会议管理办法.doc

会议治理方法第一章?总那么第1条为标准公司会议治理提高会议质量和效率制定本方法。第2条本方法适用于公司各级、各类会议的组织和治理。第3条主要职责。1.集团领导：负责重要会议计划方案及会议纪要的审批。2.集团行政治理中心：负责会议计划方案的筹划、落实以及会议的通知、考勤、纪律治理、后勤效劳等。3.集团各中心：负责相关会议组织、召开、参与、预备及会议决定的落实等。第二章?会议类型第4条固定会议。主要指公司级别的相对固定的大型综合会或专题会议等。会议名称召集部门会议周期参会人员议题和活动股东大会董事会年度每年4月股东、董事会成员、监事会成员；集团中高层以上治理人员和各分公司经理审议通过董事会、监事会工作报告以及财务工作报告公司年会企业治理中心年度春节前半个月左右分公司主要治理人员获奖人员部分工程经理总部全员年度工作报告、年度表彰、年终聚餐运营工作会议运营治理中心半年度过年后和6月底各分公司经理、运营负责人、部分工程经理；集团总部各部门负责人运营工作总结及座谈财务工作会议财务治理中心半年度过年后和6月底集团财务部门全员各分公司财务负责人财务工作总结及座谈质安工作会议工程治理中心半年度过年后和6月底集团工程部门全员各分公司负责人工程质量、平安、创优的总结与座谈公司例会企业治理中心每周周一召开公司高管各部门负责人上周严峻征询题及部门计划执行情况等第5条非固定会议。指各种非固定的专题会议、接待会议、研讨会以及其他各种临时会议。包括信息化会议、接待上级主管主管部门与合作单位的会议部门研讨会、培训会议等。第6条会议的方式。可分为现场会议、视频会议、会议等。年度、半年度的固定大型会议需要现场参与；其他会议可按照情况灵敏选择相应的会议方式但应保证一定的现场会议次数。第三章?会议计划第7条制定会议计划方案。按固定、非固定两类会议行政治理中心做不同的计划方案。1.固定会议计划：行政治理中心可在每年年末制定第二年的会议计划（不含每周例会）填写《会议计划表》并上报集团领导审批在第二年年初公布计划。2.非固定会议计划：各会议组织部门需在每月25号前向行政治理中心呈报会议需求填写《会议需求表》行政治理中心收到会议需求后进展统一规划制定月度会议计划填写《会议计划表》并将方案上报集团领导经协调确认审批后行政治理中心负责在每月30号公布下月会议计划安排。3.每周例会固定在每周一上午9:00在公司会议室召开特别情况需变动的应于上周周四发出下周例会变动计划的通知。第8条组织施行。行政治理中心负责协助其他部门组织会议其他部门负责详细的会议计划施行组织协调人员主持召开会议。第9条计划操纵。行政治理中心负责催促其他各部门执行会议计划当出现临时突发情况行政治理中心负责及时调整计划合理安排保证会议的顺利召开。第四章?会议预备第10条公布会议通知。会议通知由责任部门提早3天拟定（大型会议需提早7天）责任部门按《会议通知》模板（附件3）填写好内容通知的内容包括会议时间、参会人员、讨论主题、会议议程等经部门负责人确认后发给行政治理中心行政治理中心审核后进展公布。第11条会场安排。行政治理中心协助会议责任部门按照会议要求负责会场预备按照《会议预备确认表》预备好各类物品责任部门负责人和行政治理中心负责人进展确认。关于会议和视频会议应事先请公司系统治理员调试确保设备正常运转。第12条会议室使用。会议室的使用由行政治理中心统一安排行政治理中心负责安排清洁人员清扫会议室保持会议室的干净、整洁。临时需用会议室的部门及人员要通知行政治理中心行政决心中心进展登记并预备相关物品安排会后清扫。第13条参会人员、场地、住宿、用餐等事项确认。责任部门在会议通知发出以后在开会之前必须安排专人负责会议场地、参会人员确实认工作。第14条参会人员预备工作。1.参会人员需按会议通知要求预备会议材料。材料内容包括上次会议决议的施行情况、上一阶段主要工作、下一步工作计划、拟提交讨论的议案等。会人员如有重要材料容汇报应提早至少一天发送给其他参会人员。3.不同意提出关于本次会议未预备讨论的议题或本部门内部协调即可处理的征询题。第五章?会议召开第15条会场纪律。1.准时出席不迟到、早退、缺席；2.会议期间关闭通讯工具或将通讯工具设在振动位置确需接听时应到会议室外切勿阻碍会议的正常进展。3.会议期间不准大声喧哗、交头接耳或打瞌睡；4.与会人员不准做与会议无关的杂事不得在会场上随意走动。机密妥善保管会议材料不得向无关人员泄露会议内容。第16条签到。与会人员在《会议签到表》上签到会议记录人员或会议组织部门指定专人对签到进展确认。第17条会议议程原那么。会议组织者要明确会