文件控制程序.docx

0/04ZS/CX/SB01文件控制程序，2003年9月26日生效0目的对与集团公司一体化管理体系有关的文件、资料进行控制，确保与一体化管理体系有关的场所使用有效的文件和资料。1适用范围适用于本集团公司一体化管理体系有关的文件、资料控制。2术语和定义2.1本程序中的术语采用GB/T19000-2000标准、GB/T24001-1996标准、GB/T28001-2001标准中的术语。文件持有者：经批准后领用一体化管理体系文件的保管人员。2.3格式文件：按《HYPERLINK"..\\ZuoYe\\GongSiBan\\WenJianBianXie.doc"文件编写导则》格式拟制的文件。3职责3.1文件批准3.1.1一体化管理手册的批准由公司总经理负责;3.1.2一体化管理手册的审核、程序文件的批准由管理者代表负责;3.1.3格式作业文件的批准由分管公司领导负责，非格式作业文件的批准根据需要由分管公司领导或者责任部门负责人负责；3.1.4技术文件的批准由公司总工程师负责。3.2责任部门3.2.1负责拟制职责范围内的程序文件、作业文件；3.2.2负责分发非格式作业文件；3.2.3公司办另负责拟制本程序并督导实施,负责印制分发格式文件；3.2.4企划部另负责拟制一体化管理手册，负责审核格式文件及其文件更改通知书与一体化管理手册的一致性、协调性。3.3文件持有者3.3.1维护一体化管理体系文件的规范性，督导有关人员履行文件内容；3.3.2按文件更改通知书及时更改文件内容；集团公司领导所持一体化管理体系的文件的更改，由公司办安排办理。3.3.3发现不妥之处向拟文部门提出修改意见；3.3.4妥善保存一体化管理体系文件，防止破损及遗失；3.3.5受控文件不准复制（除表格外）和对外借阅；3.3.6因故离岗时，将“有效文件清单”、“受控文件清单”及所列文件移交给继任人员，或将发文部门所发受控文件移交给发文部门。3.4项目部3.4.1负责对所在工程项目与一体化管理体系有关的文件和资料的控制；3.4.2负责根据工程项目实际制定落实集团公司《HYPERLINK"D:\\杨荷红\\MS\\ChengXu\\WenJian.doc"文件管理程序》文件的实施性文件,并定期对项目部及下属各工区执行该文件的情况进行检查,检查结果书面报公司办。工作程序文件拟制和审核4.1.1一体化管理手册由企划部拟制，管理者代表审核;4.1.2程序文件和作业文件由责任部门拟制,部门负责人审核,格式文件须送企划部审核；4.1.3程序文件拟制为格式文件，长期执行的作业文件可拟制为格式文件;4.1.4责任部门制定的作业文件必须与一体化管理手册和程序文件相融;4.1.5作业文件由责任部门提出文件发放范围。4.1.6文件需引用国标、部标、行业标准及政府法令、法规等有效资料，应注明出版社、版号、生效日期。4.2文件批准拟文部门将拟制后经过审核的一体化管理文件稿件按3款职责规定送交批准。4.3文件印制4.3.1批准后的文件由公司办打出清样，拟文部门负责校核。4.3.2公司办按照文件发放范围印制，并盖公司章和受控印章。提供给顾客的一体化管理体系文件不受控，应在文件显要处注明“非受控文件”，如有修改可不通知。4.3.3格式文件注明拟制部门/审核人/批准人，非格式文件需注明批准人。4.3.4受控文件应加盖受控印章，注明其受控号，格式文件的受控号与该套文件中一体化管理手册受控号相同；一次发放多份格式文件时，由公司办标注第一份文件的受控号，其余文件由文件持有者标注受控号。4.4文件收发4.4.1根据批准的发放范围，公司办分发格式文件，其它文件由拟文部门分发。4.4.2发文控制a)配发给机关相关岗位的文件，公司办/拟文部门填写“发文登记表”，文件持有岗位人员签字领取并负责保管；配发给机关部门的文件，部门指派人员签字领取并负责保管。b)凡是通过邮寄的文件，公司办/拟文部门应在“发文登记表”上记录清楚，对受控文件随同文件发出“收文回执”，收文单位/部门收到文件后，填写收文回执寄回或传真发文部门；非受控文件可以其它适当方式确认收文。4.4.3收到内、外部文件后，填写收文登记表。对外部文件，需转发执行的，即转化为内部文件，按有关规定办理；不转发而直接执行该文件的，该文件在使用上应受控，在文件的适当位置加盖受控印章，注明受控号。4.5文件更改4.5.1原文件拟制部门拟制更改内容，说明更改原因，注明更改标记和生效日期，对技术标准、政