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财务报账制度及报账流程

为加强财务管理，规范公司报账流程，现根据公司经营
活动的特点，特制订本制度及报账流程。
一、所有经济业务必须取得合法票据
1、合法票据指正式发票、财政票据、合同协议等，普通收
据及白条一律不予报销。
2、一般纳税人单位必须取得增值税专用发票，尽量不和小
规模纳税人或个人做业务，如必须，需要做出合理解释。
3、无法取得发票的，如从个人处采购材料、接受劳务等，
单次500元以内的，可以提供收款凭证（应载明收款单位名
称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等信息）。
二、签字流程
经办人员、证明人（如有）签字——本部门负责人签字
——会计主管审核签字（审核票据真假，票证要素及真实性；
合规性；合法性，金额）——财务总监签字——需签字的有
关领导签字——董事长审批——到出纳办理相关手续。
现金会计凭相关人员审核签字后的票据进行付款，特殊
情况下有领导电话通知的付款要在第一时间找领导补签字。
三、结算管理
1、对外结算支付款项中，1000元以上款项不得用现金方式
支付结算。如确需现金支付，报销时需提供支付凭证（手机
银行、网银、微信、支付宝等支付工具转款记录打印附后）
2、对外支付款项由外单位经手人在单据上签字，不得由公
司员工代为办理，由出纳直接从对公账户支付给结算客户。
3、对大件采购或需签订合同的支出项目，必须提供合同，
按合同履行支付合同价款。
4、业务按谁经办谁负责的原则，对财务提供完整的财务数
据资料，并对未完毕的业务跟进直至业务结束。
四、报销（账）规定
本制度根据公司的实际情况，将财务报账分为日常费用
和工程费用。
（一）日常费用的报销
1、经办人员须在取得相应的合法票据后填写填写费用报销
汇总表，写明实际报销事由用途及金额，注明附件张数，金
额大小写必须一致，不得涂改并说明用途。

费用报销汇总表

公司名称：部门年月日

报销事由
及用途项目名称费用名称金额备注
附
件
共

张

合计
报销金额（大写）￥：
总经理审批：财务审核：部门主管审核：经办人：
2、交通工具费用的报销规定。属于本公司业务车辆的按公
司车辆管理办法，应据实列支产生的费用。
3、办公费报销规定。此类费用由公司行政部门统一管理、
集中采购，按费用签字报账流程办理。
4、低值易耗品、固定资产等的报销规定。由行政部统一采
购（采购时应两人以上参与）。行政部建立卡片、会同资产
管理部门、财务部门定期核对、行政部统一建立管理及领用
台账，定期公布领用结果。
5、业务招待费的报销规定
（1）县城内的招待费用由行政部统一安排，统一报账。
（2）部门因公需招待时，应事先申请，经公司授权领导审
批后方可招待。
（3）应填写“业务招待申请审批单”，注明招待时间、地
点、对方人员、己方陪同人员等信息（信息不齐可事后补记）。
事后反馈给行政部饭店名称、签单金额，供行政部核对账单。
业务招待申请审批单

日期年月日□早□中□晚饭店

招待单位招待人员共人

招待事由陪同人员共人

需用烟酒款项支付□现金□签单金额元

审批人：申请人：
（4）其它非公招待一律由个人承担。
（5）结算报账时行政部根据“业务招待申请审批单”，核
对发票、菜单，且所有票据信息需一致方可报销。
（6）县外需招待的，须经相关领导同意，回来报销时应填
写“业务招待申请审批单”
6、报销时效的规定
当月费用原则上要求当月报销。根据公司实际工作情况，
不能当月报销的，不可跨月超过2个月。当年费用必须在当
年内报销。如有借款，需及时到财务销帐，严格按照“前帐
不结，后帐不立”的原则。
（二）工程费用的报销（账）规定
1、一般规定
工程项目或采购业务中发生的费用由于数额较大通常
要签订合同或协议，其中要列有质保期限和金额方面的约定
及问题解决的办法等。合同或协议上要留有对方的地址、联
系人及联系方式。所签合同或协议要及时在报账时报送财务
主管会计一份以便登记备案。在签订合同或采购业务时，要
有两人及以上人员同时在场参加以保证其公开透明。而在此
之前还要先尽量多了解相关市场信息，做到“货比三家”。
（有关采购方面的制度执行公司招投标管理办法）
2、费用结算
（1）费用结算时一般要索要发票或单据，对于临时人工费
可以自己制作结算单据，所有票据上须有本单位的经办人、
证明人签字确认。票据上要有对方的盖章或签字。出票单位
或个人的名称要清楚，转款要转至出票单位。
（2）凡是购买材料的票据上，一定要标清物品的名称、规
格、数量、单价及金额（实在无法取得票据可自制）。
（3）物品采购一定要办理验收及分类登记手续，即使是马
上使用的物品也要在台账（仓库记收发存台账、办公室记资
产台账）上进行登记。票据的后面要附有材料入库单，采购
人、保管人签字。
（4）支付工程款由施工单位提出申请