采购与付款业务流程.doc

采购与付款业务流程（一）业务目的1。经营目的通过规范采购业务流程，保证采购业务按规定程序和适当授权进行，实现预期目的。2。财务目的保证采购与付款业务及相关会计账目的核算真实、完整、规范、防止差错和舞弊；保证帐实相符，财务会计报告合理揭示采购业务享有的折扣、折让。3。合规目的保证采购及付款业务、相关采购、招标协议等符合国家有关法律法规。保证付款、与采购有关的货币资金管理符合中国人民银行等国家有关部门的法规规定。（二）业务风险1。经营风险由于采购业务流程设计不合理或控制不妥，也许导致采购物资及价格偏离目的规定，或出现舞弊和差错。2．财务风险也许导致会计核算多记、错记、漏记物资采购成本和应付帐款以及其他应付负债，导致核算和反映不真实、不完整、不规范。3．合规风险也许导致采购业务解决违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁。（三）业务流程环节与控制点1．采购申请和采购计划（1）使用单位根据生产经营、建设需要和预算，提出采购申请。注明所需物资的名称、规格、数量、技术质量标准与规定等，经单位、部门领导审核后报仓储部门审核。★（2）仓储部门根据物资储备定额，符合储备定额的给予办理发货手续；定额局限性的编制物资请购计划，经部门领导审核后报采购部门。★（3）采购部门根据采购申请计划编制物资采购实行方案，报部门领导签字后再报主管领导审批。2．编制、审定采购实行方案（1）经审批的采购计划，交财务部申请资金计划。采购计划需按照货币资金内部控制制度的规定审批。★（2）采购部门依据经审定的采购实行方案和资金计划制定相关采购计划。涉及选择拟定采购价格、供应商、采购协议、采购物资的技术指标等。3．选择拟定采购价格及供应商（1）采购部门依据批准的物资采购实行订单和资金计划，通过询比价、招标、网上采购和公开采购信息等公平、透明的方式，并按公司物资采购的有关规定提出选择和拟定采购价格和供应商的方案，经部门领导审核拟定。★（2）需与供应商就价格、付款方式或供货质量及规定等进行谈判拟定的，由采购、财务及相关技术部门等人员组成谈判组，提出初步意见，报授权领导审定后由采购部门前头谈判。★（3）对公司规定实行统一采购的大宗或进口物资，应按公司的相关规定办理。属招标采购范围的，应组织采标采购。4．签订采购协议★（1）大宗、批量或比较重要的物资采购必须签订采购协议。协议文本由采购部门拟订，传送财务、法律或技术有关部门/岗位审核。★（2）财务、法律或技术部门/岗位依据职责权限对协议有关条款进行认真审核，提出修改意见交拟订部门修改协议文本。★（3）分管业务的领导和财务总监审定协议，交授权人员签订协议。协议需报财务部、检查部、法律部门等备案。原件留采购部门。（4）采购协议需要变更或提前终止时，应报原审批领导批准。重大协议变更需报公司总经理办公会研究批准。5．跟踪监督协议执行★（1）采购部门采购人员、协议管理人员及有关部门在协议签订后，应当跟踪并监督协议的执行。（2）物资采购、技术、设计等部门和需用部门对长周期运营的关键重要设备、材料实行过程监造，拟定监造方式，编制大纲，签订监造协议，贯彻监造负责人。（3）采购人员按照采购协议中拟定的制造周期、交货时间、工程项目进度计划贯彻催交催运措施，监督协议按期执行。6．采购物资验收入货★（1）质检部门对到货品资进行质量检查，出具质量检查报告书传送给采购部门、仓储部门、财务部门。★（2）采购部门编制物资入库单或系统自动生成入库单（入库单应连续编号），仓储部门对到货品资进行外观和数量检查并审核入库单，对符合协议规定的合格物资办理验收入库手续，并将入库验收单传送给财务部门和采购部门分别审核编制入帐，经会计主管复核后过帐；对检查不符合协议规定的物资，不得办理入库手续。★（3）不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案，报授权部门或人员审批后进行解决。7．发票检查、货款支付及核算记帐★（1）财务部门对购货增值税发票进行校验认证，未能通过发票认证的必须退回重新开具。将校验审核够的发票、采购协议、货品入库验收单等信息录入系统中生成会计凭证或编制会计凭证，经会计主管审核后过帐。（2）采购部门根据采购协议规定的货款支付方式及协议执行情况，提出采购资金支付申请，填制付款申请单并附采购协议、验收单据等付款依据，经采购部门领导审核签字后传送到财务部门办理货款支付和结算手续。★（3）财务部门收到采购部门的货款支付申请，一方面要对采购协议、购货发票、货品入库验收单等进行审核，同时相应付、预付帐款和分期付款等付款约定，以及采购享有的折扣和折让等进行审核，在审核确认无违反协议、程序和其他问题的情况下，编制付款会计凭证和填制银行付款单据，经会计主管复核、财务部门负责人审核签字后付款入帐。若需提前付款、更改协议约定条件的以及金额较大的，按规定权限报批。★（4）月末财务部门与