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Q/ZSD13中国水利水电第十三工程局有限公司企业标准Q/ZSD1320802006—2014质量环境职业健康安全管理体系文件控制程序2014-04-01发布2014-04-01实施中国水利水电第十三工程局有限公司   发布目  次前言II1范围12规范性引用文件13职责13.1公司领导13.2总经理工作部13.3公司总部各职能部门13.4各子公司、直属各单位14内容与方法14.1文件控制流程24.2文件编制、会签24.3文件核稿、批准、编号24.4文件分发24.5文件收取和阅办24.6文件执行及管理34.7文件作废、修订或更新35报告与记录1附录A（规范性附录）记录文件4前  言根据GB/T19001-2008&ISO9001:2008《质量管理体要求》、GB/T50430-2007《工程建设施工企业质量管理规范》、GB/T24001-2004&ISO14001:2004《环境管理要求及使用指南》和GB/T28001-2011&OHSAS18001:2011《职业健康安全管理体系规范》的要求，特起草本程序文件。本程序文件按照Q/ZSD1300102—2013《标准编写规范》和Q/ZSD1320801001-2014《管理手册》中的要求编写。本程序由中国水利水电第十三工程局有限公司总经理工作部归口管理。本程序修订部门：总经理工作部。本程序主要修订人：杨苏飞。本程序主要审查人：杨长才、索华炜、赵庆斌、刘佩河、方心畅。本程序2014年4月首次发布。文件控制程序范围本标准规定了中国水利水电第十三工程局有限公司（以下简称“公司”）文件控制程序管理的机构与职责、管理活动的内容与方法、报告和记录等内容。本标准适用于公司所有总部各部门、各子公司、直属各单位对各类文件的控制；适用于公司内部管理类文件（如：管理手册、程序文件、规章制度、管理记录等）、技术类文件（如：施工组织设计、施工方案、技术措施、作业指导书、工法、实施记录等）和外来文件（如：公司应执行的法律、法规、规章、标准、规程、外部相关方文件等）的管理。规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。《管理手册》《程序文件汇编》《中国水电十三局有限公司公文处理办法》《中国水电十三局有限公司办公自动化系统运行管理办法》《中国水电十三局有限公司PowerOn综合管理系统公文收发管理办法（试行）》职责公司领导按职责分工签发、阅批有关文件，并监督检查文件的执行情况。总经理工作部负责本部门业务范围内文件的起草、修订和维护，为本程序的主控部门；负责公司总部行政文件、外来行政文件的管理；负责指导公司各单位和总部各部门的文件控制。公司总部各职能部门负责管理和指导本部门业务范围内文件的起草、修订和维护；负责本部门业务范围内外来文件的阅处。子公司、分公司、项目部领导和部门职责参照本程序3.1、3.2、3.3执行。内容与方法文件控制流程内部文件控制流程发文：部门拟稿→部门负责人审核→相关部门会签→拟稿部门归纳整理会签意见→文件主管部门核稿→公司分管领导审批→文件编号登记（文件标识）→文件排版→文件复核（校对）→文件用印→文件分发→文件归档。（文件起草部门根据情况对文件修订、更新、作废或销毁。）收文：文件收取登记→文件主管部门负责人拟办→文件执行及检查督办→办结归档。外来文件控制流程文件主管部门登记→部门负责人拟办→传阅、阅办→督办→办结→验证归档→借阅。文件拟稿、审核、会签拟稿：内部文件一般由职能部门主管人员负责拟稿。审核：部门领导负责对起草文件进行审核签字。会签：起草的内部文件经部门领导审核签字后，送与该业务有接口关系的其他部门会签。文件起草部门要将会签意见进行归纳、整理、修改，意见不一致时，要进行协商。文件核稿、批准、编号核稿：总经理工作部对拟发文件进行审核，必要时组织有关人员会商、评审。批准：审核后的文件，按照公司行政领导工作分工送公司分管领导签发；总经理认为重要的文件，先由分管领导审核，再由总经理签发。公司总部部门发文一般由部门主任批准；公司分管领导认为重要的文件，由公司分管领导签发。编号：总经理工作部负责对拟发公文进行编号和登记，编号规则执行《中国水电十三局有限公司公文处理办法》中的有关规定，如：公司总〔2014〕22号。工程科技部负责对拟发标准进行编号和登记，编号规则执行《标准编写导则》的有关规定，如Q/ZSD13-0101-2013。外来文件仍沿用其原有编号，需要转发的，执行《中国水电十三局有限公司公文处理办法》。文件分发发放范围：由文件起草部门拟定发放范围，总经理工作部审核确认。文件分发：总经理工作部负责将清晰的文件进行分发，分发应符合确定的发放范围；部门发文由文件起草部