常用办公软件应用技巧.ppt

MicrosoftOffice软件为用户提供了文字排版、数据管理、商务演示等集成的商务办公解决方案，但是多数用户只利用了不到10%的基本功能。WPS文字处理软件介绍（http://www.wps.cn/）。国产办公软件，兼容office文件格式，运行速度快，对于个人用户完全免费。复制：^C自动生成目录
文档的修订
表格、文本的相互转换1、对文本进行排版处理
2、对标题进行级别的定义
3、调整段落、字体，直到满意
4、光标放在准备插入目录的位置，执行目录的插入。
5、目录级别的显示可以根据需求自行设置。WORD2003WORD2003一次保存/关闭多个打开的文件
SHIFT

快速访问常用的文档
“工具→自定义”→“命令”→“内置菜单”→“工作”
删除：“Ctrl+Alt+-（破折号键）”

快速在多个文档间进行切换
“工具→自定义→命令”→“所有命令”→“NextWindow”、“PrevWindow”
快速查找文件
“文件→打开”→“工具”→“查找”

快速进行大小写数字转换
“插入→数字”

输入中文年份中的○
“插入→日期和时间”快速复制文本
选中文本→按住Ctrl键→按住鼠标左键拖放

快速选中全部文档中重复的单词
“编辑→查找”→输入要查找的字或词组→“突出显示所有在该范围找到的项目”→“查找全部”

利用F8键快速选定文本
按下F8功能键（或者双击状态栏中的“扩展”文字），激活“扩展”状态（状态栏中的“扩展”按钮成激活状）快速返回上次编辑的位置
Shift+F5

用通配符替换文字
“*”表示多个字符，“?”表示一个字符
“编辑→替换”→“查找内容”中输入通配符→“替换为”中用鼠标点一下→“高级”→设置好格式→全部替换。

使用自动图文集自动完成重复性键入工作
选择文字→“自动图文集”→“新建”快速建立上、下标
下标:“Ctrl+=（等号）”;上标:“Ctrl+Shift++（加号）”

使你的列标题可见
“表格→标题行重复”

在表格顶端加空行
“Ctrl+Shift+Enter”
让字数统计结果随时显示在屏幕上
“工具→字数统计”→“显示工具栏”

调整工具按钮布局
按住Alt键，同时左键拖动工具栏按钮

给工具栏添加一个超链接按钮
“工具→自定义”→右击工具栏上“插入超链接”→“分配超链接→打开”→“查找范围”→选择需要添加的链接（可以是应用程序、文件夹、具体文件）数据分列
数据有效性
快速填充单元格
打印电子表格
常用函数单元格的数据分列：是指将一个单元格中的内容分隔成为多个单元格的列数据有效性：是为了防止在单元格中输入无效的数据。MicrosoftOfficeExcel......数据分类汇总1、向下填充1、为电子表格标上页码技巧:
1.Excel大量数据同时输入的技巧
打开需要输入数据的Excel表格，同时选中需要填充数据的单元格，如果某些单元格不相邻，可先按住Ctrl键并点击鼠标左键逐个选中单元格。接着松开Ctrl键，输入单元格中需要填充的数据，然后再按下“Ctrl＋Enter”组合键，则刚才选中的所有单元格就被同时填入该数据了。
2.快速输入大写中文数字
将光标移至需要输入大写数字的单元格中。在单元格中输入相应的小写数字。右击该单元格，点击“设置单元格格式”，从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项；然后从“特殊”列表框中选择“中文大写数字”选项。最后单击“确定”按钮即可.3.Excel单元格文字随时换行
在Excel中，我们有时需要在一个单元格中分成几行显示文字等内容。那么实现的方法一般是通过选中格式菜单中的“单元格”下“对齐”的“自动换行”复选项，单击“确定”即可，这种方法使用起来不是特别随心所欲，需要一步步地操作。还有一种方法是：当你需要重起一行输入内容的时候，只要按住Alt键的同时按下回车键就可以了。
4.Excel中插入空白行
如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。Excel中消除0值
当单元格计算结果为0时，默认会显示0，这看起来显然有点碍眼。如果在出现0时，单元格显示为空白，可如此操作。打开“工具→选项→视图”，取消“0值”复选项前的√，确定后，当前工作表中的值为0的单元格将全部显示成空白。
6.快速隐藏
在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号(列标)分界线的方法比较麻烦,有一个简单方法：在英文状态下，按“Ctrl+9”或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列。7.快速选定“空白”和“数据”单元格
在Excel中，经常要选定空白单元格，逐个选定比较麻烦，如果使用下面的