《档案管理办法》(试行).doc

《档案管理办法》<试行>
规范档案管理工作是公司发展过程中一项重要的基础性工作，企业拥有健全的档案资源，对维护企业的权益、开发新产品、开发人力资源、减少企业成本、提高经济效益等方面都具有重要的意义。档案管理必须坚持统一、集中管理的原则，促进档案管理工作逐步向系统化、标准化、科学化、现代化发展。根据公司实际情况，编制《档案管理办法》。
一、科技档案收集方法和措施
㈠把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作人员的职责范围，纳入承包合同、纳入经济责任制。
1、项目工程资料从立项申报到工程竣工过程中，公司相关部门必须指定一个档案协管员，负责在建工程从设计到竣工验收过程中产生的资料收集，管理。各项目技术负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的四新技术、特殊地质、重难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案及隐蔽部位的资料，并应根据变更设计要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到资料的齐全、完整、与准确、符合实际。整理完毕并编制移交清册，由部门或项目负责人签字核准后向档案部门移交。重要项目文件材料移交应编写归档说明。工程竣工付款结算应由工程承包方持有档案部门的“工程资料移交确认书”，财务部方能结算付款，否则，财务部不予结算。以备资料延误或遗交、漏交现象。确保项目档案齐全、完整、准确。
2、公司各单位、部室指定一名档案协管员，负责单位、部室在生产经营、会议、派出员工学习材料、项目建设等过程中，能反映公司重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件材料的收集、整理、保管，并对资料的真实、准确、完整负责，编制目录清单，重要资料的归案说明，在次年三月份前移交公司档案室。
㈡设备的开箱验收应有档案员参加，负责设备开箱后的随机材料进行现场收集。
㈢将档案收集管理工作纳入各单位、部室经济责任制考核之中。
科技档案归档范围和保管期限
㈠建设项目文件材料归档范围和保管期限
序号归档文件建设单位1可行性研究、任务书1.1项目建议书及报批文件永久1.2项目选址意见书及其报批文件永久1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久1.4项目评估(包括借贷承诺评估)、论证文件永久1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久1.6设计任务书、计划任务书、报批文件永久2设计基础文件各部室档案归案范围和保管期限
部室序号归档文件保管期限董事会办公室1本企业董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件材料永久1.1股东大会文件材料1.1.1重要的永久1.1.2一般的短期1.2董事会会议记录、纪要、工作报告、决定、决议等永久1.3监事会会议记录、纪要、工作报告、决议等永久1.4红利分配材料长期行政办公室2收文2.1上级机关颁发的本企业应执行的有关文件30年2.2上级领导视察本企业的题词、指示、讲话材料2.2.1重要的永久2.2.2一般的10年2.3行政工作计划、总结等永久2.4经理办公会、行政办公会会议记录、纪要、决定等永久2.5企业制发的行政决定、通报和签订的行政协议、合同永久2.6工商行政管理方面的材料30年2.7企业的设立、关、停、并、转及更名、启用与废止印模等方面的文件永久2.8企业文秘、机要、保密、综合治理等方面的文件2.8.1重要的30年2.8.2一般的10年2.9企业编史修志方面的文件2.9.1大事记、机构沿革等永久2.9.2工作简报、情况反映、工作信息等30年生产运行部3生产经营计划3.1生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料30年3.2计划任务书或作业计划30年3.3生产技术、经济指标完成情况分析30年4统计工作4.1统计工作制度、规定、办法、通知30年4.2生产、技术、经济统计报表 永久4.3企业综合性统计报表及分析材料30年4.4工业普查报表永久安环部5安全生产5.1安全技术管理规定、通报、总结、会议纪要长期5.2事故报告、调查分析及处理材料长期5.3安全教育、安全生产竞赛活动的材料10年5.4统计报表永久6环境保护6.1环境保护规划、计划、总结长期6.2环境保护制度、管理办法长期6.3环保调查、监测、分析材料长期6.4环境污染防治措施、总结、报告长期6.5统计报表6.5.1年度以上的统计报表永久6.5.2半年、季度、月的统计报表10年财务部8财务管理8.1财务管理制度、规定、办法、通知30年8.2财务管理计划、总结10年8.3固定资产的新增、报废、调拨材料30年8.4生产财务和成本核算永久8.5税务方面的材料永久8.6资金管理、价格管理、会计管理的材料永久人力资源部9人力资源管理9.1上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件30年9.2企业制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等永久9.3内部机构设置、名称更改、组织简则、印信启用和作废、人员编制方面的有关文件永久