公司外来文件公文管理办法.docx

公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化,提高公文管理的效率和质量，特制定本办法.第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作.本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等.发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全.第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。第六条外发文件格式要求：（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体,加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）正文:使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文;排序层次依次为“一、”“（一）”“1、"“（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注;左侧装订。（三）附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称.如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX"）。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐.四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名.第七条公司所发各类正式公文实行统一管理，使用统一格式、编号,行文要求规范准确。草拟公文应做到：（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定.（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，简明扼要。（三）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度.第八条发文由发文部门按照规定格式要求草拟好文稿，填写《XX公司外发文件处理单》（附件3），送部门负责人、法务、业务负责人审批。第九条公文正式印制前，将《XX公司外发文件处理单》和外发文稿送至办公室行政文秘组进行复核，复核重点：审批手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核，如无需修改可直接登记、编号、盖章、归档；如需要对文稿进行实质性修改的，应按程序返回修改。第四章外来文件管理第十条外来文件办理主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。第十一条拟办对于公司所有来文（包括部门及个人所收取的各类来文），由办公室行政事务组按文件内容和缓急程度填好《XX公司外来公文收文处理单》（附件4），办公室负责人提出拟办意见，上报相关领导阅批。具体程序如下：（1）对于一般性文件，由办公室负责人提出拟办意见，报业务负责人阅批.（2）对于重要性文件，由办公室负责人提出拟办意见，经业务负责人审阅后，报总经理阅批.第十二条批办时限办公室负责专人根据文件要求的时限在收文处理单上标明缓急程度，并随时了解文件去向。（一）一般文件应于文件送达之日起2个工作日内阅批。（二）急件应于文件送达当日内阅批.（三）特急件应随送随阅批.第十三条承办办公室行政事务组按相关领导的批示，将文件送达有关部门办理.承办部门应认真负责，及时办理不得延误。承办人办结后，在收文处理单上填写办结反馈情况。第十四条催办办公室行政事务组按规定的时间提前向承办部门询问办理结果，以保证公文及时办理完毕。第十五条发给公司但未写明具体收件人姓名及部门的信件，统一由办公室商务中心登记后，交由办公室行政事务组负责处理。第四章附则第十六条本制度由公司办公室负责解释.第十七条本制度自颁布之日起执行。附件：1、XX公司外发文件红头模板2、XX公司外发文件信纸模板3、《XX公司外来公文收文处理单》4、《XX公司外发文件处理单》二一四年十一月三十一日