电子文件归档与管理.ppt

电子文件归档与电子档案管理目录一、电子文件概述（二）电子文件生成方式（三）电子文件的分类4、图像文件：采用扫描仪、数码相机等生成的静态图像文件，如bmp、jpg文件。5、影像文件：通过计算机影像处理技术形成的记录影像的文件，如数字影视片、动画片等。6、声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的记录声音的文件。7、命令文件：即计算机程序，如常用的office、金山办公软件等。1、真实性原则：就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。2、完整性原则：是指保证电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等必须没有缺损。包括两个方面：一是作为记录社会活动真实面貌，并且数量齐全；二是每一份电子文件的内存、结构和背景信息没有缺损。3、有效性原则是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，它主要包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。4、全程管理原则电子文件归档管理不是电子文件归档后的管理，而是按照文件的生命周期理论，对文件整个生命周期过程中各阶段进行管理。二、电子档案1、电子档案是已归档的电子文件，已归档要求：具有保存价值，已进行整理。2、电子档案具有保存价值，具有保存价值：主要是本单位自身的文件，具体指：反映本单位主要职能或业务工作、反映本单位历史面貌、反映本单位的主要财务与产权关系。3、电子档案要按一定方法整理，不是杂乱无章的，而且要求集中统一管理。4、电子档案还应包括与之相适应的软件、参数及相关数据，否则就不能使用。（二）电子档案归档方式物理归档与逻辑归档的区别：物理归档安全性高，是以定期方式把电子文件及其储存载体一起移交归档；逻辑归档操作方便快捷，可以实现在线归档，但安全性较低。（三）归档时间与范围2、归档范围三、归档电子文件的整理（一）电子文件归档基本方法1、归档电子文件以件为单位整理。同一全宗内的电子文件以件为单位，按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。2、电子文件的归档可分两步进行。对实时进行的文件先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。（二）逻辑归档方法：1、可以在任何逻辑硬盘（除C盘以外）上建立一个以本单位全宗名称命名的文件夹，然后在该文件夹中再建立三个分别以“永久”、“30年”、“10年”为名称的子文件夹。2、按照归档的纸质文件的保管期限对应地将电子文件以word格式复制到该对应的文件夹中同时转换成一份纯文本（TXT）格式。3、最后在根文件夹中建立一个所有归档的电子档案的说明文件（Text格式），在目录中注明每一份归档的电子文件的背景信息和元数据信息。其他照片、声像类电子文件的逻辑归档方法和的文书版电子档案的逻辑归档方法是一样的。需要注意的是：形成的图像、声音等电子文件，需按照形成时间的顺序排列归档。举例：数码照片收集、整理。分类采用年度---组（事由、专题）排列顺序年度---组---张（1）不同年度所形成的照片，按年代先后顺序排列。（2）一年内所形成的照片按组排列，组与组按形成的时间顺序排列。（3）每组内的照片按图像所反映的重要程度结合照片形成的时间顺序排列。照片编号：全宗号---年度---组号---张号（三）物理归档方法2、电子档案归档套数由于电子文件材料在使用中易损坏等原因，故至少应归档3套。一套用作封存，另一套用作提供利用，第三套作异地保存）。（3）归档载体应作防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。（4）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。（5）应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。长期不用的磁盘、磁带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。（6）环境温度选定范围：15℃－25℃；相对湿度选定范围：35％－45％。（7）归档电子档案的份数实行三套制。电子档案按规定须归档三套，一套归档保存，一套提供利用，一套异地保存。这是因为电子公文在利用时可能造成其损坏，必须有一套保存不用；电子公文归档后存储载体很难长期保存，必须多套保存，以防不测；电子公文如仅在一处保存，如遇档案安全事故就无法恢复全部档案。四、电子档案的移交和接收档案移交前检验项目包括：1、载体有无划痕，是否清洁；2、有无病毒；3、核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；4、核实登记表、软件、说明资料等是否完全；5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》的相应栏目。档案保管部门会按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，将退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。（二