文件控制程序.docx

文件控制程序1目的对环境管理职业健康安全管理体系和安全标准化文件的编制审批更改发放识别处置和归档进行控制，确保文件的充分性和适宜性，使与管理体系运行的有关场所得到和使用相应文件的有效版本2适用范围本程序适用于环境职业健康安全管理体系和安全标准化有关的各类文件3职责3.1安环部负责本程序的编制更改和组织实施，并负责控制《环境职业健康安全管理手册》程序文件等管理体系文件和安全标准化相关文件的编制审批更改,确保文件的充分性和适宜性3.2行政办负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本同时负责体系文件的处置和归档外来文件的管理4工作程序4.1文件的编写审核批准及发放我公司文件的编写和更改审核批准及发放按下列规定执行序号文件类别编写更改审核批准发放1管理手册安环部管理者代表总经理行政办2程序文件安环部管理者代表总经理行政办3作业文件相关部门管理者代表总经理行政办4外来文件按原编号管理行政办负责人管理者代表行政办4.2文件的编号序号文件名称文件编号编号含义1环境职业健康安全管理手册HS/ESM-AHS:马龙县金成建筑有限责任公司E:环境S:职业健康安全M:管理手册P：程序文件W:作业文件2程序环境安全）文件HS/ESP-A-**-XX3程序（安全）文件HS/SP-A-**-XX4程序（环境）文件HS/EP-A-**-XX5作业安全）文件HS/SW-A-**-XX6作业环境）文件HS/EW-A-**-XXR:记录A:版本随版本的变化调整）**:标准条款号XX:序列号7安全记录HS/SR**-XX环境记录HS/ER**-XX4.3文件的标识4.3.1文件的标识包括受控状态版本发放号等标识4.3.2文件根据受控状态可分为受控文件和非受控文件,公司内使用的文件均为受控文件，非受控文件一般是为某种需要提供给我公司以外的人员使用受控文件在文件的首页需加盖红色受控”章4.3.3为确保文件能够得到有效控制，用版本号发放号修订状态进行标识版本号采用大写英文字母AB.・..表示第一版第二版;发放号用阿拉伯数字0102表示;修订状态通过文件修更改记录表进行记录4.4文件发放4.4.1行政办进行文件发放,发放范围应确保文件使用的各场所都能获得适用的有效版本,并填写《文件发放/回收记录》，由文件领用人签字确认4.4.2若文件使用人因文件破损，严重影响使用时，应交回破损文件，换发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号行政办负责将破损文件销毁4.4.3若文件使用人将文件丢失，须经部门负责人批准后，到行政办办理申请领用手续补发文件应给予新的发放号原发放号作废，由文件管理人员在《文件发放/回收记录》上注明4.4.4外来文件由行政办根据需要发放至各相关部门,并填写《文件发放/回收记录》4.5文件的评审与修订4.5.1文件的评审4.5.1.1评审的频次:正常情况下,每年组织评审一次;当出现以下情况时，可随时组织评审A法律法规发生变化；B生产装置和工艺技术发生重大变化；C安全生产相关的组织机构发生重大变化；D管理机构的管理职责发生重大变化时；评审组织:文件的评审，本着制订部门组织相评审的原则评审内容入与法律法规符合性；B与企业发展总体水平的相适应性；C与工艺流程和装置变化的相适应性；D文件之间的相容性和匹配性；评审输出评审结果作为安全生产制度修订的主要依据之一评审结果要形成书面材料，反馈给参加评审的人员和审批人4.5.2文件的修订4.5.2.1正常情况下，文件的修订每两年组织修订一次当出现以下情况，可随时组织修订A法律法规发生变化，现行文件与之出现冲突，或不能充分满足法律法规要求；B生产装置和工艺技术发生重大变化；C新装置新产品投产，现行文件不能覆盖其管理要求；D组织机构发生重大变化，需重新分配职责；E各级人员素质发生较大变化，文件的要求已经充分转变员工的自觉行动；4.5.2.2修订组织:文件的修订，本着制订部门组织修订的原则,当制订部门发生职能变化时，由该职能的后续承接部门组织必要时，需了解该文件的制订的原始背景4.5.2.当文件需要更改时，由相关部门填写《文件更改申请单》并按4.1条规定进行审批行政办将《文件更改申请单》下发至各相关部门，当文件换版或更改时，原版文件及改前内容自动作废4.5.2.4领用文件的部门在收到《文件更改申请单》后,各相关部门采用换页或局部双线划改）等方式更改，并在《文件更改记录表》上做好记录《〈文件更改申请单》由行政办保存，其他部门在文件更改后可销毁4.6文件的管理4.6.1文件使