企业档案管理创新分析.docx

企业档案管理创新分析摘要：企业概况是一种基本且有价值的企业资产，由企业活动产生的各种可保留类别和物品组成。这些服务包括日常审计、审计、检查、总结、经验评估、决策和决策过程、索赔保证、校对等。本文对企业文件管理领域的创新进行了分析。关键词：企业档案；管理创新；分析引言传统档案管理工作主要以人力为主，负责收集企业内部数据信息，并建立档案，确保档案的安全性，提供档案查阅服务。但传统档案工作有着明显的局限性，随着企业经营时间延长，档案资料愈来愈多，给予了档案管理人员非常大的工作负担，档案应用效果也不佳。故此，企业在开展档案管理过程中应该采用信息技术，创新档案管理工作方式，发挥档案的价值。1企业档案管理现状档案工作是一项“记录历史，服务现在，替未来着想”的事业，在实际工作中，大多数人的档案意识淡薄，企业领导不重视档案工作，档案管理人员基本上是办公室兼职人员，要负责办公室各项事务，同时承担着档案工作，因为大多数人并没有将档案工作看成重要岗位，觉得档案部门是“收资料、看库房、养老的”最佳场所，所以，档案工作不被人重视，对档案人员的专业素质更是不值一提，好像随便找个人就可以胜任这份工作，只要看好“资料”不丢就可以了。大多数人认为企业建立档案室，将资料放到档案室就是档案了，部门放不下的资料才会想到档案室，重要的资料还在部门或个人手中，全员的档案意识不强，对档案认识不够。因此，必须提高全员的档案意识。2档案管理内容2.1标准建设①内容：主要确定建档标准，确保所有档案内容无遗漏、真实可靠。如人事档案在建档时，要统一工作年限、年龄、党龄等计算方法，避免出现标准不统一的情况。对于部分音频、视频进行内容管理时，要明确纳入标准、主体要素、记录标准等；②制度：制度是企业档案管理标准化具体表现，也是企业开展档案管理工作的重要依据。企业在进行标准化制度建设时，需要将所有管理内容进行充分细化，并且为每一项管理内容建立完善、细致的管理制度，让档案管理人员可以依据制度开展各项工作；③方式：所有档案管理内容均按照流程化进行管理，从信息处理工作开展再到提出建议，均需要设置明确的管理流程。2.2基础投入档案管理工作需要投入大量且持续性的资源，才可以推动档案管理信息化工作不断开展。在信息化档案管理工作期间，企业应该给予档案管理部门充分地物质与资金投入，具体表现在以下几个方面：采购基础设施：主要包括采购网线、电子计算机、档案管理软件、硬盘、办公桌椅等。考虑到各个企业经济实力不同，一次性全部采购齐全信息化管理基础设备，可能会给企业造成经济压力，企业可以制定基础设施采购计划，分批次完成采购工作；阶段性投入：档案管理基础设施不同于其他产品，需要定期更换，并提供必要的资金支持，才能够确保软件可以提供持续服务，档案管理人员可以不断升级管理系统。3创新发展对策3.1实施集中统一管理，提升档案安全保障水平国家档案局《档案馆安全风险评估指标体系》对于档案安全管理提出了非常严格的专业化要求。参照此标准，在写字楼有限办公空间里，基层企业分散实施档案库房改造，不仅在人、财、物各方面均需大量投入，还存在物业协调难度大，成本高、周期长的问题。因此，在写字楼内规划统一的档案层，集中管理大楼内所属企业档案，通过建设标准档案库房，统一配置消防报警、恒温恒湿、视频监控等系统，设置统一的阅览室、整理室和办公室，不仅能显著节约办公空间、时间成本和资金投入，也能解决分散改造不利于物业租赁的难题。3.2推动档案信息化建设，以信息化引领档案工作随着信息的快速增长，文件数字化和信息检索变得越来越重要。为了改进文件信息的构建和文件的现代化，各个级别的公司都必须努力将文件信息集成到企业信息流程中，实现统一的部署和同步实施。无缝地将文件管理系统链接到企业系统，以确保文件分发部门监视电子文档的创建、收集和归档。同时数字化文件，加快存储处理速度，并改进从传统存档空间到数字存档的过渡。3.3提高档案工作者的培训能力和业务质量档案工作人员的责任感和业务质量是档案工作的重要保证。由于信息技术的迅速重复和单个文件系统的日益扩散，文件管理人员作为文件管理的实施者和文件信息的核心部分，必须具备信息处理方面的专门知识和知识。所有级别企业应进一步提高对档案工作的重视，积极协调人力资源管理部门，落实专职人员配备，并加强对现有档案人员的岗位培训，着力加强信息化应用方面的专业培训，可通过邀请外部档案专家开展档案咨询服务，借鉴好的档案工作经验和方法，同时充分发挥企业内部档案专家传帮带作用，交流管理技术及业务技能，建立适应企业档案事业发展需要的高素质人才队伍。服务创新工作（1）便捷性服务。档案管理开展过程中要具有便捷性优势，方便企业职工查阅档案信息，解决时空限制问题；（2）高效性服务。档案是企业决策的重要依据信息，档案内容与时俱进，涉及内容愈加全面，其应用价