强化电子档案管理的有益探索.doc

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摘要信息技术的快速发展应用，影响到了我们工作生活的方方面面。在现代自动化的办公工作中已经广泛地应用起了电子文件，由此也就产生了电子档案管理问题。本文先是讲解了目前电子档案管理方面出现的问题，然后从以下几个方面讲解了强化电子档案管理工作的方法措施。
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关键词电子档案；管理；强化方法
中图分类号G276文献标识码A文章编号1673-9671-（2013）012-0233-01
电子档案广泛地运用到人们的生活工作中，档案信息管理工作基于计算机设备来实现，做到了无纸化办公，提高了人们的办公质量以及办公效率。现阶段，如何加强档案的管理工作，成为了档案管理部门的新挑战。档案的管理工作还需要我们进一步去研究、完善。下面先讲一讲电子档案管理工作中出现的主要变化。
1电子档案管理工作中出现的主要变化
1.1载体方面的变化
现代的电子文件，具有快捷的传输速度以及办公进度的优点，慢慢代替了传统的纸质文件。借助于计算机的辅助设计，让图纸设计、查询存储变的方便又快捷。当需要开发大项目产品时，就需要使用很多的图纸，这些图纸还需要承袭以前的一些成果，在使用了电子图纸后，其就更加展现出旺盛的生命力。进行电子图纸的保存比纸质图纸的保存也更加省力、省时。
1.2档案保管与接收的改变
电子档案的形成过程和保管过程，需要档案管理人员的积极介入，避免电子文件不存在或者不能被检索利用。档案人员需要进入到信息集成系统里，有效掌握信息核心部分。电子档案的保管需要档案管理人员从电子文件产生源头进行监督保管，根据国家在电子文件方面的管理规定，档案管理人员需要基于专业人员指导，运行电子档案管理平台，有效掌握电子档案的收集以及管理。
2电子档案管理工作中出现的问题分析
2.1电子档案真实性问题
电子文件易被删改，不会留下改过的痕迹。形成文件资料过程中，不会留下痕迹。当有人出于个人目的删改软盘中的档案内容时，也难被别人发现。单位的负责人员不能在完成的文件资料磁盘上签发，这也影响到了文件资料的权威性以及真实性。
2.2电子档案保密性问题
当前的电子档案内容面临的保密性问题，首先，在网络上的终端设备可以搜索到网络上其他设备的电子文件档案；其次，一个终端里的电子文件档案也可以发到多个网络终端中，这对需要在特定时间里进行保密的文件内容带来了很大的威胁性。
2.3管理软件不统一问题
现在对于计算机档案管理软件方面的研制工作还没有跟上硬件的发展，不能满足存储上的要求。各个单位、各个地区间也存在着档案管理软件不统一的问题，影响彼此间的交流利用和全国性联网。
2.4电子档案长久性问题
现在很多单位采取了自动化办公方式，实现了无纸化办公，决策信息也会存储于网络上，人们通过操作键盘就能获取相关信息。这简化了电子档案归档存储的程序，更加便于利用，但如果网络被毁或者遭受病毒攻击，就会使电子文件档案马上消失，形成不能弥补的损失。
3强化电子档案管理的方法措施
3.1提高电子档案管理人员业务素质
人才是知识经济时代的最高生产力，在这个竞争激烈的知识经济时代，档案管理人员的管理意识必须提高，要充分认识到档案管理的重要性；需要提高档案管理人员的业务素质，在其专业能力方面，培养其收集、整理、保管、使用等环节的业务能力，有能力完成编研工作。树立起档案管理人员高度的忠诚感以及使命感。提高档案管理人员的学习能力、管理能力以及研究能力，让其通过自身已有知识框架构建出新的知识框架。完善档案管理人员工作制度，这需要借助于业绩考核、竞争上岗、晋升职务来完成。建立的工作制度需要衔接好市场经济体制，促进档案管理人员进行档案工作的制度化以及规范化。实施激励机制，避免人浮于事的问题发生，淘汰原来那种论资排辈的落后管理体制。还需要借助于外出深造、招考这些形式来选拔培养高水平的计算机管理人才，让其不单单能够运用档案管理平台，还能够开发设计相关程序。
3.2建立维护电子档案的规则制度
在电子文件档案的形成环节、整理环节、归档环节、利用环节、保管环节，都面临着电子文件档案丢失、更改的可能，为此，需要建立一个维护电子档案的规章制度，保持好电子档案的真实性以及原始性。让电子文件档案在建成就能够得到科学的、规范的管理。比如建立《档案管理规范》、《档案管理范围》等等，它们可以为档案的归档、整理利用、收集等方面做出制度上的依据。在进行档案管理活动时，要根据具体情况，使档案的查阅、利用、生成、整理、归档、改写都有档案管理制度的参照。档案管理制度的建立需要适应社会经济的新形势，还要遵循档案方面的发展规律。避免出现篡改档案、编造档案、档案的丢失和泄露等情况，使档案管理制度可以保持严谨性、合理性、科学性的原则。档案系统的软件维护方面比硬件维护方面复杂，在档案系统管理工作中可以利用硬盘保护卡和恢复软件，需要做好