南昌大学电子文件归档与管理暂行办法.doc

南昌大学电子文件归档与管理暂行办法

第一章总则
第一条为了适应南昌大学信息化建设需要，搞好我校档案资源建设、档案信息化建设，规范我校形成的电子文件的归档与管理工作，维护电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性，充分发挥电子文档的凭据参考作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》、国标GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》等有关法规，特制定本办法。
第二条基本术语解释
（一）电子文件(electronicrecords)：是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
（二）归档电子文件(archivalelectronicrecords)：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件。
（三）逻辑归档(logicalfiling)：指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。
（四）物理归档(physicalfiling)：指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
（五）真实性(authenticity)：指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成的原始状况一致。
（六）完整性(integrity)：指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。
（七）有效性(utility)：指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。
（八）背景信息(context)：指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
（九）元数据(metadata)：指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

第二章管理体制和职责
第三条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，学校和各单位都要明确电子文件归档管理工作的分管领导，协调解决实际问题。
第四条各单位(部门)从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理。电子文件的形成、承办、运转、整理与归档等工作，由承办单位(部门)负责，要将电子文件的整理归档工作纳入电子文件承办人的岗位职责，以确保电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。
第五条各单位(部门)均要配备一名政治业务素质较高、具有一定计算机管理水平的电子文件管理员，负责本单位(部门)各科室形成的电子文件的收集、积累与向档案馆移交工作。
第六条对电子文件日常管理的监督、指导、检查和分类保管、开发利用等工作，由校档案馆负责。档案馆要建立相应的工作制度，对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管与利用实行全过程管理。
第七条归档电子文件与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。档案馆要设置电子档案管理机构，配备政治业务素质较高的计算机或相关专业技术人员管理电子档案；同时配备与学校各单位(部门)相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。并要开发相关电子文档管理系统软件，管理归档的电子档案。全校档案人员要学习掌握计算机和电子文档管理系统的操作技能，利用归档的电子文件，积极开展档案编研、信息开发和服务利用工作。

第三章电子文件收集、积累
第八条各单位在主要职能活动中产生的电子文件，凡有查考利用价值的均应定期制作文件备份，并要及时拷贝到软盘或刻录到光盘上脱机保存。盘片上要用汉字标明文件名称及拷贝时间，盘内需有详细的说明文档，放入专用装具内积累妥善保管。采用物理归档归到档案馆后的电子文件，仍要在本单位保留一年后方可删除或销毁。
第九条收集积累的电子文件类型
（一）电子文件稿本
电子文件按其稿本分为草稿、定稿和正式电子文件。
1．定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿电子文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。
2．正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
主要收集积累定稿电子文件和正式电子文件，草稿视情况自行决定是否保存。电子文件稿本代码为：M—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；F—正式电子文件.
（二）电子文件信息类型
要收集积累的电子文件类型有文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、超媒体链结文件、程序文件和数据库文件。
1．文本文件：指用计算机文字处理技术形成的文字文件、表格文件等，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具