外来文件管理办法.doc

台冠金属制品有限公司
外来文件管理办法

文件编号：TK-TS-WI-01-02
版本：A.0
制订日期：2006-06-10
修订日期：
拟案单位：品保部

发行章：

发行编号：

核准审核拟案

台冠金属制品有限公司
外来文件管理办法文件编号TK-TS-WI-01-02总共页次3页文件修订履历版本修订理由与内容简述修订页次制(修)订日期A.0
A.1

A.1

A.1首版发行
将6.2.1改为:相关部门在接收到客户所提供的
规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注
明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所
需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
将6.2.5请接收部门在[收文部门主管确认]栏内签字确认,删除.
将6.7.1改为:外来文件及资料如有变更或修订，
新的外来文件发行时其旧版之文件将自动作废
。作废之文件由文管中心统一收回处理。

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3/32006-06-10
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2006-10-20

2006-10-20台冠金属制品有限公司
文件名称外来文件管理办法文件编号TK-TS-WI-01-02版本A.1文件类别WI页次1/31.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：
3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：
4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：
流程责任部门相关说明表单外来文件
确认、转交

外来文件接收
外来文件
编号、分发

借阅与归还
外来文件
更新或作废

外来文件管理

文管中心相关相关部门接收到外来
文件须交文管中心统一办理[外来文件收文
登记表]相关单位主管

[外来文件管
制一览表]文管中心

[文件发放与回
收记录表]文管中心[外来文件管
制一览表]申请人
文管中心
依申请期限归还
[文件资料借阅
登记表]文管中心[文件申请表]
[文件销毁记录表]6.内容:
6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:
6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客
户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，
转交文管中心统一办理。台冠金属制品有限公司
文件名称外来文件管理办法文件编号TK-TS-WI-01-02版本A.1文件类别WI页次2/36.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:
6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：
CUS-------------------------------------------
顾客转来部门及客户代号公元年度流水号
之文件后二码
6.3.2有关法律、法规方面之外来文件
LAW-----------------------------------
代表法律部门代号公元年度流水号
法规后二码
6.3.3部门代号：氧一A，氧二B，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
6.4外来文件的分发
外来文件如须分发时，品保部须将文件名称、编号、分发日期登记在[文件发放与回收记录表]内，以便追踪。
6.5外来文件管理:
6.5.1.品保部负责有编号的外来文件的管理。
6.5.2.外来文件须依类别存放在文件夹中并标识。
6.6借阅与归还：
6.6.1须借阅外来文件者，应向品保部办理借出，借阅人须在[文件资料借阅登记表]上登记，并签名。
6.6.2.借阅人在借阅期满时，应主动归还所借出的文件，品保部须在[文件资料借阅登记表]上注明归还