会议管理办法.docx

编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第页共NUMPAGES4页第PAGE\*MERGEFORMAT4页共NUMPAGES\*MERGEFORMAT4页文件名称会议管理办法文件编号修订次数版本编制部门编制审核批准生效日期第一条目的为确保公司会议的质量和效率，特制定此管理办法，以明确公司会议种类、会议组织、会务管理等内容，同时对会议进行整体性规划。第二条适用范围本办法适用于公司各部门召开的各项会议的组织与管理。第三条名词解释1、会议：会议是指三个或三个以上的人员（其中一个为主持人）集合于一定的场所，为发挥某种特定功能而进行一种面对面的多向沟通，并努力去达成某些共同结论的管理工具。2、会议议题：是会议要解决的问题。3、会议议程：是会议的议事时间顺序，会前要对议题进行排序。4、会议记录：是对会议进行情况和内容所做出的记载，属会议记录性文书。5、会议纪要：是对会议的进行情况、会议一致性意见和会议决定事项摘要整理而形成，要求与会部门共同遵守、执行的文书。并在会议记录的基础上进一步分析、综合、提炼而成的文件。第四条会议的种类1、会议的分类：（1）定期会议：也称例会，指公司各部门按照规定定期召开的会议。（2）不定期会议：召开没有特别规定，根据实际需要可随时召开的会议。2、公司会议规划表：会议种类会议名称参会人员召开时间会议时限会议主持人定期会议部门周例会本部门人员每周工作总结和计划安排不超过1小时部门负责人公司月例会总经理、副总及公司各部门负责人次月5日前，各部门对本月重点工作进行总结汇报，对下月重点工作计划提报公司领导。不超过2小时总经理或总经理指定人员业务分析会议外墙部负责人、涂装部负责人、萨米特品牌部负责人、商场店长、业务主管及业务骨干每月一次，时间为每月中下旬，对公司市场和业务开展情况进行分析，具体见会议通知不超过4小时总经理或总经理指定人员管理评审会议总经理、副总、公司各部门负责人每年的7月或11月中旬，对公司的方针、目标、管理进行检讨按照管理评审控制程序之规定总经理年终工作总结会议总经理、副总及公司各部门负责人每年年底前，对公司的年度工作进行总结，对来年工作拟定方针和目标不超过6小时总经理员工大会公司全体员工每年一次，春节假期前会议通知办公室不定期会议培训培训内容涉及人员根据每年的培训计划和公司具体需求会议通知行政人事部内部审核会议制度、流程监察小组每年的5月或10月中旬，对公司的制度、流程的执行性、有效性、适宜性进行系统的检查按照内部审核控制程序之规定制度、流程监察小组组长专题工作会议会议涉及部门及人员根据会议具体需求会议通知会议主导部门第五条会议准备1、定期会议由会议主持人在会议召开前三个工作日指定人员向与会人员发出会议通知，同时通知行政部做好会场的安排和布置。不定期会议需要行政部配合安排会场的，由会议主导部门提前一个工作日通知行政部和与会人员准备。所有会议记录人员由会议主导部门安排，办公室只负责总经理主导的全公司性质及本部门主导的会议记录。2、会议通知应该包含会议具体时间、地点、主题、主持人、记录人、参加人员、会议议程、会议特别要求等内容。3、会议通知人员应通过会议通知收取签署或电话确认的形式，与参会人员确认出席，并做出相应安排。4、会议主持人和参会人员在接到会议通知后都应分别做好会前准备工作，包括会议要点、汇报总结提纲及相关会议资料，并就有问题的部分与相关部门或人员事先进行沟通，以确保发言质量，提高会议效率。第六条会议纪律1、会议出席人员必须按时到达会场，未能准时出席者以迟到论处。2、部门负责人因故不能参加会议时应指定人员代替，并于会前向会议主持人请假并于行政部备案，未出席会议又未指定代理人，或请假未取得会议主持人同意者，以旷会处理。3、参会人员达到会场后，应如实填写《会议签到表》，漏签者以会议缺席处理。4、会议期间，与会人员应将手机调整为振动或静音状态。5、会议期间，每隔1.5小时休息10分钟。6、会议进行时间内，参会人员不得中途离席、不得会客、会外人员不得进入会场找人或交谈，也不得在会场上随意走动、接电话、倒水、上厕所等。7、与会人员应认真聆听发言，不得开小会或做与会议无关