采购。董事长不在总部，须或短信请示汇报后方能执行。
3、财务部须仔细核对《物品采购申请单》及领导的签字后，方可办理借支采购或通知财务专员办理转款手续。
4、采购人员按核准的《物品采购申请单》向供应商下单并以或确定交货日期或到市场采购。

五、采购经办人使命
1、广泛建立各类供应商资料与价格记录。
2、做好采购商品或服务的市场行情的常常性调查。
3、认真做好询价、比价、议价及定购工作，涉及较专业的采买物品或服务，要做到不懂就问，严禁不懂装懂。
4、所购物品的品质、数量发现异常，要先报告领导，并及时处理，同时做好物品或服务交期进度的跟进和控制。
5、做好平常的采购记录及对帐工作。

六、采购方式
1、集中计划采购：凡属日常办公用品必需集中计划购买。
2、长期报价采购：凡办公用物料、耗材、办公设备修理维护等，须选定长期供应商量定供货价格。
3、每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈必需两人以上进行，并对供应商进行评审，且作出相关评审记录。

七、采购票据报销
1、所有《物品采购申请单》经行政部负责人或董事长审核签字后，均必需复印一份交与财务部备案，并作为报帐时的附件。无领导签批的《物品采购申请单》，财务一律不予报销。
2、物品采购无论金额大小，票据一律由经办人签字，并由必需求部门或分公司领导初审〔总部由行政部负责人初审签字〕，交董事长核准签字后方可交财务部核实报销。
3、大宗物品采购付款须见供应商提供送货单及我司开出的入库单等单据方可结款或开支票，同时要认真审核《采购合同》、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。
4、出纳员须在接到经董事长签字或盖“已审〞章的付款凭证后办理付款手续，付款时必需认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。

八、采购纪律
1、采购经办人应尽职尽责，严禁在采购中收取供应商任何形式的馈赠、回扣、贿赂，或向供应商索要回扣、好处等，此类行为一律按贪污论处，一旦查实，马上开除。情节严重者提交公安机关处理。
2、采购经办人不按采购程序，造成错误采购、购回物资无法退换且公司无使用价值的，由当事人赔偿，具体执行按公司《责任追究和赔偿制度》；
3、不按规定程序未通过审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签定购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承当。
4、经审批的采购申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，因没有尽到责任不能按时采购而影响正常工作的，每发现查实一次罚款100～500元，给公司造成损失的按确定损失额的40%赔偿。
5、采购经办人缺乏责任心，导致购入质次价高的物品，或不货比三家使公司支付的采购费、服务费远高于市场普遍行情的，价格高出部分由采