【新时期如何提高公文处理的效率】提高公文处理效率的措施.docx

【新时期如何提高公文处理的效率】提高公文处理效率的措施摘要：本文着重对公文处理的不规范现象进行总结和分析，结合新时期公文处理的需要，提出精简文件数量、健全公文处理的规范和程序、加强工作人员处理公文的能力、行公文处理现代化、自动化这样些一规范公文处理的措施。关键词：公文处理存在的问题解决措施1当前公文处理存在的问题1.1文件拟制不符合办文规范和程序上一些县级政府工作部门(包括一些议事协调机构，如领导小组、指挥部、委员会等)，常常将其所主管的业务性工作以“通知”形式直接向乡镇一级政府行文交办，而没有正确使用“函”这一文种，明显违反了《办法》第十五条的规定。有人不注意报告、请示、函的区别，把请示写成报告，或在报告中夹带请示事项，这会使上级机关弄不清是请示还是报告，无法作出答复;有的明知该用“报告”，也坚持用“请示”，认为这样就是对上级的尊重。甚至用请示代替了函，造成平级机关互相请示，甚至厅级单位“请示”处级单位。目前公文拟写中存在发文字号标注不规范、公文标题不规范、落款标注不规范、附件标注不规范、个别公文仍出现“此页无正文”的现象、公文的整体排版不规范等现象1.2文件发放、呈送不符合办文规范和程序一是一些下属单位向上一级单位报送文件不注意区分主送和抄送，多头主送，不管领导多少，每人一份，沽边不沽边的处室也都享受一份，文件如同雪片，漫天乱飞，结果领导之间批示意见不统一，使具体部门不知如何办理，而且还容易会使领导之间产生误会，影响团结。某些工作人员为了提高效率越级请示，例如，将应主送给主管机关的请示，主送给再上一级领导或另一些有影响力的机关的领导等，请他们加上意见再转回来处理。另外，有些单位报送文件，正文和附件(附图)分家，有的正文与附件报送的时间竞然相隔十几天。1.3公文传阅不符合办文规范和程文件在传阅过程中常常不附文书处理单，有关人员直接在文件空白处批示意见和书写承办结果。这样，一个文件经几个部门阅后，书写、勾画得面目全非，尤其在经办的部门较多时，就只能是“见缝插针”，文件越发变得“一塌糊涂”了，直接影响文件的外形和规范。1.4文件签发、批复不符合办文规范和程序一是签发项目不全，签发公文要注明签发意见、签发人姓名和时间，缺一即为不全。有的领导人签发公文时只签姓名，不签意见，有的意见含含糊糊或签个“阅”字。二是签发位置不当。有的公文签发人未将签发意见签于“签发”栏内，随意签写。另外，字迹材料使用不当，批示文件使用铅笔、圆珠笔、红墨水，甚至个别领导或工作人员在阅文中不注意爱护文件，边吃东西边看或边抽烟边看，使文件污损、影响档案的寿命。2.新时期如何提高公文处理的效率公文处理之所以出现上述种种弊病，依笔者分析，主要是有以下几个方面原因造成:一是党政机关文秘人员素质不够高。二是公文的审核把关不够严。三是单位领导对公文处理工作不够重视。笔者针对这些原因提出了以下措施：2.1精简文件数量周总理生前教导我们:“档案不要搞得太多，不然是文犊主义，后代要骂我们的。中国的文字几千年来未变，书浩如瀚海，读不完。要古为今用，洋为中用。我们为后代留档案，档案要精练，不要什么都作为档案保存起来，有些给后代看了没有好处。”因此，公文处理工作中首先必须突出重点，就是要划清一般件和急办件、传阅件和审批件的界限，对急办件、审批件，要处理得及时、准确，并把立卷归档工作搞好。2.2健全公文处理的规范和程序要建立行之有效的公文处理制度，规范公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，明确权限和责任，实行文责追究制度，从制度上保障公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量。下面一公文草拟、传阅、归档为例，提出健全公文处理规范的提议。2.2.1公文拟写要规范公文字体、字号，标题、正文，附件等都有严格要求。我们要认真严格地执行上述统一的格式要求，以确保公文的内在质量和外部形式的规范与美观。并且要有简明准确的标题。过去一段时间里，不少文件没有标题，只用“通知”二字代标题。立卷时工作人员填写卷内目录得自拟标题，弄不好就走样，揭示不出文件内容的实质。有些同志在填日时就照“通知”二字抄来，不起查找作用，因为卷内文件都足“通知”。所以，文件要有标题，标题要能概括文件的全部内容，要鲜明、准确，不要冗长、含糊。2.2.3公文传阅要按照办文程序和规范公文传阅包括两个方面的内容，一是秘书工作人员送取、公文，二是领导人员批阅公文，应从这两个方面来规范。公文呈送,要求文秘人员必须掌握领导的工作规律和作息时间。一般要选择领导不在的时间,这样,既惊动不了领导,又让你有时间做一下文件的整理工作。还要进一步考虑到领导的最佳精神状态问题，一般习惯早晨来到办公室先看文件。公文的取回一般最好也要趁领导不在时取回。领导阅知完毕,文秘人员应及时地将文件取回。这样,也同样避免了打扰领导的工作思路。并