工程档案管理办法(试行.doc

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****工程档案管理办法
（试行）

第一条为规范公司工程档案管理工作，根据《建设工程文件归档整理规范》（GB-T50328-2001）、《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》、《南宁市城市建设档案管理办法》、《广西壮族自治区房屋建筑工程和市政设施工程竣工验收及备案管理实施细则》等国家、地方工程档案管理有关规定，结合公司的特点，制定本办法。
第二条工程档案的归档范围及质量要求
工程文件指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。
工程档案指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
（一）工程档案的归档范围
公司对于工程建设有关的重要活动，记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档（详见附件1：建设工程文件归档范围和保管期限表）。
公司对项目管理工作过程中各种政府批复文件、凡反映项目工作活动、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、电子版资料）、会议纪要等资料均属归档范围。
各经办部门视实际需要，经部门领导批准后可决定原稿的去处，档案管理部门须保留相关文件的影本。
（二）归档文件的质量要求
1.归档的工程文件应为原件。
2.工程文件的内容必须真实、准确、字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。。
3.保存的文件不能用易褪色的书写材料（复写纸、热敏纸．红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔等）书写、绘制。
4.录音、录像文件应保证载体的有效性。
5.电子文件应以光盘为长期储存介质。
6.工程文件纸质载体尺寸统一采用A4规格归档。
第三条工程档案的管理机构、职责
（一）工程部是公司工程档案的归口管理部门，在南宁市城市建设档案馆和主管单位的业务指导下，负责按统一标准督促、指导工程建设档案业务工作，验收、管理公司所投资工程的全部建设档案资料，并配备相应的设备，为档案利用提供有效保证。
（二）公司各部门应积极配合工程档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好本公司的工程档案工作。
（三）公司所属各部门、直属单位，要把档案工作纳入议事日程，明确分管领导，落实专（兼）职档案人员，协助工程档案管理部门开展档案管理工作，各部门要负责收集各自工作范围内的工程档案，并按要求整理、立卷，在规定时间内移交工程档案管理部门。
1.工程部应负责对工程建设过程中形成的本部门相关资料、文件进行收集、登记、整理、立卷和归档；对工程论证、技术设计审查全过程中的档案资料作系统的收集、整理、立卷和归档；对本部门直接管理的科研项目分项目审核、鉴定，并整理立卷和归档相关档案资料；负责监督、检查、指导各项目对工程资料的收集、整理和归档工作；对工程交（竣）工验收和工程质量进行回访。
2.直属单位负责本单位工程项目从工程准备阶段到竣工验收备案过程中工程建设文件的收集、整理、立卷、编目、装订、档案预验收及档案移交。
第四条工程档案的收集
（一）工程准备阶段形成的前期文件，工程完工、竣工验收阶段形成的文件，以及设备、工艺和涉外文件，由公司各经办部门和直属单位负责收集、整理；勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累，并按规定向公司工程部提交有关设计基础资料和设计文件。
（二）工程施工阶段形成的文件，由各承包单位负责收集提供其承包项目的全部文件；项目监理文件由监理单位收集提供。
（三）公司各经办部门和直属单位督促项目监理单位监督、检查项目建设中文件的收集、积累和完整、准确情况，以及完工、竣工验收中文件资料审查情况，并经审核、签认后向建设单位提交监理业务范围内的有关专项报告、验证材料及监理文件。
第五条工程档案的整理
建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理，公司各经办部门或直属单位立卷后移交公司工程部归档。
（一）公司各部门、直属单位形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备文件、竣工试运行（生产）及验收文件，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单位工程整理。
（二）勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计（施工图除外），应按项目或专业整理。
（三）施工技术文件应按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。
（四）设备、技术、工艺文件应由承办单位整理；现场使用的安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。
第六条工程档案的立卷
组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；便于档案的保管和利用。
1.工程准备阶段文件按建设程序组卷。
2.监理文件按单位工程、分部工程组卷。
3.施工文件按单位工程、分部工程组卷。
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