【新时期如何提高公文处理的效率】提高公文处理效率的措施.docx

【新时期如何提高公文处理的效率】提高公文处理效率的措施摘要。本文着重对公文处理的不规范现象进行总结和分析结合新时期公文处理的需要提出精简文件数量、健全公文处理的规范和程序、加强工作人员处理公文的能力、行公文处理现代化、自动化这样些一规范公文处理的措施。关键词：公文处理存在的问题解决措施1当前公文处理存在的问题1.1文件拟制不符合办文规范和程序上一些县级政府工作部门（包括一些议事协调机构如领导小组、指挥部、委员会等）常常将其所主管的业务性工作以“通知”形式直接向乡镇一级政府行文交办而没有正确使用“函”这一文种明显违反了《办法》第十五条的规定。有人不注意报告、请示、函的区别把请示写成报告或在报告中夹带请示事项这会使上级机关弄不清是请示还是报告无法作出答复;有的明知该用“报告”也坚持用“请示”认为这样就是对上级的尊重。甚至用请示代替了函造成平级机关互相请示甚至厅级单位“请示”处级单位。目前公文拟写中存在发文字号标注不规范、公文标题不规范、落款标注不规范、附件标注不规范、个别公文仍出现“此页无正文”的现象、公文的整体排版不规范等现象1.2文件发放、呈送不符合办文规范和程序一是一些下属单位向上一级单位报送文件不注意区分主送和抄送多头主送不管领导多少每人一份沽边不沽边的处室也都享受一份文件如同雪片漫天乱飞结果领导之间批示意见不统一使具体部门不知如何办理而且还容易会使领导之间产生误会影响团结。某些工作人员为了提高效率越级请示例如将应主送给主管机关的请示主送给再上一级领导或另一些有影响力的机关的领导等请他们加上意见再转回来处理。另外有些单位报送文件正文和附件（附图）分家有的正文与附件报送的时间竞然相隔十几天。1.3公文传阅不符合办文规范和程文件在传阅过程中常常不附文书处理单有关人员直接在文件空白处批示意见和书写承办结果。这样一个文件经几个部门阅后书写、勾画得面目全非尤其在经办的部门较多时就只能是“见缝插针”文件越发变得“一塌糊涂”了直接影响文件的外形和规范。1.4文件签发、批复不符合办文规范和程序一是签发项目不全签发公文要注明签发意见、签发人姓名和时间缺一即为不全。有的领导人签发公文时只签姓名不签意见有的意见含含糊糊或签个“阅”字。二是签发位置不当。有的公文签发人未将签发意见签于“签发”栏内随意签写。另外字迹材料使用不当批示文件使用铅笔、圆珠笔、红墨水甚至个别领导或工作人员在阅文中不注意爱护文件边吃东西边看或边抽烟边看使文件污损、影响档案的寿命。2.新时期如何提高公文处理的效率公文处理之所以出现上述种种弊病依笔者分析主要是有以下几个方面原因造成：一是党政机关文秘人员素质不够高。二是公文的审核把关不够严。三是单位领导对公文处理工作不够重视。笔者针对这些原因提出了以下措施：2.1精简文件数量周总理生前教导我们。“档案不要搞得太多不然是文犊主义后代要骂我们的。中国的文字几千年来未变书浩如瀚海读不完。要古为今用洋为中用。我们为后代留档案档案要精练不要什么都作为档案保存起来有些给后代看了没有好处。”因此公文处理工作中首先必须突出重点就是要划清一般件和急办件、传阅件和审批件的界限对急办件、审批件要处理得及时、准确并把立卷归档工作搞好。2.2健全公文处理的规范和程序要建立行之有效的公文处理制度规范公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序明确权限和责任实行文责追究制度从制度上保障公文处理工作规范化、制度化、科学化提高公文质量。下面一公文草拟、传阅、归档为例提出健全公文处理规范的提议。2.2.1公文拟写要规范公文字体、字号标题、正文附件等都有严格要求。我们要认真严格地执行上述统一的格式要求以确保公文的内在质量和外部形式的规范与美观。并且要有简明准确的标题。过去一段时间里不少文件没有标题只用“通知”二字代标题。立卷时工作人员填写卷内目录得自拟标题弄不好就走样揭示不出文件内容的实质。有些同志在填日时就照“通知”二字抄来不起查找作用因为卷内文件都足“通知”。所以文件要有标题标题要能概括文件的全部内容要鲜明、准确不要冗长、含糊。2.2.3公文传阅要按照办文程序和规范公文传阅包括两个方面的内容一是秘书工作人员送取、公文二是领导人员批阅公文应从这两个方面来规范。公文呈送要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。一般要选择领导不在的时间这样既惊动不了领导又让你有时间做一下文件的整理工作。还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题一般习惯早晨来到办公室先看文件。公文的取回一般最好也要趁领导不在时取回。领导阅知完毕文秘人员应及时地将文件取回。