国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定.docx

国电电力青海新能源开发有限公司档案管理规定一总则1为加强公司文书档案的科学规范管理，提高文书档案工作质量，保证和维护档案的安全完整,进一步充分发挥档案的功能，提高利用价值为公司经营管理直接服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》及档案法实施办法，结合本公司实际情况特制订本暂行规定2本规定所称档案，是指公司在经营管理活动中形成的各种有保存价值的资料,包括文本资料电子记录资料声像资料和实物资料等3公司各部门分子公司所有员工均有保护公司档案的义务4公司的档案工作实行统一领导，分级管理，定期归档的方式,共同做好档案资料的收集保管整理立卷和归档工作二档案管理的机构和职责1公司行政部为公司档案管理的主管部门，对公司的档案资料实行统一归档和日常管理2公司档案工作实行部门收集整理，档案室统一归档的原则3各部门为档案管理的分管部门，由指定专人负责本部门的档案资料收集保管和移交归档工作4行政部档案管理员和各部门档案管理员兼职）均为公司的档案管理工作人员，应保持相对的稳定，各部门专兼）职档案管理员名单须报行政部备案，如有变动须及时通知行政部5档案管理员出现工作变动或离职，应将其经办或保管的档案资料向接办人移交，严禁擅自带走或销毁6档案管理员应当忠于职守，遵守公司《档案管理规定》和《保密规定》，保守公司秘密，不得向其他人员泄露档案内容三档案的收集1坚持部门收集管理资料的原则各部门分子公司专廉）职档案管理员按本部门资料的归档范围负责及时收集管理本部门的资料，即把好文件”质量关”,要检查文件及附件是否完整，文书处理程序是否完备,处理的来龙去脉是否注明,文件质量符合要求采取每月每季度或次年三月前移交公司档案室归档立卷，并办好交接签收手续2凡公司发出的公文含原稿正件和附件）一律由行政部统一收集管理3一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集立卷归档4公司与外单位签订的合同或协议，在用印时即按合同约定的份数收取归档5召开的各种重大会议，由会议主管部门将会议纪要会议材料声像资料等向行政部移交，季度统一向档案室移交6其他声像档案的收集应在声像资料形成后一个月内随立档部门其它载体形态的档案同时归档归档的声像资料均必须为原版原件，照片含底片）四归档范围1公司应归档的资料包括:公司在日常工作和经营活动中形成的有保存和利用参考价值的文书资料工程资料图片和声像制品2上级部门发来的与本公司有关的决定决议指示批复命令条例规定等文件材料3公司对外的正式发文以及与有关单位来往的文书4公司对内进行管理规范事务的正式发文5重要的会议材料，参加上级部门会议带回的会议材料，公司内部会议的通知报告决议总结领导讲话典型发言会议纪要和会议记录等6公司的各种工作计划总结报告统计报表简报及合理化建议等7公司与有关单位签订的合同协议书和有关法律文书等文件材料8公司的财务报表账本凭证等9公司关于员工劳动人事工资福利方面的文件材料以及对员工奖励处分的文件材料10公司工程项目资料及有关报建审批手续和验收记录证明资料11公司的历史沿革大事记及反映公司重要活动的报道照片录音录像等12凡是加盖过公章未经正式使用文件资料的必须交回行政部五档案的立卷1公司各部门要坚持档案资料的平时立卷工作2各部门对处理完毕或保存的文件资料，由专兼）职档案管理员集中统一保管3各部门应根据业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料立卷使用的”案卷类目”"案卷类目"的条款必须简明确切并编上条款号4公文承办人员应及时将办理完毕或经领导签发的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专廉）职档案人员归卷5专廉）职档案管理员应及时将收集的文件材料，按照"案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内”对号入座”并在收发文登记簿上注明6公司档案年度立卷工作由档案室负责统一规范立卷，保证案卷质量,各相关部门专廉）职档案人员配合,共同做好档案的立卷组卷编目工作五文件归档与移交1各部门文档应于次年三月份以前向档案室移交；2《移交清单》见附表一）一式二份，清单上需包含的内容:文件名称文件号行文日期文件页数是否原件文件密级移交人监交人接收人信息3文件移交清单三方签字为有效4公司档案资料分类组卷由行政部统一规范，具体的分类标准为:先大类行政管理经营科研后勤）后部门（董事会行政人事财务部项目部等）再小类文件在前资料在后）5保管期限分为永久长期（50年）短期（15年）三种新规则对27年以后形成的归档文件，保管期限分为永久长期（30年10年）两种6确定文件材料归档范围和划分保管期限的原则是：（1）从维护公司历史面貌完整出发，用全面的历史的发展的观点，分析和鉴定文件材料的现实作用和历史作用，以文件材料形成部门的职能作