外贸函电ppt课件.ppt

外贸英语函电EnglishforInternationalBusinessCommunicationPREFACE(序言)TheCharacteristics:(国际商务函电的特点)

1.它是一种应用文(practicalwriting)，有固定的格式(certainlayout)。
2.因为在当今世界的国际贸易中，英语是通用语言，所以外贸函电或国际商务函电通常使用英文书写。
3.外国人把能写好函电称为“拥有宝贵的财产”，充分说明了函电在对外交流中的有用性和重要性。TheFunction:(国际商务函电的功能)

国际贸易离不开函电。在国际贸易中，建立业务关系、价格磋商、合同签订、合同执行等交易磋商和履行的所有环节都离不开国际商务函电，都需要借助“函电”这个媒介(medium)。
在外贸中，有些函电是有法律效力的文件，e.g.firmoffer,salescontract,etc.所以，无论是在形式上，还是在内容上都必须十分注意。
Therequirementforwriting:(写作函电的要求)

英文函电是外贸从业人员必须掌握的工具，写好函电是外贸从业人员的基本功之一。一封好的英文函电通常要求起草人具备以下条件：
1.精通英语(GoodCommandofEnglish)
2.通晓外贸理论实务(KnowledgeofBusinessTheory&Practice)
3.通晓术语(KnowledgeofTechnicalTerms)
4.通晓人的心理(KnowledgeofPsychology)
5.熟悉推销艺术(SkillinSalesmanship)外贸函电的写作要领Whatdoyouthinkofthisletter?Appropriatetone语气适合LAYOUTOFABUSINESSLETTERTwoStylesofLayout(版面编排)ⅠTheStructuralParts(组成部分)⑴Letterhead:(Letter-head,Heading)信头
①含义：是写信人的名称和地址，以及电话、传真号码、电子邮箱、网址及经营业务等。
②位置：一般商号都有已经印制好的信头；若没有，应将其打印在信笺的正上方或右上方。
③要求：先写公司名称，再写公司地址，地址应按从小到大的顺序写。
e.g.SendaShoesCompany
82JianGuoStreet
Beijing100006,China
⑵Date:(Dateline)日期
①含义：是写信的时间，包括年、月、日。
②位置：日期通常位于“letterhead”下，缩右平左
③要求：书写日期应注意：
a.年份必须全部写出，不可用06代替2006；
b.月份要用英文写全，也可采用普遍公认的简写，如Jan.(January)；
c.日期可用序数词(1st,2nd,3rd)，也可用基数词；
d.日期切忌全部用数字来写，e.g.05/09/2006(×)；
e.年份前须加逗号，日期和月份间空格。
e.g.5thSeptember,2006(BritishEnglish)
September5,2006(AmericanEnglish)12个月份的英文写法⑶InsideNameandAddress:封内名址
①含义：是收信人名称和地址，应与信封上收信人的名称和地址一致，目的是为了便于归档处理。
②位置：一般在“date”下，缩平皆左
③要求：先写公司名称，再写公司地址，地址按从小到大的顺序写，开放式标点符号
e.g.Mr.F.Lawrence,President<收信人姓名及职称，有时没有>
WholesaleSuppliesCo.,Ltd.<英用“股份有限公司”，美用Inc.>
481UniversityAve.<是avenue的简称>
Toronto2,Canada⑷Salutation:称呼
①含义：是发信人(Addressor)对收信人(Addressee)的一种称呼，应该与“insidename&address”及“attentionline”相符。
②位置：位于“insidename&address”下，缩平皆左
③要求：DearSirs,(BritishEnglish)
Gentlemen:(AmericanEnglish)
DearMadam,(Toalady)
Note:sirs,gentlemen都是复数形式，首字母要用大写，标点符号要对应，不要用DearGentlemen⑸BodyoftheLetter:信的正文
①含义：是信的主体，是最重要的部分。
②位置：在“salutation”下；缩头式每段起首向后缩进4-6个字符，平头式每段起首无缩进。
③要求：信的正文最好划分为2-3个自然段，每段仅围绕一个话题展开。一般可以这样安排：
Paragra