XZ-002档案管理制度.doc

XZ-002档案管理制度编号LYS-B/02公司档案管理制度版本A/0页次第页编制审核核准受控状态分发号生效日期1、总则1.1为了加强本公司档案管理和利用工作，使档案更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》等有关法规，制定本管理制度。1.2本管理制度适用于公司各部门及下属各企业。1.3公司档案室是储存公司各部门、企业在各项管理工作、经营活动中形成的具有利用保存价值的文字、图表等不同形式的文件资料的中心，是公司工作的组成部分，是维护本公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。总经办应加强对公司档案工作的管理，维护多年档案资料的完整、准确与安全，积极提供档案资料为公司各项工作服务。1.4公司下属各单位的档案室是负责所在本公司档案材料的收集、分类、整理和送交工作的分中心。2、档案机构及职责2.1公司档案室建立在总经办的领导下，统一管理公司各种门类的档案资料，并肩负着指导公司各部门档案工作的责任。2.2公司各部门应配备适应档案工作需要的专、兼职档案人员，负责本部门平时在业务工作中形成的文件资料的收集和归档工作。2.3档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业知识和技能。2.4公司档案工作管理部门的职责2.4.1贯彻执行国家有关档案的法律、法规和方针政策；2.4.2建立健全公司档案工作的规章制度；2.4.3负责确定公司档案归档范围和保管期限；2.4.4负责公司档案的收集、整理、编号、归档工作；2.4.5负责编制检索工具，积极提供档案为各项工作服务；2.4.6负责对公司档案工作进行协调、检查、评比与指导。3、文件材料的形成与归档3.1公司所有的文件资料是公司各部门在工作、生产、经营活动中形成的，具有一定保存和利用价值，是公司的宝贵财富。各部门档案工作人员必须完整、准确、系统地管理好文件资料，定期向公司档案室移交。3.2归档文件材料必须完整、准确、保持文件间有机联系，反映工作、业务活动全过程。3.3公司基本建设项目在签订协议、合同时，应当明确各方在编制和移交竣工档案方面的责任，以及移交范围的要求和时间。3.4归档范围3.4.1上级机关文件材料3.4.1.1上级主管单位召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；3.4.1.2上级主管单位颁发的属于本公司主管业务要贯彻执行的法规性文件；3.4.1.3国家领导人、上级领导等视察、检查本公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；3.4.1.4上级主管单位转发给本公司的文件（包括报纸、刊物转载）。3.4.2应归档的本公司及直属各公司的文件材料；3.4.2.1本公司召开的代表会议、工作会议的全套文件以及音像资料；3.4.2.2本公司领导会议记录、纪要、专题会议材料；3.4.2.3本公司颁发（或与外单位联合颁发的）各种正式文件的签稿、印制本以及重要文件的修改稿；3.4.2.4本公司请示与上级单位的批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件；3.4.2.5本公司与其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；3.4.2.6反映本公司业务活动的科学技术管理的专业文件材料；3.4.2.7本公司检查下级单位工作、调查研究形成的主要文件材料；3.4.2.8本公司汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）；3.4.2.9财务报表、凭证、帐薄、审计税务、预（决）算等文件材料；3.4.2.10公司内部机构在工作活动中形成的重要文件；3.4.2.11内容重要的来信、来访、领导批示和本公司处理来信来访形成的记录、摘要、调查处理报告，统计分析等材料；3.4.2.12领导人公务活动形成的重要文件、电报、电话记录，从外单位带回的与本公司有关的未经文书处理登记的文件材料；3.4.2.13本公司批准的购置大中型设备的文件材料；3.4.2.14本公司直接管理的食品生产工艺、配料、专利证书等文件材料；3.4.2.15本公司成立、合并、撤销更改名称、启用印信及其组织简则，人员编制等文件材料；3.4.2.16本公司指定的工作条例、章程、制度、机构与工作流程等材料；3.4.2.17历史沿革、大事记、年鉴、反映本公司重要活动事件的剪辑、荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、音像等文件材料；3.4.2.18财产、物资、档案等交接清单；3.4.2.19编辑的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、标本；3.4.2.20与有关单位签定的各种合同、协议书；3.4.2.21本公司外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议记录、电话记录、音像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来文件；3.4.2.22各种普查工作中形成的文件。3.4.3应归档的同级单位和非隶属单位文件材料3.4.3.1同级单位和非隶属单位颁发的非本公司主