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关于电子文件归档及管理暂行办法

为使杉达学院电子文件的归档工作得到保障并安全有效的利用，根据中华人民共和国国家教育部、国家档案局（27号令）《高等学校档案管理办法》有关法律法规，制定本暂行管理办法。
电子文件，是以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传送的文件。
按照档案工作集中统一管理的原则，各部、处、学院、直属单位（下简称部门）形成的电子文件由学校档案馆统一保管。档案馆负责对电子文件归档前的监督、指导、验收以及接受后的条目、保管和提供利用。
各部门应建立电子文件归档制度，指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的收集、整理、归档工作纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
电子文件的归档范围是：各种文字文体、表格文件、图像、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件和数据文件，具体参照《上海杉达学院归档范围和保管期限》。
为保证归档电子文件的完整、真实和有效利用，从电子文件产生时就应按制度严格要求，妥善管理，以确保其不散失、不损失、不失真。
电子文件保管期限和密级划分，参照国家有关纸质文件归档有关规定执行。
电子文件的归档分逻辑归档和物理归档两种方式。
1.逻辑归档，是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
2.物理归档，是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。推荐采用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、科擦写光盘、硬磁盘等，不允许软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体；专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件。
电子文件归档时，机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子文件一同归档保存。
通过存储载体进行交接的归档电子文件，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
各部门在每年3月底之前将上年度应归档的电子文件随纸质档案一并向校档案馆移交归档。重大活动、重要会议的电子文件应在活动结束后及时归档。移交清单应一式两份，交接双方各执一份。
移交档案馆的电子文件应一式三套，一套封存保管，一套异地封存保管，一套提供利用。
归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：
1.归档载体应作防写处理，避免擦、划、触摸及记录涂层；
2.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；
3.存放时应防磁、防光、防潮、防有害气体；
环境控制温度范围为17℃—20℃，相对湿度控制范围为35%—45%。
十三、接收入库的电子档案，应定期进行检验、转存，发现问题要及时采取恢复措施。
对磁性载体每满2年，光盘每满4年进行一次机读检验。
2．磁性载体上的电子文件，每4年转存一次，原载体同时保留不少于4年。
十四、归档电子文件的封存载体不得外借，未经批准，任何单位个人不得擅自复制电子文件。
十五、利用归档的电子文件，应使用拷贝件。对具有保密要求的归档电子文件采用网络方式提供利用时，应遵守国家有关保密规定，采取身份认证、权限控制等安全措施。
十六、归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，在办理审批手续后实施。
属于保密范围的归档电子文件的销毁，如存储在不可擦除载体上应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。非保密归档电子文件可进行逻辑删除。
十七、档案馆应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

附件1
归档电子文件登记表
第页
文件
编号题名
形成
时间文件
类型载体
类型载体
编号保管
期限备
注

附件2
归档电子文件移交、接收检验登记表

检验项目检查结果移交单位：接收单位：载体外观检验病毒检验真实性检验完整性检验有效性检验技术方法与相关软件说明登记表、软件、说明资料检验填表人（签名）年月日年月日审核人（签名）年月日年月日单位（印章）年月日年月日

附件3
归档电子文件管理登记表

归档电子
文件设备
情况登记新设备兼
容性检验磁体载体
转存登记
填表人（签名）年月日

审核人（签名）年月日

单位（盖章）年月日

上海杉达学院
2009.6.30.