关于成立综合档案室的报告.docx

关于成立综合档案室的报告档案在人们的社会活动中和在各机关团体企事业单位的工作过程中，具有非常重要的用途。除了具有机关工作的有效工具、经济建设的重要依据、政治斗争的有力武器、科学研究的必要条件等一般功能之外，还有其人们在社会活动中具有的其他文献所不能代替的作用。简单来说就是档案的凭证作用和参考作用。因为，档案是自然形成的，这种形成的自然性，决定了档案记录历史情况的客观性和真实性，是令人信服的历史证据。由于我院自建院以来，形成的各种文件与材料非常多，而且文件种类也比较杂，属于文书档案，相比专业档案的范围划分与规范管理，具有一定的复杂性。这就需要对其进行科学、规范的管理，进而增强其利用价值。所以，我院成立综合档案室是非常有必要的，也是需要提到议事日程上来的一项重要工作。这就需要院领导的亲自决策以及相关科室的密切配合，只有大家通力合作，成立档案室的工作才能稳步扎实的向前推进。基于此，我谈一下成立综合档案室的初步设想，向院领导做一下汇报：１、确定归档的文件和材料文件和材料，医院的每个职能科室都会产生，这就需要确定档案的归档范围。也就是说哪些科室的文件和材料需要归档，哪些不需要归档，确定之后，相关科室的文件和材料必须全部纳入归档范围，送交档案室进行统一编号归档。对于我院来讲，我个人认为应该进行如下划分：党群类、行政类、人事类、会计类、医疗护理类、预防保健类、基建类、设备类、声像类、实物类。２、确定归档流程目前我院的文件收发流程过于混乱，没有一个专门机构进行统一管理，给院领导查阅带来的难度。如政府部门和上级卫生单位下发的文件、通知等，以及我院相关人员参加各类会议，都会带回一些文件和材料，往往谁参加谁保管，这就给档案的搜集汇总带来了难度，有些文件可能领导都不清楚。所以领导应该确定，凡有这种情况，相关人员必须第一时间把文件和材料送交到档案室进行归，不得私自留存，有需要者可以留有复印件，然后由档案室工作人员进行微机录入，并编制档案目录汇总表，以方便领导及相关人员查阅。３、确定档案室的工作场所因为有些档案是属于机密档案，不是什么人都能查阅，再者相关文件和材料也比较多，如果没有一个固定场所进行搜集整理、分类保存以及日常管理，这项工作将很难开展。这就需要领导确定档案室的工作地点，需要建筑面积相对大一些的空间以便工作。待档案归档完毕，还要对档案库房进行必要的建设并配备相关的设备和设施，以增强档案的安全性。以上这些都是亟需解决的，只有这些落实到位，才能进行档案室的下一步具体工作，否则档案的归档工作将无法继续，还望院领导研究、确定。院长办公室：王淑妍2013年1月15日