企业档案管理创新研究.docx

企业档案管理创新研究一、企业档案管理功能服务模式创新1.构建信息开放中心随着信息社会的日益发展网络信息资源的日益丰富以人力和传统的“实体保管”的档案管理方式已不适应今天档案资源的管理与服务构建基于WEB平台构建太钢档案管理服务模式提供全方位开发利用开展企业档案的开发利用工作是提高档案资源效率的重要手段针对档案资源的开放利用和回收越来越多的企业通过构建信息开放中心的方式来推动企业适应时代的发展为优化传统档案服务方式利用信息化手段发挥新的服务方式企业档案开发可以积极地探索档案宣传的内容、重点和方式上的问题而实现信息开放的多元化有多种途径:首先需要通过网络资源的形式建立支持用户通过登录系统的信息查询方式其次针对客户的实际需要企业在对档案信息管理的问题可以通过电子邮件等多媒体方式进行远程服务与此同时为延伸档案资料的服务时间和空间企业应该适应时代的发展建立高效的信息系统最后为方便用户检索信息资料利用资源网定期发布档案服务数据包、构建档案数据库当然我们不能忽视对企业档案资源的编研与利用而针对这一方面所出现的问题信息开放中心还可以在分析档案原始信息的基础之上为形成信息含量高、具备针对性的档案产品以保证企业得到充分发展对档案原件的价值进行开发。2.进行深化层次编研充分优化档案原始信息是档案资料的编研工作的重要内容同时我们必须要注意到的是档案资料主要是针对企业的日常工作以及实际的数据和运行需要等诸多方面必须对原有数据进行整理根据现实工作的实际需要对所需信息进行处理而出来的工程是根据企业现有馆藏经所需信息根据实际工作种类和企业运行的各个阶段进行分类处理但同时要保证信息的真实性对于有价值的信息进行汇总而这些步骤都是为保障企业的档案编研符合企业的利益需要可以为企业良好、稳定的发展提供有力的依据在实际操作中企业倘若要想改善其档案信息资料管理必须要注意以下事项:第一针对档案数量繁多种类多样的信息的实际需求情况档案资料的处理要以优先级的方式有序进行第二因为企业档案资料对于企业自身利益密切相关在其编研的工程中我们必须请要具备丰富经验的档案专家来进行以保证其档案资料处理的合理性与科学性第三在档案资料内容处理上对于来自企业管理部门或者国家行业协会的指导性文件档案应定期编研汇总第四档案资料处理的过程中充分发挥档案资料的价值必须保障编研资料能够及时提交档案资料也必须按照周密的时间流程来进行保证编研资料的全面性和概括性而对于涉及企业生产具体细节的资料则编研时更应注重其细致性和完整性。3.强化规范化制度化建设建立工程档案检查考核制度项目前期预知管理项目开工统一档案管理标准项目实施阶段实时监控项目交工阶段总结反馈的各个阶段等都所属于企业项目工程全过程管理的主要内容针对项目档案的分散管理制度不完善业务监督、指导力度不足;工程档案残缺、不完整、不能准确地移交归档的现状首先为保证归档资料及图纸的准确、完整必须建立健全档案各项规章制度其次建立健全档案资料保证金制度在项目工程的初期阶段抓起档案人员参加重要设备的开箱验收及时做好传递和变更记录其次大力推行对电子文件档案在工程档案中运用做到企业档案为企业文化建设服务为企业的文化建设提供详实的素材同时为保障基建档案管理工作流程与优化文书档案管理工作流程与优化会计档案管理工作流程与优化经营档案管理工作流程与优化必须建立工程档案检查考核制度针对档案管理的实际情况对于有价值的信息资料进行定期的汇总和检查对于那些对于企业发展没有借鉴意义的资料进行处理合理分类和汇总。二、结束语针对现行企业资料档案处理出现的诸如基础设施不到位、处理信息的方式落后、有些基层的档案室甚至还处于手工操作的阶段等诸多问题给企业所带来的如档案信息处理效率低、开发速度缓慢等困境函需一个新颖的档案信息处理新思路、新方向为了使档案资源真正成为企业的持续发展的助力充分发掘档案资源的价值必须积极探索档案服务的新模式本文结合具体企业的实际情况所提出的档案资料管理的创新方式以及如何完善档案资料的管理的解决方案是我们根据企业在实际工作中所出现的问题而提出来的具有很强的实际操作性以及现实应用性虽然本文对该问题提出了相应的解决方案然而作为以盈利为目的的单位企业必须从实际出发把握好资料档案管理的每一个阶段。作者：张秀华单位：吉林省东北亚铁路集团股份有限公