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外贸函电写作技巧

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A.文法上

1.切忌主客不分或模糊.例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreport

wasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.”应改为Decidingtorescindourearlier

estimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We决定呀,不

是report.)

2.句子不要凌碎.例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofour

previousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起.

3.结构对称,令人容易理解.例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentions

andthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:Theowner

questionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

4.单众数不要搞乱,不然会好刺眼,看不舒服.例如:Anauthorizedpersonmustshow

thattheyhavesecurityclearance.

5.动词主词要呼应.想想这两个分别:1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions

thatisunderbudgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted.

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6.时态和语气不要转变太多.看商务英语已经是苦事,不要浪费人家的精力.

7.标点要准确.例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitorthe

equipment.改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

8.选词正确.好像affect和effect,operative和operational等等就要弄清楚才好用

啦.

9.拼字正确.有电脑拼字检查功能后,就更加不能偷懒.

10.大小写要注意.非必要不要整个字都是大写,除非要骂人,:,例如:MUSTchange

toOSimmediately.外国人就觉得不礼貌和喝令人一样.要强调的话,用底线,斜字,粗

体就可以了.

B.文体

1.可读性.对象是大学程度的话,用高中的英文就行,不要以为人人

都是语言大师.多用短句(15-20字吧),技术性的字,就更加要简单易明.

2.注意段落的开头.一般来说,重要或强调的事情都放在信件或段

落的开头,而句子就放在最尾.例如:1.Becausehewasunabletoattendthe

meetingpersonally,heforwardedhiscongratulationsoncassettetape.2.He

forwardedhiscongratulationsoncassettetapebecausehewasunabletoattendthe

meetingpersonally.两者强调的事情就有分别了.

3.轻重有分.同等重要的用and来连接,较轻放在次要的句子里.

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4.意思转接词要留神.例如:but(相反),therefore(结论),also(增添),

forexample(阐明).分不清furthermore和moreover就不要用啦.

5.句子开头不要含糊不清的主词.例子:Thesedecisionshavebeenabig

disappointmenttothecommitteemembers.Theyh