档案管理办法(试行).doc

江都水利工程管理处
工程技术档案管理办法
（试行）

二○○六年二月

目录

第一章总则1
第二章工程技术文件的收集2
第三章工程管理技术文件内容要求6
第四章工程技术文件整理归档9
第五章工程技术资料、档案的验收17
第六章工程技术档案移交18
第七章工程技术档案的保管20
第八章附则23

第一章总则
第一条为了加强水利工程技术档案的管理工作，充分发挥工程技术档案在工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》和水利部、江苏省水利厅档案工作的有关规定，结合我处水利工程档案管理工作的具体情况，特制定本办法。
第二条水利工程技术档案是指经过鉴定、整理、归档后的工程技术文件，产生于整个水利工程建设及建成后的管理运行的全过程。它包括工程建设、管理运用全过程所形成的应归档的文字、图纸、图表、声像材料等以纸质、胶片、磁介、光介等不同形式与载体的各种历史记录。
第三条水利工程技术档案是工程管理的依据之一，是十分重要的技术资源。档案的收集、整理、归档应与工程建设、管理同步进行。各工程单位应高度重视水利工程技术档案和管理工作，明确专人负责档案的收集、整理、归档工作，以确保档案的完整、准确、系统、真实、安全。
第四条工程技术档案的管理应符合国家档案管理的规范，应按要求进行档案的整理、排序、装订、编目、编号、归档，确定保管期限。按规定进行档案借阅管理和档案的鉴定销毁工作。
第五条工程技术档案应设立专门的档案室保管，应按档案保存要求采取防霉、防虫、防小动物、防火、避光措施。并按规定每年组织档案验收和移交。
第六条本办法适用于江都水利工程管理处工程管理单位档案资料室的档案、资料管理，对外经营项目的工程(建设或)管理档案也可参照执行。
第二章工程技术文件的收集
第七条工程技术文件分为工程建设（包括工程兴建、扩建、加固、改造）技术文件和工程管理技术文件（包括运行管理、观测检查、维修养护等）。
第八条工程建设技术文件，是指工程建设项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、竣工文件和竣工验收文件。按《江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求进行收集整理。
第九条工程管理技术文件，是指工程建成后的工程运行、工程维修、工程管理全过程中形成的全部文件。
第十条工程兴建过程中形成技术文件，应在工程验收交接前完成收集、整理，建设单位应在工程竣工验收后3个月内，向工程管理单位移交整个工程建设过程中形成的工程建设技术文件。
第十一条工程扩建、加固、改造建设时，工程建设管理单位应积极收集项目全过程中形成的工程技术文件，应在设计合同、施工合同、监理合同中明确移交管理单位需要的文件套数。
第十二条收集范围
工程建设技术文件包括：立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、及竣工验收全过程中形成的纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件。（详见附录A表1水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表）
工程管理技术文件应包括：工程管理必须的规程、规范；工程基本情况资料（包括：工程基本数据，工程运行统计、工程大事记、事故报告等）；设备基本资料（包括：设备随机资料、设备登记卡、设备普查资料、设备评级资料等）；设备维护资料（包括：设备大修资料、设备维修养护资料、设备修试卡、设备试验资料等）；工程运用资料（包括工程运行期和非运行期的各种记录）；工程维修资料（即工程岁修、防汛急办、大站维修、工程维修养护资料等）；工程检查资料（包括：工程定期和不定期检查、工程专项检查、工程水下检查、工程安全鉴定、安全检测等相关资料）；工程观测资料（包括水工观测中规定的观测资料、水文观测数据统计资料及其它专项观测资料等）。以及工程管理相关资料：防洪、抗旱方面的文件、消防资料、水政资料、科技教育资料等。（详见附录A表2、表3抽水站、水闸工程文件材料归档范围和保管期限）
第十三条收集时间
工程建设技术文件的收集按《江苏省水利厅基本建设项目（工程）档案资料管理规定》的要求，从立项开始随工程进程同步进行。
工程管理技术文件的收集，按不同类型分为随工程运行维护同步收集，验收前进行汇总整理：
1、工程基本资料
工程基本数据包括工程规划设计数据，由工程规划设计、竣工资料摘录；水情特征值，每年年底水文资料整编后从水文资料统计中摘录；工程事故、大修加固情况、存在问题，每年年底工程资料整编时摘录。
工程运行统计，每年年底根据工程运行记录统计。
工程大事记与工程管理运行同步记录，每年年底进行整编。
事故报告，按事故处理程序及时收集，在事故处理完毕后及时将相关资料整理归档。
2、工程设备基本资料