常用办公软件应用技巧.ppt

MicrosoftOffice软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。WPS文字处理软件介绍（http://www.wps.cn/）。国产办公软件，兼容office文件格式，运行速度快，对于个人用户完全免费。复制：^C自动生成目录文档的修订表格、文本的相互转换1、对文本进行排版处理2、对标题进行级别的定义3、调整段落、字体，直到满意4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。WORD2003WORD2003一次保存/关闭多个打开的文件SHIFT快速访问常用的文档“工具→自定义”→“命令”→“内置菜单”→“工作”删除：“Ctrl+Alt+-（破折号键）”快速在多个文档间进行切换“工具→自定义→命令”→“所有命令”→“NextWindow”、“PrevWindow”快速查找文件“文件→打开”→“工具”→“查找”快速进行大小写数字转换“插入→数字”输入中文年份中的○“插入→日期和时间”快速复制文本选中文本→按住Ctrl键→按住鼠标左键拖放快速选中全部文档中重复的单词“编辑→查找”→输入要查找的字或词组→“突出显示所有在该范围找到的项目”→“查找全部”利用F8键快速选定文本按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状）快速返回上次编辑的位置Shift+F5用通配符替换文字“*”表示多个字符，“?”表示一个字符“编辑→替换”→“查找内容”中输入通配符→“替换为”中用鼠标点一下→“高级”→设置好格式→全部替换。使用自动图文集自动完成重复性键入工作选择文字→“自动图文集”→“新建”快速建立上、下标下标:“Ctrl+=（等号）”;上标:“Ctrl+Shift++（加号）”使你的列标题可见“表格→标题行重复”在表格顶端加空行“Ctrl+Shift+Enter”让字数统计结果随时显示在屏幕上“工具→字数统计”→“显示工具栏”调整工具按钮布局按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮给工具栏添加一个超链接按钮“工具→自定义”→右击工具栏上“插入超链接”→“分配超链接→打开”→“查找范围”→选择需要添加的链接（可以是应用程序、文件夹、具体文件）数据分列数据有效性快速填充单元格打印电子表格常用函数单元格的数据分列：是指将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。MicrosoftOfficeExcel......数据分类汇总1、向下填充1、为电子表格标上页码技巧:1.Excel大量数据同时输入的技巧打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“Ctrl＋Enter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。2.快速输入大写中文数字将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.3.Excel单元格文字随时换行在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。4.Excel中插入空白行如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。Excel中消除0值当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操作。打开“工具→选项→视图”，取消“0值”复选项前的√，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。6.快速隐藏在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。7.快速选定“空白”和“数据”单元格在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的方法就方便多了：打开“编辑→定位”，在“定位”窗口中，按下“定位条件”按钮；选择“定位条件”中的“空值”，再按“确定”，空白单元格即被