商业银行信贷业务档案管理规程模版-.doc

农村商业银行信贷业务档案管理规程第一条为规范本行信贷业务档案管理，保证信贷业务档案的完整、合法、安全与有效使用，根据本行综合档案管理及授信业务管理的有关规定，制定本规程。第二条信贷业务档案是指本行在办理授信业务过程中形成的，记录和反映授信业务工作情况并具有保存价值的各类资料的统称，是本行业务档案的重要组成部分。第三条信贷业务档案包括传统的文字、图表方式的纸质档案，以及影像、录音等以光盘、磁盘作为存储媒介的电子档案。纸质档案与电子档案在使用时具有同等效力。第四条信贷业务档案管理应遵循以下原则。（一）完整性原则：信贷业务档案资料要求内容完整，要素齐全。（二）及时性原则：授信业务流程中形成的信贷业务档案资料应及时移交、按时归档。（三）保密性原则：信贷业务档案涉及本行机密和客户信息，所有接触到信贷业务档案的工作人员必须严格保密。（四）集中统一原则：各经营机构及其他部门应配合信贷业务档案管理部门，对信贷业务档案进行集中统一的规范化管理。第五条信贷业务档案管理应践行绿色信贷理念，积极采取信息化、电子化等方式实现流程操作和资料重复利用，减少纸张耗费。第六条信贷业务档案实行分段管理，授信流程中各工作岗位分别对处于本阶段内档案资料的完整性、安全性和保密性负责。档案资料的真实性由资料采集人负责。第七条授信业务人员应在资料收集完整后，方可按业务流程移交后手进行后续处理，移交时应做好相应的登记签收手续。除非后手要求补充完善资料，否则不得再更换已移交的档案资料。已终审的信贷业务档案原则上不得更换档案资料。第八条信贷业务档案按重要程度和涵盖内容的不同可分成一类档案和二类档案。对不同类别的档案采取差异化的管理方式。1、一类档案是指在本行债权实现中具有重要意义的档案资料（见附件1），必须放入防火防潮并且加强安防性能的特制档案柜中保管，实行双人双匙管理。2、二类档案是指客户申请业务时提供的，以及本行办理授信业务过程中形成的各类纸质或电子档案资料（见附件2），在完成整理、扫描、排序和立卷等处理程序后，装盒入柜存放。第九条信贷业务档案实行专档专柜保管，专档指每笔信贷业务档案单独建档存放；专柜指保管档案采用专用的档案柜。特殊的档案资料，如录像带、磁盘、光盘等，应设置防磁柜存放，并标注资料关联的贷款信息。第十条已归档入库的信贷业务档案，应由信贷业务档案管理部门组织人员定期盘点库存，核对档案数量。发现库存不符的，应及时妥善处理。第十一条信贷业务档案的利用包括档案的借调阅和电子化两种形式。借调阅是指对已归档的信贷业务档案原件进行借出或调阅。信贷业务档案原件的借调阅应严格限制对象，并实行审慎的审批制度。电子化是指对信贷业务档案进行扫描，建立影像资料库，使用人员通过电子化手段查阅档案。信贷业务电子档案的查询应落实严格的分级或分类权限管理。第十二条信贷业务档案电子化时，已扫描完毕的纸质档案应当立卷整理后归档入库。凡建立有影像资料的信贷业务档案，均须有对应的纸质档案作为存档。第十三条一类档案中的押品权证、留置物权证，在标的贷款已结清时，信贷业务档案管理部门应及时退还给权利人。二类档案中贷款已经结清的部分，信贷业务档案管理部门应按年整理，移交给总行办公室综合机要室下设的中心档案库，移交前，应按综合档案管理系统导入数据的规范格式，形成结清贷款档案的数据清单。第十四条对已达到保管年限，按规定可以销毁的二类档案，信贷业务档案管理部门应积极配合总行办公室综合机要室下设的中心档案库，操作销毁事项。第十五条信贷业务档案管理部门应设置专门的档案库房，实行双人双匙管理，非档案管理人员进入库房需经信贷业务档案管理部门同意。第十六条信贷业务档案管理部门在日常工作中应加强库房的防火、防盗、防潮、防光、防高温、防有害气体、防尘、防虫鼠等“八防”工作，确保库房和档案的安全。第十七条信贷业务档案管理部门应建立巡库制度，定期清理库房和消杀，保持库内卫生整洁；定期对库房电源、线路、开关进行检查，清除安全隐患；定期对空调、抽湿、消防、安防等库房设备设施进行检查，维护设备设施的运转良好。第十八条信贷业务档案管理各流程所涉及人员应严格按照本规程要求履行工作职责。对违反本规程规定的行为，应按照本行授信业务违规处罚的相关规定进行问责。第十九条本规程自下发之日起执行，由总行信贷管理部负责解释、修订。附件1：一类档案分类清单1、押品的所有权证；2、留置物的所有权证；3、留存备份的贷款合同、借款借据等明确本行债权关系的法律要件；4、因风险控制要求，需做严格管理的资料，如车船上牌要件、议付信用证等；5、在逾期贷款本息催收过程中、在不良贷款清收过程中或在其他贷后管理工作中所形成的具有法律时效意义的催收回执和其他文件的原件。附件2：二类档案分类清单类型名称客户资料主体资格资料营业执照、税务登记证、组织机构