公司采购管理制度-采购原则-采购程序-采购单据模板.doc

德美置业标准文件主题：关于公司采购的管理制度德美置业第20121025【01】号撰稿部门：行政部密级：☆紧急程度：I签发日期：2012年10月25日签收部门：各相关部门撰写：总经理顾问
公司采购管理制度

为了强化公司的采购管理工作，监督和控制不必要的开支，有效降低采购成本，满足公司对优质资源的必需求，确保采购工作的正常化、规范化，进一步规范物资采购流程，特制定本制度。
一、采购原则
1、采购是一项重要、严正的工作，公司各部门负责人和采购经办人员必需高度重视。
2、采购必需保持“秉公办事、维护集团利益〞，严格执行询议价程序，每次采购的物品必需有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，按照成本最小原则择优选取。
3、一般日常办公用品及其它日常消耗用品的采购，可以由公司行政部及各使用部门口头向公司领导汇报后，依据必需要负责采购；属公司总部采购的项目，应先报公司领导批准，然后由公司领导安排专人进行统一采购。
4、采购经办人在业务交往中应工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失；应自觉维护企业利益，严格按采购制度和程序办事，努力提升采购材料质量，降低采购成本；应清廉自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手，自觉接受监督。
5、采购大件物品、器具及批量采购时应与商家签订采购合同。
6、采购品必需要求供应商开具正规发票。
7、公司行政部门及财务部门要对采购过程、价格、采购结果进行检查、跟踪。
二、采购程序
〔一〕、物品申购
〔1〕正常物品申购：部门按实际必需求填制《物品申购单》→部门经理签字→总经理签批→办公室安排人员陪同采购依据申购单完成采购；
〔2〕金额较大或新增特别物品申购：部门填制购买申请报告〔陈述是由、预购物品品名、规格、单价、数量、总预算费用〕→部门经理签字→行政部审核→总经理签批→顾问签批→办公室安排人员陪同采购依据申请报告完成采购；
〔3〕临时急用物品申购，经领导批准后，办公室安排人员进行购买，后补手续。
〔二〕询价、比价、议价
1、询价前应认真审阅申购单的品名、规格、数量、名称，属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购，碰到问题应及时与请购部门沟通；
2、询价时关于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；所有项目都应要求至少三家上的供应商参加比价；关于请购部门必需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推举采购替代品；
3、关于合格供应商的价格水平进行市场分析，收到供应单位第一次报价后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或理想购买价格，
4、参照议价标准，与拟合作单位进行价格及条件的进一步谈判，对其供应能力、交货时间、服务质量进行确认，确认其所报价格的综合条件是否更加特别；
5、对照价、议价结果进行汇总，按照一定顺序完整列出报价、规格、付款方式及其他价格条件，列出拟选用单位及选用理由，报公司领导审核后进行修改或者相应的处理。
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〔三〕、物品采购
1、申购批准后，经过询价、比价、议价，最终确立采购计划，填写采购单据；
2、采购单据须认真工整标明供货商名称、供货商地址、联系方式、物品名称、规格型号、单价、购买数量、金额等信息，报公司领导批准后开始采购。
〔四〕、报验及入库
1、采购完成后，应及时通知办公室进行验收；
2、公司新采购物品验收合格后，必需先在办公室办理入库手续。入库时须严格按照申购单或申请报告所列物品及数量进行入库，未通过审批的物品采购，费用一律自负。
〔五〕审计监督采购全过程进行财务监督和审计。在采购采购询议价、合同签订和采购结算过程中，除有申购部门及采购人参加外，办公室、财务部门也要全程参加。财务部门主要负责材料价格的核查，办公室主要负责合同条款的审核和财务支付的事前事后审计。采购人员要自觉接受财务和办公室对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违犯清廉制度的行为，公司将有权对有关人员提出降级、处罚、开除的处理建议，情节严重的按照国家规定，交相关部门追究法律责任。三、本制度由公司行政部负责制定，由财务部监督执行，未尽事宜报公司领导批准后随时进行修改调整。

行政部
2012-10-25

德美置业物资申购单
申购部门：申购时间：
序号物品名称申领数量物品用途12345678购置原因：

部门经理看法办公室看法总经理看法顾问看法
德美置业物资采购审批单

部门名称：采购时间：
序号物资名称规格
单位数量单价金额12345678
合计金额大写：
￥：部门经理看法办公室看法总经理看法顾问看法

德美置业物资采购询价表
日期：年月日必需求单位：序号材料名称规格型号单位数量单价小计备注12345678合计：供方