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浅谈强化学校人事档案管理的有益探索摘要:学校人事档案工作与学校的各项工作紧密相连它是一项维护和记录学校真实面貌、服务与学校、服务于社会的非常重要的基础性工作。那么强化学校人事档案的管理必须要根据各种规范制度和管理制度对人事档案进行科学的、有效的管理。学校档案工作的重要保证就是要强化档案管理职能。关键词:人事档案规范化科学性学校中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1674-098X(2012)12(a)-0-01学校人事档案部门是保存和提供个人人事档案的专属机构它要真实完整的记载个人履历、党政材料、奖惩处分等可供组织参考的很多材料。因此学校的人事档案也为正确选拔干部提供了全面考察和正确选拔的重要参考依据。接下来我们主要是从以下几方面职能的强化来进行浅析:1强化人事档案的规范整理人事档案的规范整理首先就是对收到的归档材料进行审核审核目的就是看此档案是否符合归档要求有无超越所规定的范围。一般说来人事档案的整理工作主要分为五个部分即编目、排序、分类、加工以及装订等等是整理的人事档案条理化、系统化并在此基础上对档案的内容要不断的加以补充。1)档案材料的编目。一份完整的人事档案材料通常是对其逐份逐项进行编排目录按照排列顺序要求目录要清楚填写要准确。当然是写目录时要求自己工整美观使用规范的书写纸质和书写用笔不可以使用铅笔、圆珠笔、装有红蓝墨水的钢笔等。如果档案材料的目录书写完成后一定不能随意涂改。在书写目录时还有几项注意事项:一是根据材料的题目需要填写材料的名称和材料形成的时间;二是材料整理完后要在指定的位置填写具体的页数;三是每一类目录填写完后要注明类别号;四是注意处理备注说明问题即人事档案材料中的审批表和复印件等内容。2)档案材料的排序。档案材料的排序有两个必要的参考因素即内容的内在联系和形成时间上的先后顺序按照这两大关键因素进行排序后要对其进行编写类别号、顺序号和页码把整理好的材料固定下来。3)档案材料的分类。一是履历材料二是自传材料三是考察、审计材料。四是学历学位、专业技术资格证书等材料。档案材料初步分为这四大类在其整理过程中要求工作人员要对这四类的具体内容熟记于心以便在工作过程中实施对材料的有效分类。对认识档案材料的分类整理使之更加清晰明确有助于对人事档案的管理工作的进行。4)档案材料的加工。首先对档案材料篇幅过大或是过小的处理。如果材料篇幅过大要进行剪裁或是折叠。处理后的档案材料仍然要保持平整内容不容有失以便日后的查阅。如果篇幅过小应该对材料进行装裱在装裱时也要注意不能损坏原来的文字或是照片等信息。其次对于那些纸张存在破损、字迹书写不符合归档要求或是篇幅不规则的档案材料要进行电子扫描或是复印加以保存放在原件的后面。再次人事档案的材料要各自独立严禁将多份材料胡乱装裱在一起。并且档案材料上的金属装订物应该加以拆除。5)档案材料的装订。在装订时一定要遵守装订的顺序就是把档案的目录置于卷首材料的排列顺序和目录保持一致装订时做到整齐美观这样方便查阅。2强化档案管理的相关职能1)强化工作指导职能。档案管理工作是一项细致并繁琐的工作同时它也具有很重要的作用因此需要有专门部门对其进行专业的理论上的指导。一方面就是要依法指导即但凡是法律上要求的在技术上就要加以指导。另一方面就是要对相应的职能部门的档案管理工作做好专业的咨询和培训。坚持“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的原则科学、规范、高效的进行档案工作的指导。那么提高案卷质量、保证归档材料齐全完整的关键就是坚持部门立卷制度。它有利于排除个人主观和人为的障碍的影响。目前档案管理要严格按照《电子公文归档管理暂行办法》和《电子文件归档与管理规范》的要求加强对人事档案管理现代化的业务指导。当然相关部门要注意到的是要用多样化的制导方式直接与间接相结合的方式有重点的加以指导。2)强化工作服务职能。为了使档案工作有效地为国家和社会服务就要遵循国家制定的相关法律的规定。由于档案管理工作本身的工作性质决定了它是一项服务性的工作。这样就确定了档案工作的宗旨:为社会相关需要人员、各项社会管理工作以及社会主义经济建设服务。与此同时档案管理工作的工作人员要有服务大众的意识要不断拓宽其服务领域和服务范围加大学校的档案向社会公开力度加快推进学校档案服务的社会化。档案管理服务职能的强化的同时其服务手段的形式也要多样化。这样就可以最大限度的发挥档案资源信息资源的利用。档案工作既要做好常规服务又要有超前意识与超前服务有针对性的服务服务不仅要有始有终而且也应该灵活多变。3)强化开发利用职能。档案真实的记录了历史汇集了大量的信息。而学校又是知识与人才并存的地方那么学校的档案记载了深化教育体制改革的每一次